HK.dk logo

FAGLIGT: Kunsten at lave den gode dagsorden

04. april 2016  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Et klart formål, en god opbygning og præcise beskrivelser af hvert punkt er nogle af de elementer, som en god dagsorden og dermed et godt møde er bygget af. Læs her om tips og tricks til at lave den gode dagsorden, hvad enten det er til et vigtigt byrådsmøde, det ugentlige afdelingsmøde eller et møde på skolen.

Hvor svært kan det være at lave en dagsorden? Tjaa, det er ikke nødvendigvis svært at lave en dagsorden, men det kan være en kunst at lave den gode dagsorden - som danner fundamentet til det gode møde. 

For hvor tit har man ikke fået tanken ”hvad laver jeg egentlig her”? Eller endnu værre; ”kæft hvor er det spild af liv”.

Marianne Bolvig kender til hele spektret af møder. Dels via hendes 12 år som chef i Farum og Furesø Kommuner, dels via hendes nu fem år som selvstændig konsulent, hvor hun har specialiseret sig i at undervise og være konsulent på kommuners udarbejdelse af dagsordener – og hvad deraf følger. 

I øjeblikket arbejder hun med ti kommuner og én region med henblik på at lave bedre dagsordener, bedre møder og bedre dialog.

Formål skal stå klart

Tre nøgleord går igen i Marianne Bolvigs pointer og budskaber - nemlig formål, formål og formål.

- Hvis man vil undgå frustrationer, så kan det ikke understreges nok, at formålet skal stå lysende klart for deltagerne ved et møde. Og det gælder på flere planer. Dels hvorfor mødet skal holdes og hvorfor ”sidder jeg her som deltager”.

Og når hun siger, at formålet skal stå klart, så mener hun bogstaveligt talt stå klart. 

For med en udsendt dagsorden bør der også klart og tydeligt stå skrevet, hvad det overordnede formål er.

På samme måde skal der til hvert enkelt punkt på dagsordenen stå, hvad formålet med netop dette punkt er, altså om punktet er til beslutning, drøftelse eller orientering.

Om Marianne Bolvig

55 år. Uddannet cand.mag. i kulturformidling. Kulturchef, kommunikationschef mv i Farum og Furesø kommuner. Siden 2010 selvstændig konsulent i bolvigkom.dk hvor hun har specialiseret sig i kommunikation, mødeledelse og dagsordener

Faste møder flyder ud

Men gælder det også vores ugentlige afdelingsmøde, vil mange sikkert spørge?

Og ja, det gør det, lyder det ligeså klare svar fra Marianne Bolvig.

- Netop sådanne møder, hvor man fast mødes, har ikke bare en tendens til at fylde den tid, som er afsat, selv om der ikke altid er indhold til det, men man glemmer også tit at holde fokus på, hvad formålet med de enkelte punkter er, og dermed kan der let opstå frustrationer og fornemmelse af spild af tid.

Marianne Bolvigs pointer er ikke, at alt skal være effektivt og strømlinet, for hvis man gerne vil bruge mødet til social samvær også, så fair nok, men man skal bare have en fælles forståelse af det.

Bilag skal tygges igennem

En særlig afdeling er dagsordener, hvor der følger bilag med – hvilket især gælder politiske møder. Her oplever hun, at bilag alt for ofte blot hæftes på – uden analyse, uden sammenfatning, ”oversættelse” eller konklusion.

- Der bør embedsmænd og stabsmedarbejdere påtage sig en formidlingsopgave, så indholdet bliver forståeligt og vinklet på de relevante pointer. Man kan ikke bare stille 20 siders bilagsmateriale om økonomi utygget til rådighed. Den gode dagsorden har bearbejdet materialet.

I forlængelse heraf hører hun i stigende grad politikere efterspørge en ny type indstillinger. Sædvanligvis opremser en indstilling blot en lang række argumenter for at et givet forslag skal vedtages.

Men ikke et ord om ulemperne ved det – endsige konsekvenser ved at stemme nej.

- I stedet for at få kun én vinkel præsenteret vil flere og flere politikere gerne have en afvejet indstilling, fx med to eller tre scenarier, der hver repræsenterer en vinkel eller et hensyn. På den måde gør man politikere til politikere og ikke bare håndsoprækkere.

10 tips: Sådan laver du den gode dagsorden

  1. Skriv i dagsordenen, hvad formålet med mødet er.
  2. Skriv til hvert punkt formål, herunder hvilken sagstype et punkt er: Til beslutning, drøftelse eller orientering. Efterfulgt af tidsramme for punktet.
  3. Angiv navn på mødeleder, og hvem der er ansvarlige for de enkelte punkter.
  4. Start med beslutningspunkterne, så der er mest tid og energi til dem.
  5. Læg gerne åbne drøftelsespunkter ind. Det giver god energi at drøfte og diskutere et emne – uden der nødvendigvis følger en beslutning med.
  6. Orientering/meddelelser skal ligge til sidst – idet indhold typisk kan sendes på mail som alternativ.
  7. Indfør ”dagsordenmøder” – særligt hvis alternativet er, at udkast til punkter vandrer op og ned i det administrative hierarki, hvor udkast skrives om – og om igen.
  8. Bilag til mødet skal ikke bare være bilag, men skal være ”oversat”, bearbejdet og eventuelt med et resume, en analyse eller en konklusion.
  9. Hvis dagsorden indeholder ”indstillinger”, skal disse skrives journalistisk, altså med konklusion først og dernæst redegørelse.
  10. Arbejd henimod, at hele organisationen får en ensartethed i dagsordener. Det gavner de personer, som deltager i møder på tværs af forvaltninger og politiske udvalg.

Kort sagt indeholder den gode dagsorden disse punkter: Formål, mødeleder, hvem samler op, tidsangivelser, og hvilken sagstype punktet er.

Send besked til forfatter


Annuller

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk