Horsens vil finde unødvendig dokumentation
06. marts 2017 | HK Kommunal | Mogens Jepsen
De næste to år skal dokumentationen i Horsens Kommune under en kæmpe lup. Giver dokumentationen ikke mening for medarbejderne, så skal den fjernes, forklares eller udvikles, indtil den gør.
Horsens Kommune går nu i gang med at uddanne et hold dokumentationsagenter.
Det sker i forbindelse med et kæmpe to-årigt projekt, der skal sætte lup på dokumentationen i kommunen.
I bedste fald afsløre og dermed fjerne unødvendig dokumentation – eller det kan være dokumentationen skal udvikles.
Projektet er startet som en idé i kommunens hovedudvalg om, at medarbejdere og ledere har en fælles interesse i at arbejde med emnet dokumentation.
I dette forår skal der uddannes et sæt dokumentationsagenter, som sammen med to udvalgte arbejdspladser på to forskellige fagområder skal køre et pilotprojekt hver.
Skal leve op til 6 regler
Det sker med spørgsmål som disse i baghovedet: Hvad dokumenterer vi? Hvorfor gør vi det? Hvordan gør vi det? Hvornår gør vi det? Giver det mening for den medarbejder, der udfører dokumentationen?
For at en given dokumentation skal overleve tjekket, skal den leve op til følgende regler.
- Være relevant og vigtig
- Skal give mening i sådan et omfang, at det afspejler sig direkte i formålet
- Være effektivt – både teknisk, fagligt og resultatmæssigt
- Understøtte tværfagligt samarbejde og skabe helheder i løsningen af kerneopgaven
- Skabe værdi for borgeren – direkte eller indirekte
- Skal have et klart og kommunikeret formål, hvis der er tale om kontrol som et vilkår.