Kursus i London: English for HR Professionals

Af Jane Bach, afdelingsleder, AU HR Kompetenceenheden, Aarhus Universitet

Internationalisering er en del af strategien for Aarhus Universitet, og udfordringerne gennem forandringsprocessen kræver også, at vi som administrative medarbejdere kan vejlede korrekt inden for specialiserede områder. Det er derfor ganske naturligt, at et ’rustent’ engelsk kan trænge til et eftersyn.

Fire kolleger af sted
Vi var fire kollegaer fra AU HR, som greb muligheden, da tillidsrepræsentanterne for vores område opfordrede os til at tage en uge ud af kalenderen for at opkvalificere os i det engelske: Edna Skovsen, Lotte Hald Andersen, Anne Marie Østergaard og jeg.

At tage en uge ud af kalenderen giver for mange lidt hovedbrud. For er der nu tid til det, og hvor meget er der at tage fat på, når man er vel hjemme igen? Men på den anden side bliver der aldrig tid. Så det er bare med at få fundet det rigtige kursus og få sendt ansøgningen af sted.

Anne Marie Østergaard og Lotte Hald Andersen i en karakteristisk London-bus.

Skræddersyet kursus
Valget for os i AU HR var nemt, idet der hos Canning i London blev udbudt et skræddersyet kursus for HR-medarbejdere i maj. Ugen ville være international med mange deltagere fra bl.a. Tyskland, Frankrig, Italien, Polen og Ukraine. Måske vi kunne få ideer med hjem fra andre store virksomheder omkring deres HR-arbejde. Dette var jo en ekstra gevinst oven i hatten.

Under forløbet med ansøgningen blev vi kontaktet af en af universitetets samarbejdspartnere, Oversætterhuset, som bor i Aarhus. Oversætterhuset kunne tilbyde et todages introduktionskursus, hvor vi fik lov til at vænne os til, at al kommunikation for en tid skulle foregå på engelsk.

Kurset var bevidst placeret tæt på afrejsen til London. Niels Alexandersen fra Oversætterhuset havde på forhånd forhørt sig om, hvilke emner, helt konkrete arbejdsopgaver og situationer fra hverdagen, der ville give god praktisk hverdagstræning. Som fx:

• Presentations and contents of the programme
• Conversation topics – making small talk
• Keep talking – playing a game
• A walk through London. Read and discuss
• HR – rewards and remuneration – read and discuss
• Diplomatic language – being diplomatic
• HR – employee relations

Niels var også bindeleddet til Canning med henblik på at klarlægge niveauet for hver af os på engelsk,så kurset kunne målrettes så præcist som muligt. Canning havde på forhånd bedt os udfylde et pre-course questionnaire for at sikre sig indblik i ansvarsområder, ønsker og mål for turen.

Sågar lidt omkring fritid. Altså hvad kunne vi tænke os allermest at opleve efter klokken 17.30, hvor den almindelige undervisning sluttede hver dag! Og her blev der ikke slækket på formerne. Undervisningsdagene var lange og intensive.

Virkelighedsnære øvelser
Allerede fra første dag var der fuld valuta for pengene. Vores underviser, Hilary Moore, er en superenergisk og sprudlende kvinde med et mål om at lære os så meget engelsk som overhovedet muligt. Vi startede ud med at forklare AU’s vej med sammenlægning, nye strategier og overordnet politisk retning for statens områder samt Aarhus Universitets status som selvejende.

Vi måtte også forklare SU-systemet og meget mere. Puha, lidt svedt blev vi vist alle. Plus vi hurtigt blev rettet, hvis/når der var fejl i sætningen og blev bedt om at gentage den korrekte sætning. Et hurtigt kig på den næste af os – og også hun blev bedt om at gentage sidste sætning. Jo, der blev ikke spildt mange minutter.

Som allerede nævnt var Canning på forhånd orienteret om, hvilke specifikke områder, vi hver især arbejder med, og særlige emner, som vi havde brug for at kende de engelske termer omkring.

