HK.dk logo

10 grunde til at din to do-liste ikke virker

21. maj 2015  |  HK Privat  | 

Forfatter og effektivitetsekspert Trine Kolding giver sine bud på de klassiske fejl, vi laver, når vi laver to do-lister på arbejdet - og hvad du skal gøre i stedet


Trine Kolding

Foto: Peter Theglev

Et forsigtigt bud er, at 60-70 procent i mere eller mindre systematisk form benytter sig af to do-lister på deres arbejde. Sådan lyder det fra forfatter og effektivitetsekspert Trine Kolding, som blandt andet holder kurser i netop effektive to do-lister.

Men rigtig mange bruger dem forkert, og det gør dem måske ubrugelige - eller endnu værre direkte demotiverende.

Læs her Trine Koldings bud på, hvad vi typisk gør helt forkert, når vi laver og bruger to do-lister:

 

1. Du skøjter rundt mellem flere forskellige systemer for to do-lister
- Der sker ofte det, at man skriver noget på en blok, noget andet i sin kalender, noget tredje i en app og noget fjerde på en post-it. Så er det altså svært at bevare overblikket. Du kan gøre det med papir og kuglepen, og der findes rigtig mange forskellige apps. De har i det store hele de samme kvaliteter. Pointen er: Vælg ét system og vær tro mod det.

2. Du glemmer, at listen er et styringsredskab og ikke et stykke papir til alle dine tanker
- Jeg ser ofte, at folk enten laver en tøm-hovedet liste eller en ønskeliste over alt det, de godt kunne tænke sig at lave. Men det er ikke en to do-liste, for det kan du ikke styre konkret efter, når du sidder med listen foran dig. Det kan til gengæld godt være en god idé at lave en tøm hovedet-liste, som du kan lave en to do-liste ud fra, som det sidste inden du går hjem. Så er det nemmere at holde rigtigt fri.

3. Du er alt for optimistisk med, hvad du kan nå
- Du kan ikke nå lige så meget, som du tror, at du kan. Rigtig mange oplever, at de kun når halvde-len af det, som står på deres liste. Og så bliver din to do-liste til dårlig samvittighed i stedet for til den hjælp, den skulle være. Det er ikke godt for arbejdsglæden.

4. Du prioriterer ikke dine opgaver
- Sidder du med en lang liste, laver du måske 3-4 af de hurtige, som ikke nødvendigvis er de vigtigste. For man skal ikke undervurdere den psykologiske værdi af at sætte hakker og dermed opleve en fremdrift. Men sørg for at prioritere de vigtigste. Ikke nødvendigvis dem alle sammen, men måske de tre vigtigste hver dag, som du skal nå. Det handler selvfølgelig om deadline og væsentlighed.

5. Du deler ikke dine store opgaver op i mindre opgaver
- Store opgaver en simpelthen en åben invitation til overspringshandlinger. For hvornår skal du dog finde tid til at blive færdig med det? Store opgaver risikerer at cirkulere fra den ene dag til den anden, fordi du ikke kan overskue det. Den simple løsning er at dele opgaven op i mindre bid-der på din to do-liste. Så når du noget én dag, og bliver færdig en anden dag.

6. Du er ikke klar over, hvor vigtig opgaven er, og hvor meget den haster
- Jeg oplever, at der er gået inflation i hasteopgaver. Alt haster tilsyneladende. Men noget må jo haste mere end andet. Så generelt - men især når du planlægger, hvad du skal lave i dag -så skal du sørge for at stille rigeligt med spørgsmål til din leder: Hvor meget haster det? Hvor vigtigt er det? Hvor godt skal det være? Er det en 13-tals opgave, eller kan du nøjes med at aflevere til et 8-tal.

7. Du fokuserer ikke på en opgave ad gangen
- Lad så vidt muligt vær med at multitaske. Undersøgelser viser, at det tager dobbelt så lang tid samlet set at løse en række opgaver, hvis vi multitasker, i stedet for at tage én opgave af gangen. Det kan din prioriterede to do-liste hjælpe dig med.

8. Du estimerer ikke, hvor lang tid du regner med, at opgaven vil tage
- Det er vigtig for planlægningen, at du har en fornemmelse af, hvor lang tid en opgave tager. De færreste er i træning med at tidestimere. En lille øvelse er at lave en slags budgetopfølgning. Notér, hvor lang tid, du regner med, at en opgave vil tage - og hold øje med, hvor lang tid det reelt tog. Det kan redde dig selv for mange frustrationer og gøre dig bedre til at lave en realistisk to do-liste.

9. Du sætter ikke tid af til det uforudsete i løbet af arbejdsdagen
- Stort set alle planlægger som om, at de ikke bliver afbrudt af uforudsete ting i løbet af en dag. Og så er det ikke så mærkeligt, hvis de bliver frustreret over ikke at nå alt på deres to do-liste. Uforudsigelighed er en præmis i de fleste jobs i dag. Jeg plejer gerne at sige, at man skal nøjes med at planlægge 60 procent af sin dag og lade resten stå åbent. Så når du langt oftere i mål, og det har stor betydning for din arbejdsglæde.

10. Du glemmer at hæfte dig ved de ting, du faktisk når i løbet af arbejdsdagen
- Netop fordi vi ofte bliver afbrudt af uforudsete ting, så laver vi i løbet af en arbejdsdag en masse ting, som vi har glemt igen, inden dagen er over. Jeg anbefaler, at man også laver en done-liste, bare kort i stikordsform. Mange bliver ret overrasket over, hvor meget de faktisk når, og det er motiverende at vende fokus fra det, man ikke nåede, til det man nåede. Gør du det systematisk, kan du også finde et mønster i, hvad du faktisk bruger din tid på. Det kan være meget lærerigt.

Kilde: Trine Kolding

Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk