HK.dk logo

FAGLIGT: Gode notater giver rygdækning

28. januar 2015  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Notatpligt er ikke kun en forbandet pligt. Det kan også være myndighedens bedste forsvar mod kritik, klager og ankesager. Læs om typiske faldgruber og få gode råd om notatpligten.

Lad det være slået fast med det samme. Notatpligten gælder både i sager, hvor der kan træffes afgørelser, og i sager, der bliver henlagt, men hvor der i teorien vil kunne træffes en afgørelse.

Notatpligt handler om at notere tre typer af oplysninger i det tilfælde, at oplysningerne ikke fremgår af et dokument – altså oplysninger, som kommer frem ved møder, via telefon, sms samt oplysninger, som kommunen mere tilfældigt bliver bekendt med. Det vil sige:

  • Oplysninger om en sags faktiske grundlag. Lidt kantet kan man sige, at det er oplysninger, som typisk vil kunne be- eller afkræftes objektivt. For eksempel mængden af forurening fra en virksomhed, en adresse, at der forekommer støj eller lugt osv. 
  • Eksterne faglige vurderinger, som typisk kan være af lægelig, videnskabelig, teknisk, psykologisk eller af juridisk karakter. Her skal man altså notere vurderinger i modsætning til ovenstående punkt. Forskellen er, at vurderingen skal være ekstern – vurderingen skal altså komme udefra. 
  • Væsentlige skridt i ekspedition og proces omkring sagen. Det kan være afgørelser, der meddeles mundtligt, eller meddelelse om, at en (aktindsigts)sag ikke kan behandles inden for fristen. Også mundtlige partshøringer, rykkere og forespørgsler/svar i sagen bør noteres.

Godt til opbygning af en sag

Selv om flere af punkterne lyder objektive og nøgterne, så må sagsbehandleren gerne skrive subjektive, beskrivende passager. Nogle gange er det måske ligefrem en god idé.

- Der er ikke noget i vejen med at lave mere prosaagtige beskrivelser. For eksempel i miljøsager, må man gerne skrive, hvordan der er beskidt og ikke blot, at der er beskidt. På samme måde kan det være helt relevant, at beskrive borgerens opførsel eller adfærd, siger Christian Ougaard, der er jurist og ekstern lektor i forvaltningsret og desuden arbejder hos Folketingets Ombudsmand.

Deri ligger også en yderligere pointe til sagsbehandlere. Nemlig det at udnytte notatpligten til ”at bygge en sag op”.

Nogle af de sager, hvor kommunen giver en borger en form for fremmøde-restriktion, ender hos ombudsmanden. Og her må han konstatere, at sagsbehandleren ikke har noteret – og derved dokumenteret – at der skulle være et behov for den pågældende sanktion. 

Det kan være, hvis en borger virker let truende eller konstant ringer til kommunen for at høre om sagen.(Læs om sagen i Kommunalbladet nr. 6 2014).

- Få det noteret, også i starten, selv om det måske ikke umiddelbart synes væsentligt. Men det kan blive brugbart. Jeg vil gerne plædere for, at sagsbehandlere tænker mere fremadrettet i forhold til deres notatpligt. Først og fremmest fordi det styrker belysning og dokumentation i en sag, men også fordi det kan give en slags ”rygdækning”, hvis der skulle opstå en sag. Man kommer ikke uden om, at gode notater kan underbygge myndighedens opfattelse af sagen ved en klage. Ombudsmanden har i flere udtalelser udtrykt, at der normalt kan lægges betydelig vægt på oplysninger, som myndigheder har noteret på en sag, forklarer Christian Ougaard.

Enighed ikke nødvendig

En misforståelse vil han dog gerne rydde af vejen: Der er ikke pligt til at få borgerens underskrift på et notat eller et referat fra en samtale med vedkommende.

Det er fint, hvis der er enighed, og det vil bestemt styrke kommunen, hvis det kommer til en klagesag.

Men hvad nu hvis, borgeren ikke er enig i notatet. Hvis han/hun ikke kan vedkende sig dele af indholdet, skal det så laves om?

Nej, lyder svaret fra Christian Ougaard: 

- Et notat er ene og alene myndighedens opfattelse af samtalen eller mødet, og der er ingen konsensuskrav til det. Noget andet er, at kommunen selvfølgelig seriøst skal overveje, om borgerens uenighed rent faktisk er udtryk for, at kommunen har misforstået noget – og så skal det selvfølgelig rettes.

Noget andet er så, at der ofte vil være pligt til at (parts)høre borgeren om notatet på baggrund af et møde – og i den forbindelse kan borgeren så komme med sine indvendinger. I den såkaldte Sorø-sag om social snyd førte blandt andet manglende partshøring til, at der alligevel ikke kunne lægges vægt på nogle oplysninger, som kommunen havde noteret.

Ekspertens guldkorn 

Vi har bedt Christian Ougaard om at komme med en række anbefalinger til det gode notat.

  • 1
    Hellere for meget end for lidt 

    Notér hellere for meget end for lidt. Især i starten er det svært at vurdere, hvad der kan have væsentlig betydning for en sags afgørelse.

  • 2
    Skriv med det samme

    Få skrevet notatet hurtigt, dvs inden for få dage efter en samtale.

  • 3
    Få processen med

    Notér også væsentlige processkridt. Hvad sker der i sagen? Hvad har myndigheden undersøgt? Borgere der rykker for et svar? Ved mundtlige partshøringer er det en god idé også at notere, at  borgeren ikke har nogen kommentarer – hvis det er tilfældet.

  • 4
    Grundighed betaler sig

    Vær grundig. Det indebærer, at notatet er forståeligt, tydeligt og læsbart. Brug gerne beskrivvende ord, altså mere prosa – i stedet for blot at konstatere.

  • 5
    Tænk fremadrettet

    Tænk notatet mere fremadrettet til at bygge mulige sager op - med det formål at sikre dokumentation. Nogle klagesager bliver kun til noget, fordi der ikke er noteret noget om eksempelvis chikanerende opførsel i den indledende fase.

  • 6
    Sammenhæng mellem notat og afgørelsen

    Sørg for, at der er en lige linje fra notatets sprogbrug, formuleringer og konklusioner til selve afgørelsens ditto. Man skal kunne læse de samme formuleringer begge steder.


Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk