HK.dk logo

Fra kontorautomatiseringsvikar til skabelonsaneringsekspert

23. juni 2016  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Joan Lundgren hjælper med at løse kollegernes it-problemer. Her er det beredskabsinspektør Helene Roest, der får assistance.

Joan Lundgren har netop afsluttet et projekt for Aabenraa Kommune, hvor man er gået fra 7.000 forskellige wordskabeloner til kun 5. Men projektet tegner også et billede af den teknologiske udvikling, som Joan Lundgren har været en del af de seneste 30 år.

De allerførste kontorelevsko trådte Joan Lundgren i Sønderjyllands Amt, men i 1986 skete der noget afgørende i hendes karriere. Hun fik job i Aabenraa Kommune. Kontorautomatiseringsvikar hed stillingen, og den skulle ikke bare forme hendes nye kolleger it-mæssigt men så sandelig også hende selv.

Man kan sige, at der er blevet bundet en fin sløjfe fra edb’ens barndom og første spæde skridt til ekstrem digitalisering. For nu 30 år senere har hun netop afsluttet et stort projekt i Aabenraa Kommune, hvor hun som projektleder har stået i spidsen for at sanere antallet af word-skabeloner fra 7.000 forskellige til nu kun at bestå af 5. 1986 var it-begrebet ikke rigtigt opfundet, man talte om edb – og det var, hvad Joan Lundgren skulle sætte gang i i Aabenraa Kommune i sin stilling som kontorautomatiseringsvikar.

Hun havde nemlig som en af de første overhovedet taget et såkaldt pc-kørekort, og derfor var hun en af frontløberne ud fra datidens målestok inden for brug af ”det dersens nye edb”. Og derfor fik hun stillingen.

- Jeg kan huske, at hvert sekretariat kun havde én pc, resten arbejdede stadig med skrivemaskiner.

Men nu ville kommunen indføre arbejdscomputere til hver medarbejder.

- Derfor gik jeg rundt til hver enkelt medarbejder med en computer med hele 10 megabyte hukommelse i harddisken for at introducere maskine og teknik til dem. Og her taler vi om at lære at tænde for computeren, hvordan man skriver, sletter og gemmer, husker Joan Lundgren.

Dertil kommer det kuriosum, at én gang om ugen blev de store lagringsmedier - båndrullerne i sekretariaterne – sendt til Kommunedata og afkodet for dokumenter og lignende.

Kære Joan, vil du hjælpe?

Nu var Joan Lundgren for alvor blevet kendt som en, der kunne noget med edb, så det spor fulgte hun – og har lige siden været it-superbruger, hvad enten det har været i borgmestersekretariater, kommunikationsafdeling – eller som nu hvor hun er administrativ medarbejder i Brand & Redning, et § 60-selskab mellem Tønder, Haderslev og Aabenraa Kommuner.

Men altid med opgaver, som rakte ind i it-verdenen blandt andet undervisning, support, hjemmesider, annoncering og nyhedsbreve.

I 2012 fik hun så en henvendelse fra it-chefen i hendes ”gamle” kommune, Aabenraa, der lød nogenlunde sådan her:

”Kære Joan. Vi skal have ryddet op i vores mange word-skabeloner i Aabenraa Kommune, og du er vel strengt taget den, der ved mest om det. Vil du være projektleder på den opgave?”

Chefen i Brand & Rednings-selskabet nikkede til det – og så var det bare at gå i gang. Og opgaven var til at føle på.

Ved kommunalreformen i 2007 var fem kommuner blevet til én, men det grafiske udtryk haltede bagefter. De mange institutioner og afdelinger havde i vid udstrækning holdt fast i deres brev-skabeloner og logoer.

- Det betød, at vi havde omkring 7.000 forskellige brevskabeloner og blanketter at håndtere. Og lad os bare sige det, som er - det var noget rod og ikke særligt kønt med nogle af de selvkomponerede dokumenter, fortæller Joan Lundgren.

Ikke alene gav det et meget uensartet billede udadtil over for borgeren, men det var også et kæmpe arbejde at vedligeholde og opdatere de enkelte skabeloner, når der kom ændringer i adresser, lovændringer, logoer og hvad der ellers skal rettes til.

Et korps af testere

Joan Lundgrens opgave blev derfor at stå i spidsen for en sanering og kraftig oprydning i junglen af skabeloner.

Men undervejs udviklede opgaven sig faktisk en del. For oveni kom krav om at spare markant på portoudgifter i kommunen, indførelse af elektroniske formularer, kommunikation via digital post og e-boks og problematikken omkring underskrifter på elektroniske breve og blanketter.

Hele processen løb over næsten tre år, og nu er man endt med kun at have fem – siger og skriver fem – skabeloner, som man skal forholde sig til. Og fordelen er, at ændringer kun skal laves ét centralt sted.

- Og måske ret så overraskende – så er det faktisk blevet taget rigtigt godt imod, hvor man måske kunne have forventet noget modstand, når vi ændrer den slags, fortæller Joan Lundgren.

Hun tror, at flere ting har medvirket til den gode stemning. For det første fik hun aktiveret et korps på 20 lokale superbrugere, som har introduceret og ikke mindst testet de mange nye tiltag på kollegerne.

For det andet har hun udviklet et fuldt undervisningsmateriale, som de lokale superbrugere har kunnet bruge ved workshops og lignende.

- Alt i alt betyder det, at kollegerne ikke føler, at de bare har fået trukket noget ned over hovedet, men har været med i processen.

Om Joan Lundgren

63 år. Startede i Sønderjyllands Amt i 1983, og kom derefter til Aabenraa Kommune. Her kom hun videre til borgmesterafdelingen og til slut ved kommunesammenlægningen i kommunikationsafdelingen. Alle steder med funktion af it-superbruger ved siden af de øvrige opgaver.

Fra 2011 i Brand & Redning, som siden januar 2016 har været et § 60 selskab i et samarbejde mellem Tønder, Haderslev og Aabenraa Kommuner. Sidder primært med økonomi, elektronisk dagsorden og hjemmesiden. Er stadig superbruger.

Send besked til forfatter


Annuller

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk