HK.dk logo

Fagligt: Kan du din aktindsigt?

20. april 2016  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Aktindsigt kan på den ene side være angstprovokerende og en tidsrøver af de store. På den anden side indebærer den en række ædle hensigter for borgere og demokratiet. Men kan du reglerne om aktindsigt?

En sagsbehandler kan let få den tanke, at en anmodning om aktindsigt fra en borger er udtryk for mistillid til systemet, kommunen eller ligefrem den pågældende medarbejder.

Men desto vigtigere er det, at aktindsigten bliver besvaret og håndteret godt – og at borgeren ikke sidder tilbage med en måske forstærket følelse af, at kommunen skjuler oplysninger for vedkommende.

- Hvis den mistillid skal vendes, er det helt afgørende, at anmodningen sker ifølge reglerne, så borgeren igen får tillid til myndigheden. Men jeg ser desværre eksempler på, at der mangler helt basale elementer i svar og dokumenter til borgeren.

Sådan lyder det fra Maria Louise Friis, der er uvildig borgerrådgiver i Aalborg Kommune, og problemet har hun kraftigt påpeget i sin nylige rapport om kommunens tilstand – set gennem hendes juridiske briller med stærk styrke i forvaltningsret og retssikkerhed.

Til gavn for borgeren

Selv om fokus ofte er på journalisters aktindsigt ifølge Offentlighedsloven, så har Maria Louise Friis haft sit blik rettet mod aktindsigt ifølge Forvaltningsloven – altså hvor en borger som part i en sag søger aktindsigt i sin sag.

Selv om det kan indebære et kæmpe arbejde at gennemtrawle en personsag for oplysninger og dele af dokumenter, der skal undtages, så er borgerådgiverens pointe, at en sagsbehandler skal have formålet for øje.

- Man skal tænke på, at det en måde for borgeren til bedre at kunne varetage sine interesser i en sag ved at blive oplyst. Hvis sagen kører, giver det mulighed for at kunne korrigere og supplere oplysninger, inden sagen afgøres. Og hvis sagen er afgjort, er det en mulighed for borgeren til at tjekke afgørelsen og eventuelt klage over den.

Derfor er hendes anbefaling, at man faktisk vejleder parter til at søge aktindsigt i egne sager.

Hvornår er man part?

Og hvad skal så udleveres?

Det korte svar er: Alt! Og der skal være tungtvejende grunde til ikke at udlevere dokumenter.

Den primære undtagelse gælder, hvis der indgår ”anden parts” private oplysninger – det kan være en beskyttet adresse - så skal disse undtages, fx ved overstregning. Og det er rigtig nok den proces, der kan tage rigtig, rigtig meget tid – især i børnesager.

Næste spørgsmål er, hvordan en part skal forstås. Det korte svar er: Hvis sagen er adresseret til dig.

I børnesager vil det sige barnet (fra en vis alder) samt moderen og faderen – forudsat de har forældremyndighed. Det vil sige, at en samboende person eller en biologisk far uden forældremyndighed, ikke er part.

Men her kommer kommunens vejledningsforpligtigelse ind i billedet, understreger Maria Louise Friis.

For hvis man ikke er direkte part ,skal man vejledes om de andre muligheder for en borger fx at søge den såkaldte ”egen access” via Offentlighedsloven, hvor en borger kan søge aktindsigt i alle oplysninger, der er noteret om personen selv – også hvad der findes på gule post-it, sms’er mv. Ligesom der kan henvises til at søge via Persondataloven, hvor man kan se alle registrerede data om én – i såvel offentligt som privat regi.

Sagsbehandling halter

I andre sager, fx byggesager, miljøsager og lignende, er man part, hvis man er berørt af sagen. Det vil sige nærmeste naboer, men hvor langt ude af vejen man kan siges at være berørt, er en konkret vurdering. Økonomisk berørt er også en faktor, som kan gøre en til part.

Maria Louise Friis kan dog konstatere, at sagsbehandlingen ved aktindsigter halter på en række afgørende punkter.

Først og fremmest er svaret en afgørelse – og skal skrives som sådan.

Det vil sige, at den skal indeholde begrundelser og klagevejledning. Og begrundelsen skal indeholde begrundelser og henvisning til paragraffer om, hvorfor dokumenter måtte være undtaget, ligesom der skal anføres overvejelserne om muligheden for at give mer-offentlighed – og hvorfor der i givet ikke er givet mer-offentlighed.

En anden typisk mangel er, at borgeren ikke får tilsendt aktlisten, altså det samlede overblik over dokumenter på sagen.

- Det er lige præcis den forglemmelse, der kan give næring til frustration og mistillid, for så vil borgeren måske tænke, at der sikkert mangler nogle dokumenter. Så sørg for at sende aktlisten med, lyder Maria Louise Friis’ klare anbefaling.

En misforståelse vil hun også lige rydde af vejen, nemlig oplysninger om ansatte.

- Som udgangspunkt er navne på medarbejdere ikke undtaget for aktindsigt, men skal udleveres, og det gælder, hvis der fx ansøges om lønoplysninger, arbejdsopgaver og uddannelse på ansatte. Det er kun, hvis der vurderes at være tale om chikane, eller det vurderes, at medarbejderen risikerer trusler, at man skal overveje at undtage disse oplysninger.


Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk