Forud for beslutningen om at etablere storrumskontor, skal medarbejdere og ledelse sammen overveje argumenterne for og imod: Hvad vil man opnå med storrumskontoret, som man ikke kan opnå inden for de eksisterende rammer? Er storrumskontoret den rigtige ramme at nå virksomhedens mål inden for?

I den forberedende proces af storrumskontoret skal det forum – hvad enten det er sikkerhedsudvalget, samarbejdsudvalget (SU) eller et til formålet nedsat udvalg – der leder forløbet, sikre nogle spilleregler.

Ledere af forberedelse til storrumskontorer bør sikre sig:

• at alle medinddrages
• lydhørhed over for alles behov
• at der er placeret et ansvar for, at der reageres omgående, hvis nogen mistrives eller andet ikke fungerer
• en dialog, der fungerer for alle involverede, så de føler sig hørt

Nogle medarbejdere vil med forventning se frem til, at storrumskontoret står klar til brug, mens andre vil imødese forandringen med frygt og ængstelse:

Vil jeg være i stand til at koncentrere mig om opgaverne, når jeg flytter fra mit enmandskontor ud blandt seks kolleger eller flere? Og vil chefen blive vred, når hun hører mig ringe en besked hjem i arbejdstiden?

Der kan være behov for at definere en række sidefaciliteter såsom sidefaciliteter som enmandskontorer, mødelokaler, stillerum, rygerum eller et cafemiljø, hvor medarbejdere kan gå hen for at tale og have gæster uden at forstyrre de øvrige kolleger i storrumskontoret. Lavere kvadratmeter udgifter kan altså ikke være formålet for indretningen.

Dialogen mellem ledelse og medarbejderne er afgørende for, at alle kender betingelserne for det kommende storrumskontor. At alle ved, hvad der forventes af hinanden og kender råderummet inden for de nye rammer. Og at det for eksempel er meldt klart ud, at nødvendige private telefonopkald er accepteret, også når ens blufærdighed kræver, at de foretages i enrum. Alene det, at der bliver talt åbent om den slags mere "flydende" ting, vil skabe en langt større tryghed blandt dem, som er mere ængstelige for forandringerne.

Hvad er succeskriterierne?

Man bør definere det vigtigste succeskriterium – det væsentligste formål – for storrumskontoret.

Det kan for eksempel være, at medarbejderne i lokalet skal inddrage hinanden i opgaverne, dele deres viden og på måde kunne afhjælpe hinanden, når det er nødvendigt, eller blive mere selvhjulpne.

Ledelse og medarbejdere skal gøre sig klart, at det ikke nytter at etablere en ramme og så bare håbe på, at de ønsker, I måtte have for arbejdet inden for rammen, bliver opfyldt af sig selv. Behovene skal afdækkes.

Derfor er man nødt til at spørge, hvad der skaber et godt arbejdsmiljø. For uden et godt arbejdsmiljø, ingen trivsel og dermed heller ingen produktivitet.

Så spørg hinanden åbent og ærligt: Hvad vil vi opnå? Og hvordan opnår vi det? Og vær opmærksom på, at det kræver vilje at gennemføre det: Proces og værktøjer

Grundlæggende handler den forberedende proces om at tale sammen og skabe et kollegialt samvær om det, der skal ske. Her skal det være tilladt at tale om de barrierer, som man hver især kan frygte eller føle.

Forslag til tjekliste

Dan jer på arbejdspladsen jeres egen holdning ud fra jeres interne diskussioner samt ud fra de fakta og undersøgelser, I kan bruge i overvejelserne for og imod storrumskontorer. Lad alle komme til orde, og lad alles udsagn veje lige tungt, uanset hvor i organisationen, man befinder sig. Ledelsen skal melde sin dagsorden for et storrumskontor klart ud. Ærligheden vil skabe en positiv stemning og vil gøre det legalt, at alle taler åbent om deres ønsker og behov. Processen handler om at komme hinanden nærmere. Den handler mere om at opføre sig ordentligt og tolerant over for hinanden, end den handler om indeklima. Den handler om at lytte og om at blive hørt. Og om at tage hensyn til hinanden.

De virksomheder, der kan have et behov for storrumskontorer, vil i reglen også have et sikkerhedsudvalg og/eller samarbejdsudvalg (SU). Her kender man allerede de værktøjer, som er oplagte i forberedelsen til et storrumskontor, for eksempel arbejdspladsvurderingen (APV).

APV bruges til at identificere en virksomheds eventuelle problemer med arbejdsmiljøet. Den danner baggrund for et systematisk arbejde med løsning af arbejdsmiljøproblemer.

En APV er derfor et logisk instrument forud for indretningen af storrumskontoret, da man med den kan tage højde for, hvad der skal rettes op på i forhold til den eksisterende indretning af arbejdspladsen, og kan tage højde for, hvad man vil opnå i den kommende indretning.

Læs mere om APV i Arbejdstilsynets vejledning og hos Branchearbejdsmiljørådet for Privat Kontor og Administration.

Brug arbejdsmiljølovgivningen som en god støtte og rettesnor for forberedelsen af og indretningen af storrumskontorer, hvis I er tvivl om, hvor I skal begynde.