Undervisningen var varieret med brug af sproglab og med mange gentagelser af de sætninger eller termer, som hun ’fangede’ os i. Telefonøvelser og rollespil blev også anvendt. Sidstnævnte vist ikke så villigt fra vores side. Der var rig mulighed for at udforske og træne lige præcis de situationer, som du har brug for i dit daglige arbejde.

Højt kvalificerede undervisere
De første tre dage var Hilary vores underviser. Hun fik i 2004 sin Ph.d. på University of Pennsylvania, US – i musik. Hilary har dertil masser af erfaring som underviser iUK, US og Afrika. Hun har bl.a. også været koordinator af internationale konferencer og chef for en gruppe forskere samt udgivet en bog.

Hun kommer i øvrigt til Danmark i oktober for at undervise et lille hold VIP’ere på BS intensivt (Business and Social Sciences).

Charles Priestley underviste de sidste to dage. En lidt ældre herre med en egen facon og bestemt ikke kedelig. Han garanterede, at vores engelske formåen på kurset var af høj standard. Måske det er noget han fortæller alle sine kursister, men vi har valgt at tro ham. I sammenligning med kursusdeltagere fra andre lande, ligger vi da meget pænt :0)

»Foolish perfectionism hampers my performance«
Et udtryk fra en studerende, der ikke syntes, at egen standard var høj nok. Charles mente nu nok, at en studerende der formår at udtrykke sig i ovennævnte vendinger er ret habil.
Charles kunne fortælle om en spændende karriere.

Han har siden 1985 arbejdet for Canning som underviser i England og i udlandet. Han startede for mange år siden med at undervise amerikanske fodboldspillere i latin. Ikke nogen nem opgave, idet han vidste en masse om latin, men intet om fodbold. Efter fodbolden har han arbejdet for British Government stockbrokers og senere som børsmægler.

Konkrete eksempler
Hilary og Charles benyttede begge medarbejderne på kontoret i Canning til at fortælle om specifikke områder. Fx skat, økonomi, barsel, ect., hvor vi nu har haft særlig interesse og samtidig brug for at forstå lidt omkring, hvordan det fungerer i England. Og dernæst omsætte det til danske forhold og få fat i de korrekte termer.

Det gav dynamik i undervisningen plus der blev ’byttet viden’ om, hvordan fx skatten er i England versus DK. Det gav nogle spændende samtaler og diskussioner. Dette også for de administrative medarbejdere på Canning – tror jeg.

Vi har på Aarhus Universitet gode forhold, hvad angår møblementet. Cannings medarbejdere har ingen hæve/sænkeborde, og alle arbejder fysisk tæt i storrum med et rend af kursister, undervisere og andet godtfolk (ja, ja. Noget kender vi da :0).

Inspirerende medkursister
Vi fik også udbytte gennem de øvrige kursister. To italienske piger, Anna Rossetti og Barbara Galafassi fra Heineken, Partesa SrL, skulle, når de kom hjem fra deres 14 dages kursus, præsentere en ny HR-strategi for Heinekens ledelse og bestyrelse samt komme med deres bud på, hvordan de som HR-medarbejdere kunne understøtte og lave reelt HR-arbejde på de 15 lokationer i Italien, samt præsentere, hvordan de allerede arbejder med HR.

Dette også i en proces med sammenlægninger. Som HR-medarbejdere er pigerne involveret i alle nye projekter. De tager simpelthen på besøg i den enkelte virksomhed og bliver der og arbejder tæt sammen med medarbejderne i produktionen, lederne og administrativt personale. Dette for at forstå lige præcis den virksomhed.

Et sådant besøg varer nogle gange flere dage, afhængigt af projektet naturligvis. Fordelene ved at arbejde på den måde er en konstant udveksling af ideer mellem de enkelte mindre lokationer og hovedkvarteret. Og ikke mindst en kulturel forståelse og indsigt i, hvad virker og hvad gør i mindre grad. I strategien blev jobudveksling/rotation nævnt.

Dette for at flytte kompetencer hen, hvor der er brug for dem. Der blev lagt vægt på grundig oplæring og træning ved nye projekter, støtte til medarbejderne og fokus på måling af kompetencer.

Her blev der talt om fire kernekompetencer. Der blev lavet 360 graders spørgeskemaer for at gøre medarbejderne opmærksomme på, hvor de havde mulighed for at udvikle sig, ligesom MUS-samtaler blev anvendt og evalueret på.

Engagement og samarbejde
Vi fire piger fra Aarhus Universitet fik lov til at høre deres oplæg og efterfølgende komme med kritik. Positiv og selvfølgelig forslag til forbedringer. Oplæget var ret detaljeret, idet Heinekens ledelse samt bestyrelse ikke alle havde indgående kendskab til HR-arbejdet.

Vi har siden sendt pigerne en tanke – og sågar købt et par Heineken :0) Anna og Barbara greb os alle med deres engagement og mange ideer.

En anden opgave af de sjovere var Garundiaopgaven. Vi var en flok internationale kursister, der fik til opgave hurtigst muligt at ansætte en person, som skulle være chef for en ny afdeling i et nyt land. Alle ’afdelingschefer’ (os) var kaldt sammen for at blive enige om den helt rigtige til jobbet. I løsningen fandtes kun én.

Opgaven krævede gode spørgeteknikker og ikke mindst samarbejde med alle i gruppen, idet hver enkelt person sad med oplysninger, som ville være en del af opgaveløsningen. Spændende og slet ikke så ligetil selv om alle kastede sig ud i det med liv og sjæl.

Hvad fik vi ud af kurset?
Hvordan kan de nye kompetencer så bruges i praksis – og hvad er målet fremadrettet? Svaret er simpelt. AU HR skal blive bedre til at nå internationale medarbejdere ved Aarhus Universitet – naturligvis også med HR-brillerne på.

En mere fri og fortrolig brug af det engelske vil optimere kommunikationen med vores internationale medarbejdere og er også med til at øge nysgerrighed og lyst til at være langt mere proaktiv i kontakten med udenlandske kolleger. Kulturel forståelse øges og eventuelle barrierer nedbrydes.

Kursus for AU-ansatte: Interkulturel forståelse
Jeg vil her gerne nævne et af de udbudte kurser i efteråret 2011 fra AU HR’s Kursuskatalog, som alle medarbejdere ved Aarhus Universitet kan deltage på, hvor overskriften er ’Managing across culture’. Ideen er, at deltagerne skal arbejde med kulturforståelse og forskelligheder på arbejdspladsen (Aarhus Universitet).

Kurset foregår på engelsk og vil tage fat i teknikker og redskaber, der i sidste ende skal være med til bedre kommunikation medarbejderne imellem – danske som internationale. Derfor en opfordring til at deltage – og holde gang i det engelske.

Engagerede lærere og fritidsudflugter
Mange medarbejdere ved Canning har gjort indtryk, og vi har især været glade for de uformelle morgenmøder, hvor hele lærerteamet og studerende kunne mødes før klokken 9.00 og snakke lidt om, hvad vi hver især – eller sammen – havde fået aftenen i forvejen til at gå med.

Lærerne var superengagerede, og vores kontaktperson, John, levende interesseret i at hjælpe med alle praktiske spørgsmål. Også i de få timer, hvor der var lidt plads til fritid.

Vi nåede en tur på den lokale pub og strøg igennem London om aftenen, hvor vi selvfølgelig skulle forbi Houses of Parliament, Big Ben, Westminster Abbey, St. James Park, et par sushirestauranter, den kendte restaurant Jamies Italien og Westfield – et kæmpe indkøbscenter, hvor én heldig fik et glimt af Johnny Deep (skuespiller fra Pirates of the Caribbean). Vi nåede også at opleve musicalen ’We will rock you’.

Så er du en af de heldige, der skal af sted i efteråret. Glæd dig bare!

Venlig hilsen
Jane Bach
AU HR

De fire HR-kolleger fra Aarhus Universitet: Anne Marie Østergaard, Edna Skovsen, Lotte Hald Andersen og Jane Bach.