En plan for LEAN

Ledelsen har - med samarbejdsudvalg, sikkerhedsorganisation eller andet forum for samarbejde med medarbejderrepræsentanter - besluttet sig for at indføre LEAN på arbejdspladsen. Behovet er undersøgt og nøje analyseret.

Der er fire overordnede anbefalinger i det praktiske arbejde:

• Kommuniker løbende og relevant – i arbejdsgrupper og på hele arbejdspladsen
• Gør LEAN til et fælles projekt på arbejdspladsen – inddrag alle
• Tilpas LEAN-værktøjet til netop jeres arbejdsplads
• Udøv synlig ledelse

Tidspunktet for igangsættelsen af projektet er vigtigt. Andre større processer, der er i gang, vil blive forstyrret af LEAN-projektet eller omvendt.

God timing er også overvejelse af virksomhedens sociale kapital. Er evnen til at samarbejde, den gensidige tillid og oplevelsen af retfærdighed til stede, er I godt rustet. Ellers skal de områder styrkes, før I går i gang.

Ledelsens opgave er her:

• Inddrag alle i projektet
• Få styr på organiseringen
• Begynd ét sted
• Sørg for grundig information
• Afliv mistro og frygt
• Gør LEAN lokalt og til jeres eget projekt

Er der styr på, hvem der har ansvaret for hvad, og hvem der praktisk tager sig af de enkelte dele?
Brug tjeklisten til at holde styr på opgaverne:

• Overvej om timingen er den rette
• Vurder virksomhedens sociale kapital
• Drøft, hvad I opfatter som trivsel hos jer
• Involver alle og giv dem mulighed for ejerskab af processen
• Tydeliggør, hvad LEAN betyder for den enkelte i form af udfordringer og gevinster
• Gennemfør en klar og tydelig organisering af projektet
• Udpeg ambassadører blandt medarbejderne
• Begynd ét sted og brug erfaringerne derfra til at tage det næste skridt
• Formuler klare budskaber og mål med processen
• Kommuniker systematisk, løbende og grundigt
• Afsæt tid og rum til løbende dialog mellem ledelse og medarbejdere
• Adskil besparelser fra LEAN
• Find på jeres egne LEAN-ord og -model

Under processen er det vigtigt at gentage og præcisere formålet med at indføre LEAN. Hellere en gang for meget end en for lidt, for budskabet skal være tydeligt, og handling skal følge ord.

Ledelsen skal hele tiden være parat til at drøfte projektet med medarbejderne:

• De første positive oplevelser
• Vær opmærksom på reaktioner
• Alle skal kunne komme til orde
• Skab ro omkring de tiltag, der sættes i gang
• Følg op – igen og igen
• Respekt mellem kolleger

Er budskabet om metode og formål med LEAN nået ud til alle medarbejdere?
Brug tjeklisten:

• Kommuniker formålet med LEAN igen og igen
• Ledelsen skal gå forrest
• Vær opmærksom på medarbejdernes reaktioner og tag hånd om dem
• Giv alle mulighed for at komme til orde
• Giv udtryk for anerkendelse
• Sæt tid af til at gennemføre forslag
• Tænk trivsel ind i alle forslag
• Følg op på forslag til forbedringer
• Tag hånd om medarbejdere, der evt. reagerer negativt – tal sammen, vis åbenhed og skab tillid, klarlæg årsagerne og find løsninger
• Tag konflikter i opløbet og find accepterede metoder til at håndtere uenighed

På et tidspunkt bliver det igen hverdag, men nu med LEAN.

Forandringer kræver tålmodighed af dem, der er involveret, og det tager tid at forstå, hvordan en arbejdsplads fungerer, når kulturen ændres.

Derfor skal der også efter indførelsen orienteres og udveksles synspunkter og erfaringer, følges op på forslag og ændringer – og ikke mindst igen skal alle involverede igen og igen motiveres og engageres.

LEAN kræver sin leder.

Medarbejderne driver værket, men det er den synlige leder, der prioriterer, sætter og fastholder kursen.

Derfor skal lederen både før og under implementeringen

• vise engagement og vilje
• forberede sig grundigt
• tage ansvar
• være imødekommende
• være synlig
• turde tage konflikter op
• turde udfordre
• tage temperaturen
• være tålmodig