Få succes med netværksmødet

Fra HK/Privatbladet nr. 4 2017, som udkommer 28. april.

Sæt scenen inden mødet

Send en inspirerende invitation til deltagerne forud for mødet. Lad dem vide, at du har forberedt et spændende program, som de ikke må gå glip af. Husk at gøre det tydeligt:

• Hvor og hvornår skal I mødes?
• Hvad er temaet for mødet?
• Hvad er programmet, evt. bare i overskrifter?
• Er der noget, de skal medbringe/forberede?
• Hvordan skal de tilmelde sig/melde afbud?
• Anden vigtig info?

Skriv kort og præcist, gerne i en positiv tone. Formålet er at skabe forventninger om et udbytterigt møde, som de ikke vil gå glip af.

Skab de bedste rammer

Kom i god tid inden mødet, og gør lokalet klar. Overvej bordopstillingen - det er ofte en fordel med enten mindre gruppeborde til 4-6 personer, hvis I er mere end 10, og er I færre, så lav et stort fælles bord, hvor alle kan sidde sammen og se hinanden.
Har du mulighed for det, så tag en dug med, lav en lille skål med chokolade eller frugt, og sæt et lys på bordet. Du kan også sætte lidt stille musik på, som kan fylde rummet, imens deltagerne ankommer. Det er med til at bryde isen for de første, der kommer. Det er alt sammen med til at give en hyggelig stemning og skabe en god atmosfære.

Forbered et godt program

Vær opmærksom på både at have en klar dagsorden for, hvad I skal tale om, og en plan for, hvordan I skal tale om de forskellige punkter. Varier programmet, så der både er tid til noget fælles og til at snakke i mindre grupper eller med lige præcis de deltagere, man har en særlig interesse i at tale med. Husk også god tid til pauser - det er vigtig tid til at få netværket i uformelle rammer.

Husk det gode værtskab

Det er de færreste af os, der inviterer gæster hjem og så er gået ind til naboen, når de kommer, eller ikke har lidt at drikke eller spise at byde på. Så det er også vigtigt at huske på, når vi inviterer til netværksmøde. Sørg for at være klar i god tid, så du har ro og tid til at tage godt imod dine netværksgæster, når de ankommer. Og vær den gode vært både før, under og efter mødet.

Gå ikke ned på forplejning

Hav kaffe og te sat frem til deltagerne, når de kommer. Så er der lidt at foretage sig, når de kommer. Og husk også gerne at sætte koldt vand på bordene. Hvis det er et længere møde, så sørg gerne for en let frokost eller aftensmad, afhængigt af tidspunktet. Fx en sandwich eller andet, der er let at spise, uden det tager for lang tid.

Glem ikke pauserne

Sæt tid af til korte pauser minimum hver time, og sørg for en god pause på minimum 20 minutter til spisning, hvis det er et længere møde. Det er vigtigt for at holde energien oppe, og så giver det deltagerne mulighed for at netværke mere uformelt med hinanden.

Hold tiden

Det er supervigtigt at overholde tiden. Sørg for at starte til det tidspunkt, du har angivet på invitationen, også selv om der måske mangler et par stykker. Tag i stedet hensyn til dem, der rent faktisk er mødt op til tiden. Og lige så vigtigt er det at slutte til det aftalte tidspunkt. Hav respekt for, at deltagerne måske har et sted, de skal være bagefter. Rund af i god nok tid til, at alle kan komme stille og roligt ud ad døren.
Undervejs på mødet kan din tidsplan måske skride, men forsøg at nå det aftalte. Hvis der er et punkt, som I bliver nødt til at gemme til næste møde, så sig det, så du får afstemt forventningerne med deltagerne.

Vær nærværende

Der er ikke noget mere irriterende end en facilitator eller vært, der virker til hellere at ville være et andet sted. Så læg telefonen i tasken, og vær til stede. Det smitter de andre deltagere, så vær det gode eksempel.

Skab kontakter

Som facilitator kender du måske flere af deltagerne eller når at få snakket med flere forskellige i kraft af din værtsrolle. Så vær opmærksom på, om der er nogen, du tror kunne have gavn af at blive introduceret for hinanden, og hjælp dem med at skabe den første kontakt. Måske har de ikke selv opdaget, at de har noget til fælles eller kunne have brug for hinanden, så hjælp, hvor du kan.

Følg op efter mødet

Send en kort opfølgning til alle deltagere (eller hele netværket, alt efter hvad I har aftalt), og sig tak for et godt møde. Opsummer kort, hvad I talte om, og evt. hvad der kom ud af mødet. Det behøver ikke at være et langt referat, men bare et kort overblik og gerne i punktform.
Hvis du lovede nogle af deltagerne at sende dem noget eller gøre et eller andet efter mødet, så sørg også for at gøre det umiddelbart efter mødet.