På jobbet - Handlingsplanen

Udform en handlingsplan med mål for medarbejderens tilbagevenden.

• Beslut sammen med medarbejderen og evt. samarbejdspartnere, hvordan der følges op på de enkelte punkter i handlingsplanen.
• Informer organisationen om hovedtrækkene i planen.
• Sæt handlingsplanen i værk.

Handlingsplanen bør udarbejdes under eller lige efter den første sygefraværssamtale. Den skal være styreinstrument for den sygemeldte medarbejders tilbagevenden til arbejdspladsen.

En handlingsplan kan være nødvendig, når der skal sættes ekstraordinære tiltag i værk, fx ved omplacering, jobændring m.v. Og også når eksterne samarbejdspartnere, fx kommunen, er involveret.

Formålet med handlingsplanen er at lægge rammerne for det videre forløb. Planen bør være skriftlig og kan udformes som et beslutningsreferat. Form og indhold bestemmes af arbejdspladsens politikker og praksis for personalespørgsmål.

En skriftlig handlingsplan sikrer:

• Klarhed om planens indhold og rækkevidde for både medarbejder og virksomhed.
• Sikkerhed for at planen kan holde, selvom der skulle ske en udskiftning af leder eller tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant.
• Grundlag for at inddrage eksterne samarbejdspartnere, hvis bliver nødvendigt
• Åbenhed i forhold til resten af organisationen.

En handlingsplan bør som minimum:

• Være forstået og accepteret af alle parter i sygefraværssamtalen, som være med i udmøntningen af planen, dvs. primært den sygemeldte og lederen.
• Indeholde fremadrettede handlingsanvisninger.
• Være mulig at gennemføre i praksis og realistisk.

Løsningsmodellerne for medarbejderens tilbagevenden til arbejdspladsen kan være meget forskellige. Løsningerne kan findes internt i virksomheden, fx ved langsom tilbagevenden, men det kan også være nødvendigt fra begyndelsen at inddrage eksterne samarbejdspartnere i processen, fx kommune, revalideringsinstitutioner, læge m.fl.

Der skal med handlingsplanen træffes en række valg. Det nytter fx ikke, at planen sigter mod løsninger, der er urealistiske i forhold til medarbejderens kvalifikationer og kompetencer. Eller som kan holde på længere sigt. Eller som giver problemer i forhold til kolleger og den øvrige ledelse.

Både medarbejder og virksomhed skal have fordel af den valgte løsning.
Valget af løsning vil være afhængig af virksomhed. Den løsning, der vil fungere godt i den ene virksomhed, kan give problemer i en anden. Virksomhedens produkt, arbejdsgange, arbejdstider, størrelse m.m. vil have betydning for lederens ønske til løsning. Valget af løsning vil afhænge af medarbejderen, og her er vedkommendes kvalifikationer, kompetencer, alder, helbred, joberfaring og motivation afgørende.

En løsning for en yngre medarbejder skal have perspektiver for et langt arbejdsliv og dermed muligheder for jobudvikling og dygtiggørelse. For den ældre medarbejder tæt på pensionsalderen kan det være afgørende at finde en løsning, så arbejdslivet kan afsluttes mest muligt tilfredsstillende. Der på forhånd ingen færdige løsninger. Det er i hvert tilfælde op til ledelse, den pågældende medarbejder og tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten at finde den bedst mulige.

Når man har fundet løsningen, formes handlingsplanen, som bør indeholde:

• Årsagen til fraværet.
• Sygefraværssamtalens indhold i hovedpunkter.
• Målet med handlingsplanen.
• De besluttede tiltag.
• Fordelingen af opgaverne.
• Tidsperspektivet.
• Beslutning om orientering af kolleger.
• Beslutning om opfølgning af handlingsplanen.

Handlingsplanen kan supplere andre initiativer på arbejdsplanen, fx lokalaftaler i forbindelse med stillinger på særlige vilkår som fleksjob, skånejob m.v.

• Følg op på sagen
• Opsamling af ny viden

Der er to formål med opfølgningen. Den skal sikre, at de beslutninger, der blev taget med handlingsplanen, bliver fulgt. Og den skal samle nye erfaringer op om, hvordan processen kan forbedres, og hvordan evt. ny viden kan bruges i en revideret, udvidet eller omformuleret politik for sygefravær og arbejdsfastholdelse i virksomheden.

Erfaringerne skal fremme forebyggelsesindsatsen, så fremtidigt sygefravær mindskes. Opfølgning på en medarbejders sygefravær kan ske ved statussamtaler, hvor lederen indkalder medarbejder og samarbejdspartnere til et statusmøde om forløbet. Og ved jævnlig kontakt med den sygemeldte, hvor lederen, tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten eller anden kontaktperson med passende mellemrum kontakter medarbejderen.

Opfølgning på ny viden og nye erfaringer kan struktureres. Evaluer forløbet mellem den konkrete medarbejder og samarbejdspartnerne.

• Beskriv erfaringerne, så de bliver husket.
• Brug ny viden til en diskussion om erfaringerne i fx samarbejdsudvalget.
• Formulér evt. en ny politik og procedure på området.

Nye erfaringer fra konkrete sygefraværssager kan være udgangspunktet for at få præciseret rammerne for, hvordan man håndterer sygefravær og arbejdsfastholdelse på arbejdspladsen. Det kan også være afsættet for at skabe nye samarbejdsrelationer og mere faste samarbejdsmodeller mellem virksomheden og eksterne samarbejdspartnere. Ved en opsamling af erfaringerne får medarbejderen afrundet sin sygefraværssag og bidrager dermed til, at de kommende sager bliver håndteret endnu bedre.

Hvilke spørgsmål støder I oftest på i forbindelse med dette emne? Skriv til os her