HK.dk logo

Tænker du over, hvordan du afslutter dine e-mails?

10. marts 2014  |  Vigdis Jensen

De bedste hilsner, Venlig hilsen, Kh, Knus, Hasta la vista ... Hvordan afrunder du dine arbejds-e-mails?

mailendelser

Det spørgsmål kan naturligvis ikke besvares simpelt, eftersom ordlyden i vores afsluttende hilsner varierer alt efter især arbejdspladskultur, virksomhedsspecifikke standarder og modtager-afsender-forhold.

I Danmark er omgangsformen på arbejdspladsen præget af åben og uformel dialog sammenlignet med mange andre lande, og selvom de hierarkiske opdelinger lever i bedste velgående, er de ofte gemt væk i en pandeklageflad organisationsstruktur.

Afstanden mellem ledelse og medarbejdere er ofte ret kort. På mange arbejdspladser er det normen, at vores kollegaer – og til tider vores chefer – bliver vores venner eller bekendte. Vi spiser sammen, taler privat sammen, dyrker sport sammen, og mange gange skaber vi en minifamiliestruktur på jobbet. De fleste fuldtidsansatte bruger som bekendt mere tid på arbejdet end derhjemme, og på en kvantitativ skala er samværet med kollegaerne derfor ofte også højere end samværet på hjemmefronten. Af den grund er det naturligvis i alle parters interesse at skabe et behageligt, trygt og stabilt arbejdsmiljø.

Hyggen og humoren, der er så kendetegnende for dansk mentalitet, bringes ligeledes med på arbejdspladsen i det daglige i form af fredagskage, fælles morgenmadsspisning eller torsdagsøl samt en række sociale arrangementer som f.eks. julefrokoster eller firmaudflugter, der organiseres af kreative personaleforeninger.

Alle disse interne og eksterne relationer, vi opbygger på arbejdspladsen, afspejler sig meget ofte eksplicit i den måde, vi underskriver vores e-mails på. På samme måde som smileys med forbavsende stor fordel kan bruges som formildende retoriske virkemidler i e-mails om hastesager og problematikker, kan en afslutningshilsen være med til enten at forstærke eller nedtone den positive/negative vinkel i e-mailens budskab og dermed påvirke modtagerens reaktion og ydeevne. Men det er legende let at træde ved siden af. Hvis du er i tvivl om, hvad du kan og skal skrive til sidst i din e-mail, er hovedreglen altid: Gør som din modtager. Er det dig, der skriver først, bør du i så fald altid holde dig til de sikre afsenderhilsner:

Mange hilsner
Bedste hilsner
Venlig hilsen

Med venlig hilsen, Mvh., Venlig hilsen, Vh., Hilsen og den rene medarbejdersignatur uden forudgående hilsen er alle blevet kategoriseret som værende decideret formelle. Det kan man være enig eller uenig i.

Årsagen til, at det er blevet nemmere at træde ved siden af eller overskride modtagerens grænser, er, at de fleste af os i løbet af en dag sender adskillige uformelle e-mails til vores kollegaer eller taler uhøjtideligt med dem. Desuden sms'er vi ustruktureret og slangagtigt med venner og familie, og pludselig virker det meget naturligt at skrive "Knus Marie" i stedet for at sætte den korte medarbejdersignatur ind, som ellers måske var standarden i den interne mailkommunikation. Hold dig for øje, hvem du taler med, og sørg for at bevæge dig på sikker grund, så tonen ikke bliver akavet eller upassende. Du koder en masse relationsinformation ind i din afslutningshilsen, så pas på, du ikke får fingrene i klemme.

Måden, som din chef eller dine kollegaer kommunikerer til dig på, har samtidig stor betydning for din generelle trivsel på arbejdspladsen, da afslutninger både kan signalere, hvordan afsenderen "ser" dig, og også hvordan denne befinder sig. For de medarbejdere, der ikke har behov for et knivskarpt skel mellem arbejdsliv og privatliv, er den ideelle kurve tit som følger: 1. Kollegaer → 2. Bekendte → 3. Arbejdsvenner. Og sådan ser den ideelle nære arbejdskultur også ud for mig. Du kan og skal ikke være på Kærlig hilsen eller Knus med alle, men i den nære kollegacirkel er et vist kammeratligt aspekt i min optik at foretrække.

Størstedelen af de danske virksomheder er samarbejdsorienterede, hvorfor det bør være i arbejdsgivernes store interesse at skabe et rummeligt og sikkert arbejdsmiljø for alle involverede parter. I alle aspekter af livet sætter vi individualitet, demokrati og lighed højt. Diskussion og argumentation er derfor vigtige dele af vores opdragelse, og denne bevidsthed om muligheden for at blive hørt og få indflydelse afspejler sig tydeligt i vores arbejdsliv. Medarbejdere forventes at sige deres mening, komme med proaktive forslag og bidrage med deres viden på arbejdspladsen. Den kortere afstand mellem ledelsen og medarbejderne vil således bidrage til, at medarbejderne føler sig tilstrækkeligt trygge og tilpasse til at kunne dele deres potentielt værdiskabende inputs og komme med forslag til forbedringer. Samtidig vil vores præstationsambitioner, motivation og dedikation blive forøget, fordi vi får lyst til at gengælde det rare arbejdsmiljø og ikke bringe de gode forhold i fare.


Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk