På jobbet - Sygefraværssamtalen

Der er i lovgivningen ingen formelle krav til, hvordan man holder en sygefraværssamtale mellem arbejdsgiver og medarbejder.

Det overordnede formålet med sygefraværssamtalen er hurtigst muligt at få den sygemeldte medarbejder hurtigst muligt tilbage på arbejdspladsen. Samtalen bør samtidig være et tilbud om hjælp, støtte og vejledning omkring de regler og aftaler, der gælder for sygefravær på virksomheden.

Det er vigtigt, at sygefraværssamtalen med medarbejderen forberedes, så der er klarhed over de overordnede rammer for samtalen.

Inden samtalen er det en fordel at have afklaret:

• Virksomhedens politik og praksis omkring sygefravær og arbejdsfastholdelse
• Aktuelle aftaler med eksterne samarbejdspartnere, fx kommunen
• Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanternes og de faglige organisationers holdning
• Indholdet af overenskomst og lokalaftaler
• Samarbejdsrelationer i lokalsamfundet, fx virksomhedsnetværk

Overvej og fastsæt de praktiske rammer for sygefraværssamtalen:

• Hvornår skal samtalen finde sted?
• Hvor kan den foregå uforstyrret?
• Skal medarbejderen inviteres personligt, telefonisk eller pr. brev?
• Skal arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentanten, den nærmeste leder, en kommunal sagsbehandler, læge eller anden specialist og evt. andre deltage?

Overvej og fastsæt indholdet af sygefraværssamtalen:

• Skal målet for samtalen være kort- eller langsigtet?
• Hvilke positive sociale, faglige og personlige kompetencer har medarbejderen?
• Hvornår har medarbejderen været syg og hvorfor?
• Hvilke løsninger kan virksomheden tilbyde?
• Hvilke konsekvenser har tilbuddet for medarbejderens løn-, ansættelses- og arbejdsvilkår og for virksomhedens drift?
• Hvordan forholder kolleger og den faglige organisation sig?

Forbered medarbejderen på sygefraværssamtalen:

• Orienter medarbejderen om formålet med samtalen.
• Oplys virksomhedens interesse i at beholde medarbejderen og villighed til at finde en løsning.
• Fortæl, at virksomheden forventer, at medarbejderen er interesseret i at finde en løsning.

Gennemfør sygefraværssamtalen.

Sygefraværssamtalen vil uundgåeligt involvere medarbejderens privatliv, og den er derfor ikke altid lige let. Sygdom medfører ofte et stort pres på den syges familie, så man skal være opmærksom på, at en syg medarbejder kan være et menneske i krise. Derfor skal samtalen foregå i en positiv atmosfære præget af ærlighed, så der tales om det, den handler om.

Følgende retningslinjer kan bruges for samtalen:

• Indled positivt
• Gør situationen klar og bliv enig om det fælles mål
• Brug et klart sprog
• Vær ærlig og konkret og nærværende
• Vær målrettet og sigt mod en ændring af situationen
• Vær bevidst om grænserne for kompetence
• Brug spørgsmål, der fremmer dialogen
• Lyt til medarbejderens svar og vær åben for forslag
• Afslut samtalen positivt og konkluder, hvad der er besluttet

En sygesamtale bør altid resultere i en handlingsplan, som giver sikkerhed og klarhed over det videre forløb for både arbejdsgiver, medarbejder og arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentant.

Hvis det ikke er muligt at lave en plan på grund af uafklarede spørgsmål, bør parterne aftale en ny samtale og beslutte, hvad der skal være afklaret indtil da, og hvem der har ansvaret for det, fx udformning af en mulighedserklæring.

I nogle tilfælde vil samtalen vise, at det ikke er muligt, at medarbejderen kan vende tilbage. Da må andre parter inddrages for at finde den bedst mulige løsning for medarbejderen, fx kommunen.

Hvilke spørgsmål støder I oftest på i forbindelse med dette emne? Skriv til os her