HK.dk logo

Fagligt: Skriv den gode indstilling

20. marts 2015  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Det er faktisk meningen, at den almindelige borger skal kunne forstå embedsværkets indstillinger og dagsordenspunkter til byråd og diverse udvalg. Men ofte er de mere skrevet til nærmeste chef. Få tip til, hvordan du skriver klart til borgere, politikere og alle andre, du rent faktisk gerne vil have til at forstå, hvad du skriver.

Jette Skive, byrådspolitiker (DF) og rådmand i Sundhed & Omsorg, Aarhus Kommune, siger det meget ærligt. 

- Det kan jo ikke nytte, at jeg skal læse avisen dagen efter for at kunne forstå, hvad jeg har stemt for. 

Det handler om skriftlige indstillinger til politikere. Flere kommuner, for eksempel Aarhus og Svendborg, har på det seneste sat fokus på forståeligheden af de dokumenter, herunder indstillinger, som skrives til politikere. 

Især et problem har stået tydeligt i forhold til det skriftlige, forklarer Niels Erik Jordansen, chefkonsulent i byrådssekretariatet Aarhus Kommune. 

- En gennemgående fejl er, at medarbejderen ikke skriver til politikeren eller borgeren for den sags skyld, men reelt har skrevet indstillingen til sin chef, forklarer Niels Erik Jordansen. 

Grunden er selvfølgelig, at den enkelte medarbejder ved, hvordan chefen ”vil have den”, hvad han/hun typisk vil have med af tal og kan lide at høre. Derfor er indstillingen skrevet med den første hurdle for øje, altså chefen – meget mere end slutbrugeren, politikere og borgere, som jo er de egentlige modtagere. 

Før

På baggrund af dialog i, og med, bestyrelserne vuderer Lars Erik Hornemann (V) og Bente Bondebjerg (F) at det er hensigtsmæssigt, at der fortsat sker politisk udpegning til bestyrelserne på de selvejende institutioner på ældreområdet, dog således at den politiske udpegning ikke omfatter medlemmer af Byrådet, men alene det politiske bagland.

Efter

På baggrund af dialog i og med bestyrelserne vuderer Lars Erik Hornemann (V) og Bente Bondebjerg (F) at der fortsat sker politisk udpegning til bestyrelserne på de selvejende institutioner på ældreområdet. Dog således at den politiske udpegning ikke omfatter medlemmer af Byrådet, men alene det politiske bagland.

Skal du trække vejret? 

Søren Boy Skjold, journalist og lektor på Journalisthøjskolen (DMJX) har stået for undervisningen Han sætter trumf på i forhold til chefen og de interne hurdlers betydning. 

- Vi kan se, at en indstilling skal passere op mod ti stationer eller lag i embedsværket, inden den når frem. 

Det betyder, at selv nok så gode hensigter og skriveegenskaber hos den enkelte medarbejder risikerer at blive ødelagt af chefer, jurister, fageksperter og direktører, som alle vil have deres flig af emnet belyst. 

- For ikke at tale om den tendens, at de øverste ansvarlige skal have dækket deres ryg, politisk, juridisk og sagsfagligt, så ingen kan komme efter dem med fejl og mangler, mener Søren Boy Skjold, der har to lakmusprøver, som alle embedsmænd bør bruge til at teste deres indstilling:

  1. Når du læser din tekst højt, kan du så vente med at trække vejret, til der kommer et punktum? For mange er det en øjenåbner, at det faktisk kan være svært, og et klart tegn på, at sætningerne er for lange. 
  2. Læs teksten op for en almindelig borger på gaden. Forstår vedkommende, hvad sagen drejer sig om, er teksten god nok. 

Generelt er det en god ide, hvis man har en ”Persona” foran sig. Det vil sige et fysisk foto af en nærmest helt almindelig person, som man så ”har i hovedet” – og altså skriver til. 

I stedet for at skrive ud i det tomme rum eller til sin nærmeste chef, hjælper det at fokusere på en konkret læser, fordi man som skriver så tænker i, hvad personen ved i forvejen, hvad han har behov for at vide, og hvilke konsekvenser der er vigtige at få frem, siger Søren Boy Skjold.

Før

Administrationen bemærker, at det omtalte hegn i lokalplanens vestlige skel grundet den planlagte etablering af regnvandsbassin og ny vejgang til lokalplansområdet skal fjernes og den resterende del af samme grund i lokalplanen ikke er angivet som bevaringsværdige hegn..

Efter

Administrationen bemærker, at det omtalte hegn i lokalplanens vestlige skel  skal fjernes. Det skal det fordi der skal etableres regnvandsbassin og ny vejgang til lokal-planområdet. Desuden er den resterende del af samme grund i lokalplanen ikke angivet som bevaringsværdige hegn.


10 sproglige råd til den gode indstilling

  1. En tekst skal kunne forstås efter første gennemlæsning. 
  2. Sæt punktummer. Lav vejrtræknings-testen. 
  3. Opløs sammensatte ord. ”Klagesagshåndteringen” bliver til ”håndtering af klagesager”. 
  4. Skriv hele ordet. Undgå helst forkortelser. 
  5. Skriv tal til og med ti med bogstaver. 
  6. Skriv aktivt, undgå verbal substantiver (”Huset er til overtagelse” erstattes af ”Du kan overtage huset”). 
  7. Brug genkendelige ord. Undgå nørdede og meget tekniske begreber. 
  8. Skriv det væsentligste først, for eksempel hvad problemstillingen er. Herefter følger baggrund, fakta og udredning. 
  9. Gør overskriften mere sigende. I stedet for ”Økonomi ift børneområdet” skriv: ”Hvor på børneområdet skal kommunen spare ti mio. kr.?” 
  10. Brug gerne visuelle virkemidler i din tekst. Frem for at beskrive et naturområde, så indsæt et foto – eller hvis du har tid en video fra området. 

Kilde: Skriv klart, Forlaget Ajour. Af Søren Boy Skjold og Claus Leick

Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk