HK.dk logo

FAGLIGT: Benchmarking starter med, at du undrer dig

26. juni 2015  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Benchmarking lugter lidt af primært at være et legetøj for regnedrenge i slips, men i virkeligheden kan alle gøre det. Det handler primært om at undre sig og kunne bruge de fire regnearter. Få et ”benchmark-start-kit” her fra Bo Panduro, der blandt andet har undervist HK’ere i det på COK.

Der ligger så mange tal og så meget data, at det bare er at dykke ned i det. Og så undre sig. 

- Hvis man kan undre sig, så har man allerede taget det første skridt i forhold til at benchmarke.

Sådan lyder det fra Bo Panduro, projektleder og specialist i benchmarking af kommunernes økonomiske forhold for KORA – Det nationale institut for kommuners og regioners analyse og forskning.

Og han slår også en syl igennem den myte, at benchmarking kun er forbeholdt akademikere og hardcore økonomifolk.

Det er muligt, at nogle kan lave de mere avancerede og nørdede analyser, men benchmarking kan sagtens foregå i det små. Det handler om at være nysgerrig på, hvad de tal, som for eksempel indberettes eller tastes ind i diverse it- og fagsystemer, egentlig er udtryk for. 

Den erfaring har han også efter at have undervist på COK i netop benchmarking, og hvor mange HK’ere deltog. Ikke bare økonomikonsulenter men også tandklinikassistenter, skolesekretærer og mange andre fagområder. Og som han siger: Benchmarking handler dybest set om at kunne bruge de fire regnearter og et excel-ark.

Det er benchmarking

Benchmarking betyder at måle sig til et bestemt ”fikspunkt”. Et sådant fikspunkt kan være af absolut art, for eksempel et nøgletal, en standard eller et måltal. 

Eller det kan være relativt, hvor man sammenligner med gennemsnitstal eller måler en udvikling over tid. Formålet kan være:   Målstyring, anspore til kvalitetsforbedringer, anspore til produktivitetsforbedringer eller at finde best practice.

Man kan gå to veje

Bo Panduros pointe er, at alle kan gøre det. Og dermed er første fase i hans ”start-kit” til benchmarking benævnt – nemlig undren og nysgerrighed.

Den undren kan være over en forskel, som man observerer eller har en formodning om.

Det kan være at finde, registrere eller trække data om klassekvotienter, antal borgere, som kommunen administrerer økonomien for, elevfravær, antal ledige tider i idrætshallen etc. 

Når først ens emne eller problemstilling er fastsat, kan man som benchmarker gå to veje. Den ene er, at se på udviklingen i én enhed – men gøre det over tid. Den anden er at sammenligne med en anden enhed, en anden afdeling eller en anden kommune.

- Den første vej er den letteste, for så behøver man ikke søge data hos andre, men kan nøjes med egne og så bare følge dem gennem en periode. Eventuelt kombineret med, at man sætter et bestemt initiativ i gang.

Sammenligning og variabler

Eksempler på en start-benchmarking 

Skolesekretær: Udviklingen i henvisninger til specialundervisning (procent af alle elever på skolen, antal specialtimer pr. henvist elev) 

UU-vejleder: Skolens resultater angående elevers overgang til en ungdomsuddannelse (holdt op mod de nationale mål om 95 pct.) 

IT-specialist: Responstider for afhjælpning af brugerhenvendelser 

Administrativ medarbejder i et ældreplejedistrikt: Antal timer pr. modtager af hjemmehjælp i distriktet sammenlignet med antal timer i andre distrikter.

Den anden vej er at sammenligne med andre enheder – eventuelt i egen kommune. Det kunne være at sammenligne data på områder som biblioteksfilialer, skoler, tandklinikker, elever på brobygning, osv.

Eller man kan gøre det en tand sværere ved at sammenligne med en lignende enhed i en tilsvarende kommune.

Næste trin – og allerede her kan man sige, at benchmarking er for let-øvede – er at lægge en eller flere variabler ind. For eksempel ved at tage hensyn til særlige variabler som faggrupper, befolkningsgrupper og andre inddelinger.

Bo Panduro peger på en godt set undersøgelse af en HK’er og tandklinikassistent lavet i denne kategori – nemlig hvor antal huller i tænderne blevet benchmarket men med en variabel om mængden af naturlig flour i vandet.

Brug for mere dialog

Som professionel benchmarker ser Bo Panduro plads til forbedring i, hvordan myndigheder bruger data. Og det handler især om dialog mellem analysefolkene og de menige medarbejdere, som leverer eller indberetter tal.

- Vi ser eksempler på, at analyser bliver upræcise, måske fordi man overvurderer tallenes præcished eller ikke forstår baggrunden for tallene.

Hans opfordring er derfor, at både analysechefer og indberettere skal være i tættere dialog om data. Dels ved at der bliver givet feedback til de, der indberetter, dels at sidstnævnte udviser større nysgerrighed omkring, hvad ”deres” tal kan bruges til.

- Den faglighed og nysgerrighed i forhold til gode tal er vigtig og skal komme nedefra, for det skaber større værdi i organisationen. Men hans budskab er stadig det primære: 

Prøv selv at springe ud i sammenligning og benchmarking. Der er nok af data at tage afsæt i.  

Send besked til forfatter


Annuller

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk