HK.dk logo

Fagligt: 10 gode råd til journalisering

27. august 2015  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Der er plads til opstramning og forbedring af journaliseringspraksis også i kommuner og regioner. Læs mere om god praksis for journalisering fra Rigsarkivet, som indsamler den offentlige forvaltnings arkiver og derfor skal forsøge at holde styr på alt det, du journaliserer.

Den generelle opfattelse hos Mette Hall-Andersen og Christian Larsen er, at journalisering i kommuner og regioner følger den anbefalede praksis og god forvaltningsskik. I hvert fald når det handler om afgørelsessager.

 - Men der er plads til forbedring, og der er enkelte områder, hvor der direkte er brug for en opstramning.

Sådan lyder det fra Mette Hall-Andersen og Christian Larsen, der begge er eksperter i journalisering, arkivering og kassation hos Rigsarkivet (tidl. Statens Arkiver), som har til formål at sikre, at denne dokumentation bevares og afleveres til arkiv. 

Problembørnene er især projekter, politikker og mere udviklingsorienterede sager. Det kan for eksempel handle om udvikling af erhvervspolitikker, kommunens miljøagenda eller strategi for bedre borgerservice.

- I den slags sager tænker medarbejderne ikke nok i journalisering. Måske fordi det typisk er projektfolk eller udviklingskonsulenter, som ikke nødvendigvis har det samme indgående kendskab til forvaltningsreglerne som den garvede HK’er eller kommunens jurist. De ser projektets dokumenter mere som projektets og ikke som kommunens officielle dokumenter, og derfor ser vi problemer ved den slags sager, forklarer Mette Hall-Andersen.


Indsatsen lønner sig

Christian Larsen kan supplere med, at mange, især yngre ansatte, gerne vil gemme dokumenter på et fællesdrev, Googledocs eller Dropbox, fordi det føles lettere og hurtigere at tilgå, men problemet er, at det ikke bliver gemt rigtigt i det rigtige system – og dokumenterne kan være svære at tilgå for andre medarbejdere og forsvinder, hvis medarbejderen får nyt job.

Hvor galt det kan gå, så man i daværende Farum Kommune, da Farumkommissionen skulle finde dokumentation i sagen, forklarer Christian Larsen:

- Rigtig mange bilag, aftaler og dokumenter var slet ikke journaliseret, men stod i mapper eller lå i skuffer på chefers kontorer.

Og netop derfor er det så vigtigt at få journaliseret præcist og i de rigtige systemer, så det er let at finde dokumenterne igen.

Både Mette Hall-Andersen og Christian Larsen kan nævne eksempler på, hvornår en god praksis hurtigt viser sit værd.

Det gælder for eksempel, når kommunen får nys om, at en dårlig sag er på vej i medierne – og borgmesteren, en chef eller udvalgsformand derfor vil forlange en grundig redegørelse for forløb og sagsakter. Eller når medierne kort tid derefter søger aktindsigt i sagen.

Dertil kommer retssager ved udbud, kontrakt-uenigheder eller aftaler med eksterne leverandører, hvor det bliver altafgørende, at alle sagsakter kan findes – hvilket også gælder når Ombudsmanden, Ankestyrelsen eller revision skal gennemføre stikprøvekontroller eller gå ind i konkrete klagesager.

Men der er rigtig mange andre gode, lavpraktiske grunde til at sørge for god journaliseringspraksis.

- Når andre personer skal overtage sager ved sygdom eller nyansættelser, er det vigtigt, at sager kan overdrages. Det samme gælder, når andre og nye myndigheder, for eksempel Udbetaling Danmark, skal overtage hele eller dele af et sagsområde. 


  • 1
    Tidspunktet

    Hovedreglen er, at dokumenter skal journaliseres samme dag eller senest dagen efter.

  • 2
    Status

    Notér hvilken status dokumentet har. Hvilken version er det? Er det et udkast eller det endelige (vedtagne) dokument?

  • 3
    Navngivning

    Navngiv dokumenter, mails, notater o.l. så de har en sigende titel. Ikke blot ”henvendelse ang. børnesag”, men navngiv det, så det skiller sig ud fra andre tilsvarende henvendelser, så det let kan søges/genfindes i systemet.

  • 4
    Vejledningssager

    Vejledningssager (til forskel fra afgørelsessager) behøver strengt taget ikke journaliseres, men ofte vil det være godt at gøre det. F.eks. en vejledning til en borger, hvordan f.eks. lokalplanens bestemmelser skal forstås, hvis der efterfølgende kommer en sag om, at borgeren har ombygget sit hus i strid med reglerne.

  • 5
    Overblik

    Overblik over en borgers eller virksomheds kontakt med kommunen sker lettest, når hver henvendelse/afgørelse er oprettet som enkeltsager – i stedet for at man journaliserer alle mulige emner ind på samme sag.

  • 6
    Sagsområder flyttes
    Det gælder især også i de situationer, hvor sagsområder overflyttes til f.eks. Udbetaling Danmark – her bliver det lettere at håndtere de oplysninger, som den anden myndighed kan få.

  • 7
    Glem ikke...
    Glem ikke skoleintra og andre intranet-løsninger. Der kan ligge mobbepolitikker, referater fra skolemøder o.l. som også skal journaliseres for at dokumentere den offentlige forvaltning.

  • 8
    Kvalitetssikring

    Sørg for at have en procedure for kvalitetssikring. Lav f.eks. søgninger i systemet. Er der områder, hvor der ikke dukker så mange sager op som forventeligt? Er det let at få overblik, f.eks. via god navngivning? Hvis man søger specifikt efter dokumenter, kommer de så frem? Følger man kommunens retningslinjer for god journaliseringsskik?

  • 9
    Forkortelser
    Brug kun helt officielle forkortelser i navngivning – ingen hjemmegjorte.

  • 10
    Beskriv mails og filer

    E-mails (sendte såvel som modtagne) samt lyd- og billedfiler er også dokumenter som skal journaliseres i sagen – disse filer og mails skal også særskilt beskrives tydeligt.

Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk