Lederne skal skabe et nyt image for lægesekretærerne

– Sundhedsplatformen giver nye muligheder, som vi sammen kan udnytte til at løfte vores faggruppe. Det mener ledende lægesekretær på Rigshospitalet Glostrup Michelle Guldborg Hagelberg.

– Det er nu, vi har muligheden for at tænke strategisk og se os selv i en ny rolle, skabe en ny kultur og brande lægesekretærerne med et nyt og bedre image. Der har længe været tale om gevinstrealisering og derved efterhånden færre lægesekretærer. Antallet af ansøgere til elevuddannelsen er i år historisk lavt – så det er nu lederne skal løfte deres sekretærer fra generalister til fagprofessionelle specialister, der tager ejerskab og ansvar for kerneopgaven.

– Spurgte jeg sekretærerne før Sundhedsplatformen om, hvad de mente var deres kerneopgave, var svaret 'service, samle trådene for patienterne og koordinere det gode patientforløb'. Men når de gang på gang skal aflyse patientaftaler, rykke rundt i programmerne og indkalde i sidste øjeblik, daler stoltheden over den service, de ønsker for patienterne - og de går på kompromis med det, der i deres øjne er kerneopgaven, nemlig servicen over for patienterne.

– Som ledere skal vi derfor have fokus på at håndtere virkeligheden, og sammen med sekretærerne skabe meningsforståelse for organisationen - ikke mindst prøve at skabe mening i det arbejde, de selv udfører under vilkår, der er i konstant forandring i en hektisk hverdag, i så stor en organisation som Region Hovedstaden.

Hvis lederen bruger sin indflydelse og magt i en positiv proces, til at forstå og opnå enighed om, hvad der skal gøres og hvordan det skal gøres, kan det motivere sekretærerne til en ændret adfærd og derigennem udnytte medarbejdernes eget potentiale til at skabe vækst og fremdrift.

Lægesekretærerne er IT-stærke, de har været foran de øvrige faggrupper med Sundhedsplatformen pga. de mange konverteringsweekender, de har efterhånden overhalet supportpersonalet hos Region Hovedstadens centrale teknologienhed, CIMT, og er nu dem, som har det største overblik over Sundhedsplatformen. Det er et potentiale, som kan bruges til vækst og fremdrift.

Sekretærernes forspring og IT-færdigheder begynder nu at give det fornødne overskud til at byde ind på nye arbejdsområder og se hospitalets og klinikkens målsætning i et større perspektiv.

Lægesekretærernes overblik kan bruges til at optimere driften og sikre produktionen. De er specialisterne, der har overblikket, og de kan sikre kommunikationen og produktionen. Det er dem, der kan indkalde, aflyse og rykke rundt på patienterne – og derved sikre den bedst mulige ressourceudnyttelse.

– Når der for eksempel skal aflyses en operation og indkaldes en ny patient eller der mangler operationspersonale, så der skal flyttes rundt på senge og patienter, er der utrolig mange involverede og megen tid og ressourcer, der kan blive spildt, hvis kommunikationen ikke når ud til alle de involverede. Den koordinerende sekretær kan bruge sit overblik til at sikre kommunikationen og den effektive drift – alt imens læger og sygeplejersker kan bruge tiden til patienterne, men også til at tage mere ansvar, ved f.eks. at stille sig undrende over for opgaven og komme med løsningsforslag, mener Michelle Hagelberg.

Det er disse specialistroller, som blandt andet kan være rammen for det nye image for lægesekretærerne. Dette image skabes både i det formelle og uformelle rum.

Diskursiv magt - magt, som bygger på logiske sammenhænge, viden og ideer - er en magtform, som findes alle steder og har fokus på relationer og sprog. Når lederen udnytter sin diskursive magt, er hun medskaber af et fælles sprog om organisationen og personalegruppen – og af de fælles diskurser og fortællinger.

Den diskursive magt bruges af ledere både bevidst og ubevidst, formelt og uformelt. Ved personalemøder og i ledelsesfora drøftes ofte udfordringer. Men også mere uformelt, ved f.eks. sparring med kollegaer, snakke ved kaffeautomaten og over frokosten, drøftes udfordringer.

Alle disse fortællinger danner et image, som vi selv er med til at skabe. Som leder har vi et ansvar for, at fortælle om vores succes, hvis vi ønsker et godt image for vores faggruppe.

Jo mere positiv opmærksomhed en kollega eller en faggruppe får, des mere bliver der lagt mærke til dem, jo større tillid vises til disse og des større opbakning er der til nye roller og opgaver.

– Når vi som ledere går ud som skjold for vores medarbejdere og fortæller, hvad de ikke kan, ikke har tid til, hvad systemet sætter af begrænsninger, er vi kulturskabende for et defensivt image, men går vi ud som krigere og viser hvad vi rent faktisk kan og vil, skaber vi et helt andet og mere ønskværdigt billede af os selv og vore kolleger, som vi selv er stolte af at være en del af, og som kollegerne vil være stolte af at arbejde sammen med, og et image, som kan rekruttere nye stolte elever, slutter Michelle Guldborg Hagelberg.

Lægesekretær Ledelse