Når I på arbejdspladsen er kommet i gang med at debattere jeres arbejdspladskultur, og hvor meget arbejdet fylder og bør fylde, har I formentlig fået et indtryk af, hvordan ledelse og medarbejdere mener, at det helst skal være i jeres virksomhed

Samtidig har I formentlig fået øje på de problemer, der evt. er på arbejdspladsen med dårlig planlægning og opgavefordeling, fleksibilitet og udflydende arbejdstid, stress og sygefravær. I er med andre ord godt på vej til at få klarlagt evt. udfordringer og formuleret arbejdspladsens værdier og holdninger til fleksibilitet, og hvor meget arbejdslivet bør fylde.

Da har I en oplagt chance for at få formuleret en fleksibilitetspolitik som en del af virksomhedens samlede personalepolitik, der også indeholder politikker som stresspolitik og fraværspolitik. Den samlede personalepolitik skal altså rumme alle virksomhedens målsætninger og værdier, der berører medarbejderne, og tilsammen vise, at man ser medarbejderne som hele mennesker.

Se mere om, hvordan man udformer en personalepolitik på HKs medlemshjemmeside mithk.dk og læs om Dynamisk Personalepolitik.

Med en nedfældet fleksibilitetspolitik behøver I ikke begynde helt forfra på diskussionen, hvis der igen opstår problemer med arbejdspres, misbrug af fleksibiliteten, stress og arbejdsafhængighed. Og ikke mindst nye medarbejdere vil her kunne se, at virksomheden har en holdning til fleksibilitet - og at I bestræber jer på at være en bevidst arbejdsplads, der tager forebyggelse af risikofaktorer alvorligt, før de udvikler sig til problemer for den enkelte og virksomheden.

Men hvil ikke på laurbærrene. Ingen politik er ret meget værd, hvis den ikke jævnligt er til debat, genovervejelse og eventuel revidering. Aftal helt fra begyndelsen – enten i samarbejds- eller sikkerhedsudvalget eller i en ad hoc-gruppe – hvor ofte, fleksibilitetspolitikken opdateres. Udpeg fra begyndelsen den eller de ansvarlige for både implementeringen af politikken og de senere opdateringer, så I er sikre på, at det bliver til noget.

Kom i gang
Udformningen af en fleksibilitetspolitik kan begynde i arbejdspladsens samarbejdsudvalg, som har kompetencen til at tage beslutningerne omkring personalepolitikken, eller i en gruppe nedsat til formålet, hvis I allerede er i gang med debatten om fleksibilitet og faren for arbejdsafhængighed.

Er I ikke så langt, kan HK-klubben, sikkerhedsudvalget eller andre tage initiativ til for eksempel et fyraftensmøde for hele virksomheden om arbejdsafhængighed, fleksibilitet og arbejdspladskultur og oplæg til samme. Mødet skal give anledning til en diskussion om emnerne og gøre det legalt at dele sine egne oplevelser med kolleger og ledere.

Når debatten er i gang, kan I skabe overblik ved at spørge medarbejderne enkeltvis eller i plenum:

• Har vi et problem med udflydende arbejdstids, fleksibilitet og arbejdsafhængighed på arbejdspladsen?
• Hvordan kommer det til udtryk? Hvis ikke, kan problemet så alligevel opstå hos os?
• Hvornår eller i hvilke situationer er risikoen størst?
• Hvad skal en politik for fleksibilitet og mod arbejdsafhængighed indeholde?
• Har vi på arbejdspladsen et fælles værdigrundlag, som alle har andel i og er bekendt med?

Til debatten kan I for eksempel tage fat på emner som:

• Arbejdspladsens kultur og normer – er den diffus og ukonkret eller klar for alle? Er alle klar over, at de med holdning og handling påvirker arbejdspladskulturen og dermed har et medansvar for den?
• Indbyrdes aftaler – er der plads til hensyn til dem, der føler, at arbejdet fylder for meget? Støtter man hinanden i at få tingene til at hænge sammen, for eksempel ved at bakke op, hvis en kollega må gå tidligt hjem?
• Hvordan belønner arbejdsgiveren arbejdsindsatsen? Får man mest ud af at arbejde mest muligt, eller sætter man også pris på medarbejdere som hele mennesker, der er kreative og har et liv ved siden af jobbet?
• Grænser for arbejdstiden – er det nødvendigt at ledelsen skrider ind? Og kan ledelsen se fordelene ved at nedsætte arbejdstiden, for eksempel forebyggelse af stress og sygefravær? Er der klare regler for afspadsering og bliver der sørget for, at alle afholder fridage og ferie?
• Foregår ledere og kolleger hinanden som gode eksempler – udviser man selv den adfærd, som man ønsker på arbejdspladsen? Viser chefen selv, at man kan have et godt liv ved siden af arbejdslivet?
• Pauser – er der fastlagt pauser og bliver de benyttet af alle? Er man bevidst om værdien af, at alle mødes i fælles pauser, for eksempel om formiddagskaffen eller et kvarters gymnastik?
• Tidsfrister for arbejdsopgaverne – er de realistiske, og medvirker ledelsen til at organisere dem, så fristerne realistisk kan holdes? Er ledelsen villige til sammen med medarbejderne at indgå i en dialog om opgavernes organisering?
• Personalegoder – er de valgt med omtanke? Består de af fri mobiltelefoner og internetopkoblinger i hjemmet, så man kan arbejde endnu mere? Eller er der også tilbud om for eksempel motion, så der bliver plads til andet, eller for eksempel samtaler med coach med henblik på god arbejdstilrettelæggelse eller karriereplanlægning?
• Åbenhed og tryghed – er der i jeres arbejdspladskultur plads til, at den enkelte kan tale frit med kolleger eller lederen, for eksempel når arbejdet skrider, eller når man kommer i tvivl om ansvarsområder?
• Er der plads og tid til at kunne afklare ansvarsområder, så man ikke bekymrer sig og stresser unødigt? Er der i det hele taget plads – åbent og trygt nok på arbejdspladsen – til at man tør blotte sin sårbarhed ved at stille spørgsmål og gøre opmærksom på problemer?

Arbejdsgruppen for fleksibilitetspolitikken har herefter til opgave at:

• udarbejde et oplæg til diskussion
• definere fleksibilitet på arbejdspladsen med konkrete eksempler
• formulere en målsætning, der indeholder konkrete og realistiske tiltag
• finde metoder til at sikre, at fleksibiliteten både gavner de ansattes arbejds- og privatliv
• kortlægge den eksisterende personalepolitik på områder, der berører fleksibilitet, og foreslå relevante ændringer og supplere med praktiske principper
• udforme en handlingsplan
• udpege nøglepersoner med ansvar for indsatsen for en bedre kultur omkring fleksibilitet og udpege en eller flere ansvarlige
• sætte en tidsfrist for, hvornår I skal have nået de forskellige mål
• orientere medarbejdere og ledelse om tidsplan og indhold
• evaluere indsatsen løbende - aftal på forhånd hvor ofte og hvordan

Vær tolerante – husk rummeligheden
Husk at skabe plads til tolerancen i arbejdspladsens fleksibilitetspolitik – alene oplevelsen af at være anderledes og uaccepteret kan skabe stress.

I må sammen erkende, at livet har forskellige faser, og derfor er der i den enkeltes tilværelse perioder, hvor han eller hun ikke kan være så fleksibel som ellers. Accepter jeres indbyrdes forskelligheder i behov, evner og muligheder for at præstere.

Vær også opmærksom på, at mennesker i krise kan have behov for at fordybe sig i arbejde for bedre at kunne gennemleve alvorlig sygdom, dødsfald i den nærmeste familie, skilsmisse eller lignende. Gør ikke jeres fleksibilitetspolitik så ufleksibel, er der ikke er plads til den slags. Men vær selvfølgelig også opmærksom på, at den kriseramtes fordybelse i arbejdet ikke udvikler sig til en permanent livsstil, som fører til nedslidning og stress.