Forbandede forstyrrelser i fælleskontoret

Tilbage til opgaven IGEN! Rosa taler godt nok højt i sin mobil i dag…. Jubii, jeg har jo ’hørebøfferne’, jeg sætter noget super jazzmusik på. Tilbage til opgaven IGEN IGEN… nej jeg tror, at jeg begynder på en af de andre opgaver, måske har jeg bedre held med den. Hov, hvad sker der, går de til frokost allerede…. Jeg VIL have sendt blot den ene mail inden…. Tilbage IGENIGENIGEN.

Jeg er egentlig lidt småsulten, snupper en håndfuld mandler, måske kan en kop kaffe hjælpe mig til mere fokus. »Så du mailen fra Jens i går – reagerer du på den?« spørger Bettina, der også er på vej ud efter kaffe. »Kan vi ikke lige vende det, når jeg kommer fra frokost?« siger jeg og går ned i kantinen…

Der er masser af muligheder for forstyrrelser i løbet af en arbejdsdag i et storrumskontor. Både dem, du selv søger, og dem, andre skaber for dig. Der er telefoner, faglige samtaler, computerlyde, sociale møder, mails der ’må’ tjekkes. Mange af jer sidder på nøgleposter, hvor I har stor viden om både jeres arbejde og arbejdsplads. Det betyder, at rigtig mange opsøger jeres viden i løbet af en arbejdsdag: »Har du lige to minutter….?«

Er det et problem med alle de afbrydelser? Er det ikke netop afbrydelser, der skaber dynamik og videndeling i storrummet? Det kommer selvfølgelig an på, hvilken type afbrydelser det handler om og omfanget af dem. Men der er ingen tvivl om, at afbrydelser gør os mindre produktive, selvom vi måske nogen gange kan bruge forstyrrelsen til noget, fx afklaring af en opgave længere ude i fremtiden eller input til ’noget’ på et tidspunkt.

Et forskningsprojekt fra Københavns Universitet viste sidste år, at mange afbrydelser, fx telefoner, der ringer, og kolleger, der snakker, øger risikoen for stress. Når vi bliver afbrudt, bliver vi slået ud af vores tankegang og skal bruge energi på at finde tilbage til den koncentrerede fordybelse.

Hvordan er det hos dig og dine kolleger? Her i HK/Stats sekretariat, hvor vi sidder i storrum, oplever jeg, at vi har forskellige behov. Nogle trives med ping pong, livlighed og kan sagtens lukke af for det efter behov. Andre foretrækker ro og er mere modtagelige overfor afbrydelser. Forskning viser, at mellem 15 og 20 procent af alle danskere fra fødslen er særligt sensitive mennesker. Nervesystemet bearbejder alle stimuli dybere end hos gennemsnittet. Derfor er mange stimuli, som fx et storrumskontor, en udfordring, der – hvis den ikke bliver håndteret – kan blive en stor belastning. For nogle bliver det ligefrem nødvendigt at vælge de jobs fra, hvor der kun er mulighed for at sidde i storrum.

Rigtig mange af os ønsker at sidde med en eller et par kolleger på samme kontor, langt færre ønsker at sidde i storrumskontorer. Jeg mener, at medarbejdere og ledelse har en fælles dagsorden. Medarbejderne ønsker at lave et godt stykke arbejde, når de er på arbejde, og ledelsen ønsker, at medarbejderne er produktive på arbejdet. Det er sjældent muligt at få ændret radikalt på rammerne, men I kan i første omgang få afklaret, om der er mulighed for at skabe mindre ’rum i rummet’ med 2-4 medarbejdere eller få suppleret storrummet med koncentrationsrum og muligheder for hjemmearbejde.

Hvis I skal ændre på situationen inden for de eksisterende rammer, kan I med fordel først kortlægge kilderne til forstyrrelser: Hvad går de ud på? Hvad kendetegner de gode og dårlige forstyrrelser? Hvornår forstyrrer vi os selv? Hvordan håndterer vi forstyrrelserne? Og lav så en handlingsplan! Det er vigtigt at følge op på jeres aftaler: Får I mere fra hånden? Og er I mindre udmattede, når I kommer hjem?

Nu vil jeg ikke forstyrre dig længere! Jeg vil gå ind og booke vores stillerumskontor i morgen!

FAKTA
I 2005 målte en amerikansk forskningsenhed, Basex, på hvor meget tid vidensarbejdere spilder på afbrydelser. Det er i gennemsnit 2,7 timer dagligt på uvigtige afbrydelser, distraktioner og restitutionstid efter afbrydelser.

Seneste forskning fra det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø om storrumskontorer viser, at åbne kontorlandskaber med flere end seks personer har 62 procent flere sygedage end kolleger med eget kontor.

2/2-2012