HK.dk logo

Sådan må du bruge SMS i kommunikationen med borgere

31. maj 2016  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

SMS bruges i stigende grad til at kommunikere med borgere, både uformelt og formelt. Datatilsynet har nu opdateret sine retningslinjer for, hvordan man i den offentlige forvaltning kan bruge sms – og hvad man som medarbejder skal være opmærksom på.

Datatilsynet har opdateret retningslinjer for brug af sms i kommunikationen mellem borgere og myndighed.

Med retningslinjerne forsøger Datatilsynet fortsat at finde en fornuftig balance mellem på den ene side behovet for at anvende sms til god service og effektiv borgerkontakt og på den anden side behovet for at beskytte personoplysninger mod misbrug, tab og uvedkommendes adgang.

De nye retningslinjer skal som udgangspunkt gælde frem til den nye EU-regulering træder i kraft. 

Her følger de væsentligste punkter:

Datatilsynet anbefaler NemSMS: Baggrunden for anbefalingen af NemSMS er, at løsningen bl.a. har indbygget validering af telefonnumrene, samt at der i løsningen er indbygget en række kvalitetssikringsfunktioner, som skal sikre, at der ikke sendes beskeder til forkerte modtagere. 

Aftalepåmindelser og andre servicebeskeder: Beskeder kan indeholde fortrolige og/eller følsomme oplysninger, fx som følger: 
  • ”Husk din aftale [dato/kl.] på [X] Hospital, [adresse], Diabetesambulatoriet, indgang [Y]. Evt. afbud på [tlf.nr./e-mailadresse].”
  • ”Husk din aftale [dato/kl.] med [X] Kommune, Misbrugscentret, [adresse].” 
  • ”Vi har indsat kontanthjælp kr. 2.400,- på din konto. Mvh. [X] Kommune.” 

Kun hvis borgeren har sagt ja: Det er en forudsætning, at der er indhentet samtykke fra borgeren, hvis oplysningerne indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger. Borgeren skal klart have sagt ja til, at sms eller e-mail benyttes til servicebeskederne. Borgerne skal til enhver tid have mulighed for at fravælge sms og e-mail. 

Der må ikke sagsbehandles

CPR-numre må ikke indgå: Oplysninger om CPR-numre må ikke indgå i de servicebeskeder, som myndigheder sender via almindelig sms eller e-mail. 

Kun om personen selv eller dennes børn: Beskederne må ikke indeholde oplysninger af fortrolig eller følsom karakter om andre end modtageren selv eller dennes børn. 

Ikke sagsbehandling: Der skal fortsat anvendes løsninger med kryptering, hvis der sendes fortrolige/personfølsomme oplysninger i forbindelse med egentlige sagsbehandlings (f.eks. partshøring, indhentning af oplysninger til brug for en sag, aktindsigt). 

Læs i øvrigt hele artiklen i Kommunalbladet nr. 5


Send besked til forfatter


Annuller

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Vi er ved telefonerne mandag til torsdag kl. 8-17. Fredag kl. 8-16.

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6-24.

Mit HK

Mit HK er din personlige side, hvor du kan fx kan se dine medlemsfordele, kurser og overenskomst.

Log på Mit HK

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk