Fagligt: Skriv en korrekt og letlæselig afgørelse
22. august 2017 | HK Kommunal | Mogens Jepsen
Alle, der arbejder med at afgøre sager, kan nok skrive under på, at disciplinen med at skrive juridisk sprog i letforståelige og alligevel præcise vendinger, ikke er det letteste at beherske. Her får du de vigtigste pointer fra Ankestyrelsens håndbog ”At skrive en afgørelse”.
Det er ikke altid lige let at skrive en god afgørelse. Dilemmaet er at kombinere forvaltningsretlig korrekthed og sproglig lethed.
Forvaltningsretskonsulent Rikke Koefoed Nielsen, der har deltaget i arbejdet med Ankestyrelsens håndbog ”At skrive en afgørelse”, har en pointe, som hun indledningsvis gerne vil give til sagsbehandlere.
- En afgørelse skal være korrekt og overholde de helt formelle krav til, hvad en afgørelse skal indeholde. Når vi har en klage til prøvelse, så sker denne på et skriftligt grundlag. Derfor er det afgørende, at det formelle er helt i orden, siger Rikke Koefoed Nielsen.
Derfor vil hun stærkt opfordre sagsbehandlere til at øve sig i at skrive afgørelser, så det kommer tydeligt frem, hvad der er lagt vægt på i begrundelsen. For den kedelige sandhed er, at en afgørelse med forvaltningsretlige fejl kan være ugyldig, og at sagen dermed muligvis skal gå om.
Ankestyrelsen har særligt fokus på de fejl, der normalt har væsentlig betydning for sagens resultat, fx:
- Er der sket fornøden partshøring?
- Indeholder sagen de nødvendige oplysninger?
- Indeholder afgørelsen til borgeren en ordentlig begrundelse?
Håndbog med opskrift
I Ankestyrelsens håndbog finder du en opskrift til at skrive en afgørelse. Den kan i korte træk inddeles i seks punkter: Overskrift, resultat, begrundelse, særligt om partens/borgerens synspunkter, regler & praksis samt klagevejledning.
- 1. Overskrift ...
- 2. Resultat ...
- 3. Begrundelse ...
- 4. Særligt om borgerens synspunkter ...
-
Borgeren skal have mulighed for at medvirke under sagsbehandlingen, og er der fremkommet særlige synspunkter, skal du kommentere dem. Det gælder også, hvis du ikke har indhentet oplysninger, som borgeren har bedt kommunen om.
- 5. Regler og praksis ...
-
Du skal fortælle borgeren, hvilke regler og hvilken praksiS der er anvendt i afgørelsen.
I dette afsnit skal du mere præcist nævne de regler, der er anvendt. Man kan enten citere indholdet i reglerne, eller man kan henvise præcist til en lov, regel eller paragraf og så vedlægge lovtekst eller praksis som bilag til afgørelsen.
Uanset hvilken form du vælger, skal du oplyse navn, dato og nummer på love og andet materiale samt angive §, stk. og nummer i en lovbestemmelse.
- 6. Klagevejledning ...
-
Du skal vejlede borgeren om følgende:
At der kan klages, både over afgørelsen og selve sagsbehandlingen. Hvem der kan klages til, dvs adresse skal angives Hvordan der kan klages, fx at der ingen formkrav er mv
Hvem der kan klage
Klagefrist. Vær opmærksom på, at der kan være forsinkelser, hvis brev sendes fysisk, ligesom IT systemer kan registrere modtagelse af digital post forskelligt
Oplysning om genvurdering. Du skal oplyse at kommunen har pligt til at genvurdere sagen inden for en frist på fire uger. Og at kommunen automatisk sender sagen videre til Ankestyrelsen, hvis afgørelsen fastholdes