HK.dk logo

Fagligt: I aktindsigter er der ikke plads til fejl

21. december 2016  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

I gamle dage handlede sagsbehandling af aktindsigter om at bladre og overstrege i fysiske sagsmapper og dokumenter. Nu er det primært digitalt, og i jobcentret i Silkeborg Kommune sidder fem administrative medarbejdere, der har til opgave at tage sig af det stærkt stigende antal af aktindsigter i egne sager.

Det er ikke fordi, Heidi de Thurah bliver hidsig over endnu en anmodning om aktindsigt fra en borger, at hun kan finde på at sætte Volbeat på anlægget og herefter høretelefonen godt ned om ørerne, så hendes tre andre kolleger på kontoret ikke forstyrres.

Men musik – og ja selv Volbeat – er hendes metode til at kunne koncentrere sig et hundrede procent om sagsbehandlingen af en aktindsigt.

- Det er meget intenst, og man kan ikke have gang i flere ting på samme tid, fordi det gælder om at have fuld fokus på netop den sag og detaljerne i den, og så nytter det ikke, at man har en anden opgave kørende ved siden af, forklarer Heidi de Thurah.

Normalt vil man helst ikke arbejde i et miljø, hvor nul-fejls-politikken hersker, men lige nøjagtig her er det alfa og omega.

- Da det er personfølsomme oplysninger vi arbejder med, er det afgørende, at der ikke optræder cpr.nr. og lignende oplysninger i de udleverede dokumenter om andre end den borger, der har ønsket indsigt i sin sag, fortæller Heidi de Thurah.

Derfor er en af de interne regler for sagsbehandlingen, at man kun må have én sag åben ad gangen.

Kræver flere resurser

Heidi de Thurah sidder på jobcentret i Silkeborg Kommune, hvor hun ud over en række administrative og økonomiske opgaver tager sig af anmodning om aktindsiger ifølge forvaltningsloven fra borgere.

Faktisk er hun en del af en gruppe på fem medarbejdere, primært HK’ere, der har til opgave at sagsbehandle aktindsigter fra borgere og virksomheder eller videregivelse af oplysninger til andre myndigheder, eksempelvis Ankestyrelsen.

Hendes chef Jesper Cetnie Rasmussen forklarer, at man på det seneste har allokeret flere resurser til gruppen.

En af grundene er, at man oplever flere anmodninger.

- Gennem de seneste år har vi oplevet en stor stigning i antallet af henvendelser, og én forklaring er, at beskæftigelsesområdet har været igennem flere større reformer, og det medfører nok usikkerhed om retsstilling hos en del borgere, som føler et behov for at se deres sag, siger Jesper Cetnie Rasmussen.

Blandt andet den udvikling har nødvendiggjort flere resurser, men også de ubønhørlige krav om rettidighed og nul-fejl har spillet ind.

I en periode var man bagefter med sagsbehandlingen, hvilket betød, at svarfrister måtte rykkes og borgerens klagefrister af den grund også måtte rykkes.

En forvaltningsmæssig uholdbar situation

Men dertil kommer også en erkendelse hos Jesper Rasmussen om, at man har måttet være endnu skarpere på arbejdsgangene.

Sagen er, at man med blot tre-fire klik kan generere dokumenter fra diverse fagsystemer og ESDH og derefter have en færdig pakke til borgeren.

- Men vi har oplevet fejl. For med den øgede digitalisering af opgaven, skal vi virkelig være spidse på, at vi ikke kommer til at inddrage forkerte cpr-numre.

Man har for eksempel oplevet at sende til den forkerte borger eller, at oplysninger om en anden borger var med i pakken, fordi en sagsbehandler i tidernes morgen har lagt sagen på et forkert cpr. nr.

Flere hundrede sager

Og her kommer Heidi de Thurah og hendes fire kolleger ind i billedet – nemlig i forhold til sagsbehandling og ikke mindst kvalitetssikring.

Først kategoriseres henvendelserne i forhold til, om det er videregivelse af oplysninger eller aktindsigt, derefter gennemgår hun samtykkeerklæringen i forhold til hvilke tilladelser, der er givet, og så er det at søge og gå på jagt i de fire tilknyttede fagsystemer.

Silkeborg er nemlig en af de kommuner, hvor alle fysiske sagsmapper nu er konverteret til digitale udgaver – derfor er der praktisk talt ingen fysiske papirer og sager, der skal bladres igennem.

Søgningen giver hende en færdig pakke med dokumenter – og her starter så det arbejde, som kræver absolut fokus eller Volbeat.

- Jeg skimmer alle dokumenter igennem for at se, om de tilhører det rigtige cpr. nr. og ikke mindst for at se, om der optræder oplysninger på andre personer, som ikke er omfattet af aktindsigten. Hvis der gør det, kan jeg inde i systemet overstrege disse oplysninger.

Heidi har efterhånden haft flere hundrede sager igennem hænderne.

De hurtige, for eksempel når alt i samtykkeerklæringen er afkrydset, tager cirka en halv time, mens de mere komplekse med ikke bare mange dokumenter men også mange overstregninger og ekstraheringer, kan tage op imod en hel arbejdsdag.

Hun peger især på tre kompetencer, som er nødvendige i forhold til opgaven.

- Man skal kunne de helt basale regler og paragraffer i forvaltningsloven og persondataloven, som er dem, vi arbejder efter her i jobcentret.

Dernæst er det nødvendigt, at man er ret så skarp på it og fagsystemer, for eksempel søgninger.

- Og så skal man kunne fokusere og koncentrere sig et hundrede procent.

Med eller uden Volbeat.


Gode råd om aktindsigt

Silkeborg Kommunes fire råd til god sagsbehandling af aktindsigter (efter FvL):

  1. Arbejd kun med én sag ad gangen, så fokus ikke forstyrres.
  2. Udarbejd en vejledning til de medarbejdere, som sidder med aktindsigter, så alle følger de samme retningslinjer.
  3. Hav et klart snit i forhold til hvilke anmodninger om aktindsigter, der skal omkring juridisk afdeling. I Silkeborg Kommune er det henvendelser fra medier o.l. samt henvendelser, som går på tværs af mange afdelinger, for eksempel børnesager.
  4. Få en aftale med juridisk afdeling om, at de svarer hurtigt tilbage, gerne inden for en time, hvis der er brug for svar på et spørgsmål i forbindelse med aktindsigten.

Send besked til forfatter


Annuller

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

Brug for HK?

Skriv til os

Brug formularen her, så får du hurtigt svar.

SKRIV TIL OS

Følg os på Facebook

Få tips til dit arbejdsmiljø, viden om arbejdsmarkedet, karriereudvikling samt kontante medlemsfordele

Følg os

Ring til os

Fagforeningen: Mandag til torsdag kl. 8.00-17.00. Fredag kl. 8.00-16.00. A-kassen: Mandag og onsdag: 08.00-17.00 Tirsdag og torsdag: 08.00-12.00 Fredag: 08.00-16.00

HK's fagforening: 7011 4545

HK's a-kasse: 7010 6789

Tekniske problemer

Ved tekniske problemer på hjemmesiden, ring til 4437 1563. Åbent 6.00-24.00.

... eller skriv til os her

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Har du glemt din adgangskode?

Få tilsendt en ny kode på sms eller email.

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk