Sådan holder I effektive møder

Du kigger endnu en gang på uret. Mødet har nu varet tre timer. Det er kedeligt, og I kommer ikke frem til nogen endelige beslutninger. Kender du det? De fleste har prøvet at deltage i et langstrakt møde uden formål, men sådan behøver det ikke være. Nyhedsmagasinet HK har talt med Kirsten Andersen, der holder kurser om effektive møder og har skrevet bogen Bedre mødekultur. Hun giver her gode råd til, hvordan I holder gode og effektive møde.

Forberedelse
Før selve mødet skal der sendes en mødekaldelse ud. Her er det vigtigt, at punkterne på dagsordenen er udførligt beskrevet.

- Mange mødeledere sender en såkaldt snydedagsorden ud. Der står højest nogle stikord til hvert punkt, så folk skal gætte sig til, hvad det handler om. Man ved ikke, hvad målet er for de forskellige punkter. Det gør, at folk går ind til mødet med forskellige forventninger, siger Kirsten Andersen til Nyhedsmagasinet HK og fortsætter:
- Det er derfor vigtigt, at man som mødeleder virkelig er skarp i sin mødeindkaldelse. Der skal sættes tid på hvert punkt, og mødedeltagerne skal vide, om der er tale om et orienteringspunkt, en indledende drøftelse eller en beslutning.

Det er også en god idé, hvis mødelederen angiver på mødeindkaldelsen om deltagerne skal forberede noget, så alle kommer med de samme forudsætninger.

Start med det vigtigste og stop lange diskussioner
Mange starter med meddelelser først, fordi det har man altid gjort. Men det skal man genoverveje, mener Kirsten Andersen.
- Man risikerer at bruge for lang tid på meddelelserne, som sjældent er det vigtigste, så man må jappe gennem de andre punkter. Tag i stedet det vigtigste først, så hvis tiden løber, kan man gøre meddelelserne meget korte, siger hun.

Lange diskussioner kan få tidsplanen til at skride, og der har mødedeltagerne et medansvar for at komme videre.

- Her kan man som mødedeltager bryde ind på en taktfuld måde ved at komme med et forslag om, at man lige laver et resume af argumenterne og derefter ser, om der skal tilføjes noget, før I kan lave en konklusion og gå videre til næste punkt, fortæller Kirsten Andersen til Nyhedsmagasinet HK.

Lav konklusioner efter hvert punkt
Det, folk finder vigtigst ved et møde, er, at der træffes tydelige konklusioner og beslutninger, viser en undersøgelse. Det er samtidig noget af det, folk oplever, de er dårligst til.

Kirsten Andersen råder til, at mødelederen sørger for at lave tydelige konklusioner efter hvert punkt.
- På et tidspunkt synes mødelederen, at et punkt er diskuteret godt igennem, og går derfor videre uden at samle op. Så sidder mødedeltagerne med hver deres fornemmelse af, hvad der blev aftalt. Det er derfor vigtigt, at mødelederen efter hvert punkt laver en prøvekonklusion, som ”er vi enige om, at..” Så kan man derefter justere konklusionen, så alle er enige.

Folk bliver frustrerede, hvis de ikke føler, der nogen fremdrift i mødet, og man diskuterer de samme ting på de næste møder, erfarer Kirsten Andersen.

Det er derfor vigtigt, at der som minimum laves referat af beslutningerne, som sendes ud efter mødet. Her skal det også være fastlagt, hvem der har ansvaret for at gøre noget ved sagen samt opstille en tidsfrist for handling.

Af Pernille Urth