Man kan ikke bare læne sig tilbage

Fra HK/Privatbladet nr. 2, 2017, som udkommer 24. februar.

Hold da op! Nu skal der da ske noget! Skal jeg nu til at arbejde dobbelt så stærkt?
Sådan tænkte bogholder Annika Maria Hansen, da hun for efterhånden nogle år siden fik hele to computerskærme at skulle arbejde på.

Sådan blev det heldigvis ikke. Hun skulle ikke lave dobbelt så meget. Til gengæld gav de to skærme meget mere overblik, og det blev nemmere for hende at holde styr på opgaverne - og løse dem.

Jobbet som bogholder har udviklet sig meget, siden Annika Maria Hansen blev uddannet for snart 20 år siden. Og det udvikler sig fortsat.

- Jeg tror ikke, at bogholderjobbet vil forsvinde, men det vil være markant anderledes. Der vil være for mange af arbejdsopgaverne, der er blevet automatiseret, til at man kan have en almindelig bogholder ansat på fuld tid, vurderer Annika Maria Hansen.

På hendes egen arbejdsplads, Phønix Tag Nordjylland i Svenstrup J, har hun kunnet mærke forandringerne komme lidt efter lidt. I gamle dage, som ikke er så længe siden endnu, skulle alle dokumenter stemples pr. håndkraft.

For eksempel var det tidligere noget af en ekspedition at betale en regning. Fakturaen kom med posten og blev stemplet af chefen. Derefter delte Annika Maria Hansen fakturaerne ud til byggelederne, som så skulle underskrive fakturaen for at tilkendegive, at den var ok. Så kom fakturaerne retur til Annikas bord, og derefter var det endelig tid til at taste dem manuelt ind i systemet.

I dag kommer langt de fleste regninger ind elektronisk, og de kan hurtigt blive sendt videre til byggeleder og chef, som godkender til betaling. Ingenting ligger på et skrivebord i flere dage.

Det er efterhånden også blevet meget nemmere at sende regninger til kunderne. Slut med at printe, kuvertere, og frankere og køre på posthuset, når dagen er omme. De bliver sendt elektronisk direkte til kunden, og når der bliver trykket ”bogfør faktura”, sender systemet pr. automatik fakturaen til kundens mailadresse.

Timesedler udfyldes via en app

Lønberegningerne er også på vej til at blive smartere. I dag udfylder de ansatte en håndskrevet timeseddel, som de enten afleverer på kontoret eller sender et billede af til Annika Maria Hansen. De mere avancerede pc-brugere udfylder timesedlen i et Excel-ark.

- Men faktum er, at alle timesedler kommer ind på bordet pr. mail eller i hånden, og så skal jeg taste dem manuelt ind i økonomisystemet. Det er en pæn håndfuld, med 31 tagdækkere ansat!, konstaterer hun.

Nu får tagdækkerne snart en app - om nogle måneder skal et par af medarbejderne teste den. De skal selv taste deres arbejdstimer, kørte kilometer og skurpenge ind. Det skal så kontrolleres af Annika Maria Hansen og byggelederen, og derefter vil lønnen blive bogført og gjort klar til udbetaling.

Tid og rum til nye opgaver

Fordi der er blevet - og fortsat bliver - meget mindre manuelt arbejde, forventer Annika Maria Hansen at få mere tid til at kontrollere, at mellemregningerne og afstemningerne er, som de skal være. Og så skal der fokus på optimering og udvikling i såvel de bestående som nye forretningsgange og processer. En arbejdsopgave, som Annika Maria Hansen tager sig af.

- I starten er der selvfølgelig rigtig meget kontrol med, at systemerne virker, som de skal. Og med at formidle eventuelle ændringer, der kan forbedre programmet og arbejdsprocessen, til it-leverandøren. Men med tiden skal jeg have en større rolle med at undersøge, om der er mulighed for at effektivisere i virksomheden og hjælpe mine arbejdskollegaer, således vi i pressede situationer kan gå ind og hjælpe hinanden mere, end vi kan i dag, fortæller Annika Maria Hansen.

- Jeg har taget flere kurser i regnskab og Excel, så jeg har fået mere viden til at kunne analysere og gå ind i mellemregningerne. Jeg forsøger at være klar til nye arbejdsopgaver, når automatisering overtager nogle af mine gamle. Jeg vil sætte mig på området og gøre mig lidt uundværlig, siger hun.

Puf fra HK

Det var HK, der gav Annika Maria Hansen et puf. Eller måske mere et vink med en vognstang. Annika Maria Hansen deltog i et HK-netværksmøde, hvor der blandt andet blev diskuteret, om bogholderen havde en fremtid. Og det så dystert ud. Kort efter ringede Annika Maria Hansen til Aalborg Handelsskole for at høre, hvad de havde af kursusmuligheder for hende.

Annika Maria Hansen vil gerne sit firma, som hun siger det. Hun arbejder sig derfor ud i nye, mere analytiske arbejdsopgaver, som hun har forberedt sig på gennem efteruddannelse:

- Man kan ikke bare læne sig tilbage. Da jeg hørte, at bogholderens fremtid var truet, tænkte jeg, at det bliver spændende med udfordringen. Det handler om selv at komme med idéer til, hvordan man kan skabe sit job. Vi bogholdere må op på hesten og se mulighederne og udfordringerne og ikke lade os blive slået af!