HK.dk logo

Lægesekretærer har fået bedre arbejdsmiljø

15. april 2015  |  MidtVest  | 

I Regionspsykiatrien Viborg-Skive har lægesekretærerne fået skabt et bedre arbejdsmiljø ved blandt andet at bruge HK Kommunals dialogværktøj om tidsmiljøer.

Torsdag 5. marts var de 20 lægesekretærer i Regionspsykiatrien samlet til en temadag. Her fortalte de to faglige konsulenter Bente Bæk Hansen og Dorte Søndergaard fra HK Kommunal MidtVest om dialogværktøjet, der er blevet til på baggrund af et projekt, HK Kommunal har gennemført i samarbejde med arbejdsmiljøforskere ved RUC, Roskilde Universitet.

I projektet har forskerne set nærmere på travlheden og produktiviteten blandt HK’s medlemmer. Observationerne er mundet ud i et hæfte, som kan bruges til at få gang i dialogen mellem medarbejdere og ledelse på en arbejdsplads med det formål at styrke det psykiske arbejdsmiljø og samtidig øge produktiviteten. 

Det handler blandt andet om langsom tid og hurtig tid, hvor langsom tid er tid til fordybelse og koncentration, mens hurtig tid er, når opgaver bliver afviklet i et højt tempo og ofte her og nu. Også synkronisering - koordineret samarbejde - versus desynkronisering - mangelfuldt samarbejde - og flow - flydende arbejdsgange – versus fragmentation - afbrydelser og forstyrrelser - bliver berørt i hæftet.

- I en trivselsundersøgelse og lederevaluering (TULE) sprang det i øjnene, at der ikke var overensstemmelse mellem arbejdsmængde og ressourcer, og derfor blev temadagen til.

- For os har det at arbejde med tidsmiljø været en øjenåbner og bekræftet os i, at de ting, som vi allerede har sat i gang for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø, giver rigtig megen mening. Og jeg håber, at temadagen kan være med til at holde os fast og arbejde videre med tidsmiljø, fortæller Anna Kirstine Goul, der er funktionsleder.

Fusion skabte behov for forandringer

Anna Kirstine Goul, Pia Staggemeier og Pernille Louring.

Anna Kirstine Goul (til venstre), Pia Staggemeier og Pernille Louring (på skærmen) mener, at det betyder meget for det psykiske arbejdsmiljø, at der bliver løftet i flok.

Regionspsykiatrien Viborg-Skive blev samlet ved en fusion i 2011, hvor der kom en ny ledelsesstruktur.

Anna Kirstine Goul blev i den forbindelse leder for de ambulante sekretærer, der er fordelt på i alt syv enheder i de to byer Viborg og Skive. I bestræbelserne på at få medarbejderne til at arbejde sammen var sekretærerne i praktik hos hinanden. I løbet af praktikperioden lærte de hinanden at kende, og det gik op for dem, at selv om en del arbejdsopgaver i enhederne blev løst på samme måde, var der også mange, som blev løst forskelligt.

For at få lægesekretærerne til at arbejde sammen som et team, så de bedre kunne aflaste hinanden, og derved forbedre arbejdsmiljøet, blev der sat forskellige tiltag i gang. 

Der blev for eksempel indført et system med sedler, der går på skift hos sekretærerne en uge ad gangen. På en seddel kan der stå telefonpasning, indkaldelse eller postkasse, og så er det de opgaver, den medarbejder, som har fået sedlerne, skal koncentrere sig om den pågældende uge.

I et andet ambulatorium har man brugt at have et whiteboard hængende med sekretærernes navne og arbejdsopgaver, hvor det er blevet krydset af, hvem der en uge ad gangen skal løse hvilken opgave.

Rotationsordning indført

Der er også blevet indført en rotationsordning, når det gælder telefonpasningen. Det er sådan, at patienterne på hverdage kan ringe ind og snakke med en behandler. Det er lægesekretærerne, der besvarer opkaldene, som der kan være op til 40 af på en dag. 

Fra kl. otte til ni, hvor der er flest opkald, er der flere sekretærer, som sammen passer telefonerne. Men fra kl. ni til 12 og igen om eftermiddagen efter den fælles middagspause har lægesekretærerne telefonvagter af en times varighed, og det har givet tid til løsning af andre opgaver.

Sekretærerne aflaster også hinanden, når samtalerne med patienterne efterfølgende skal skrives ind i journalerne. Det er blevet muligt, fordi samtalerne ikke længere bliver dikteret på bånd. Dikteringen foregår i dag elektronisk.

Der er også i Viborg blevet oprettet såkaldte stillerum, hvor lægesekretærerne kan sætte sig hen, hvis de gerne vil fordybe sig i en arbejdsopgave, uden de risikerer at blive afbrudt. Der er ligeledes i både Viborg og Skive indført stilletider på halvanden times varighed formiddag og eftermiddag, hvor behandlerne ikke må henvende sig til sekretærerne, der så kun skal tage sig af henvendelser fra patienter.

For at undgå, at der er sager, der hober sig op, er det desuden aftalt, at hver sekretær skal bruge en halv time dagligt på såkaldte hastenotater (opgaver, der skal klares i løbet af 24 timer). På den måde opstår der ikke arbejdspukler.

Endelig bliver der hver 14. dag afholdt videokonferencer af en halv times varighed, hvor lægesekretærerne i de forskellige enheder i Regionspsykiatrien kan sparre om, hvordan eksempelvis nye opgaver skal gribes an og lovmæssige ændringer og deraf ændrede procedurer tackles.

Løfter i flok

- At vi løfter i flok betyder meget for det psykiske arbejdsmiljø, fortæller de to lægesekretærer Pia Staggemeier og Pernille Louring, der sidder i henholdsvis Skive og Viborg.

Pia, der er tillidsrepræsentant, og Pernille, der har været med til at arrangere temadagen om tidsmiljø, mener, det er en stor tilfredsstillelse, at lægesekretærerne føler et ansvar for hinanden. De er sikre på, at det vil give meget energi, når de tiltag, der er sat i gang i Regionspsykiatrien, er fuldt implementeret.

- Bare det, at der ikke ligger 50 notater til én, når man kommer fra ferie, er en stor lettelse. 

- Det betyder også meget at vide, at der er nogle tidspunkter, hvor jeg er mere på end andre, når det gælder telefonpasningen. Så kan jeg bedre passe andre opgaver ind og i det hele taget bedre tilrettelægge min tid, siger Pia, der er i gang med en sundhedskommunomuddannelse, hvor hun vil lave projektopgave om tidsmiljø.

Forandringer i arbejdslivet Arbejdsmiljø

Følg HK MidtVest på Facebook
lokale kurser
nyheder & debat


Se facebookside

Find vores åbningstider og adresser


Find HK MidtVest

fokus på tidsmiljø

HK Kommunal MidtVest vil til efteråret sætte fokus på tidsmiljøet i kommuner og regioner.

Baggrunden er, at HK Kommunal MidtVest oplever, at stadig flere medlemmer bliver arbejdsbetinget syge på grund af stress og psykiske belastninger, fordi der mangler tid til arbejdet.

Konsulenterne i afdelingen har holdt møde med forbundets arbejdsmiljøkonsulent Karen Brøndsholm for at drøfte tiltag på arbejdsmiljøområdet, og planlægningsfasen er i fuld gang.

Afdelingen har besøgt enkelte arbejdspladser med oplæg om tidsmiljø, og det er meningen, at flere arbejdspladser til efteråret vil blive tilbudt oplæg.

Kontaktperson i HK Kommunal MidtVest er faglig konsulent Ole Gamskjær, telefon: 3364 1272.

Ole Gamskjær

Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk