HK.dk logo

Guide: Sådan må du hjælpe en politiker

04. oktober 2017  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen Bemærk: Denne artikel er mere end et år gammel og kan indeholde forældet information

En ny vejledning fra Indenrigsministeriet forklarer rammer og retningslinjer for, hvordan medarbejdere i de kommunale og regionale forvaltninger kan og må bistå borgmestre, formænd, udvalg og rådsmedlemmer.

Der dukker jævnligt historier op, hvor der sættes spørgsmålstegn ved, om forvaltningen hjælper en borgmester eller et byrådsmedlem vel rigeligt – eller på en måde, som ligger ud over det rent forvaltningsmæssige. For nylig har

Indenrigsministeriet fx måtte udrede, om medarbejdere må administrere en borgmesters Twitter-konto.

For at give et samlet overblik over, hvordan og i hvilken udstrækning den kommunale forvaltning kan bistå byrådsmedlemmer, har ministeriet nu udsendt en samlet vejledning med retningslinjer for, hvad der kan tillades og hvor grænsen går.

Helt overordnet gælder det at:

  • Forvaltningen kan kun yde bistand i kommunale sager – ikke i private eller partipolitiske forhold eller til et medlems erhverv.
  • Alle menige medlemmer af byrådet skal behandles lige og har ret til samme bistand.
  • Forvaltningen må ikke agere politisk på tværs af sager, altså ikke deltage i det generelle taktiske spil. Forvaltningen kan dog i sit arbejde med en konkret sag indhente politiske tilkendegivelser, så resurserne bruges på de forslag, som reelt kan gennemføres.

Vejledningen omhandler primært borgmesteren, udvalgsformænd og menige byrådsmedlemmer. For nemheds skyld er der brugt de kommunale titler, men de samme regler gælder i den regionale forvaltning.

Sådan må man hjælpe borgmesteren

Borgmesteren har krav på udvidet service og bistand fra forvaltningen, men har ikke instruktionsbeføjelser i forhold til sagers indhold eller de faglige vurderinger.

Forvaltningen skal bistå med talepapirer, håndakter, briefing om sager, juridisk rådgivning, gennemgang af alternative forslag og mulige kompromisforslag – men dog kun forslag, som forvaltningen fagligt set kan stå inde for.

Forvaltningen må for enkeltsager give taktisk rådgivning, fx hvilke forslag der formodes at kunne samle et flertal - og hvordan.

Dertil kommer selve sekretariatsbetjeningen af borgmesterfunktion i form af telefoner, kalender, pressemeddelelser og administration af indhold på diverse sociale medier for borgmesteren.

Som kommunens øverste leder kan borgmesteren bede om at få oplysninger og produceret nyt materiale, der belyser forhold i forvaltningen og organisationen.

Men forvaltningen kan ikke bistå med et forhold, der ikke vedrører borgmesterens funktioner i kommunen, fx private og partipolitiske engagementer - gruppemøder, opstillingsmøder, valgmøder og andre møder i det parti, som borgmesteren repræsenterer.

Dog må forvaltningen gerne sætte aftaler i borgmesterens kalender og besvare telefonopkald, selv om de er private eller vedrører borgmesterens partipolitiske tilhørsforhold.

Sådan må man hjælpe udvalgsformænd

På samme måde som borgmesteren skal forvaltningen betjene udvalgsformanden på sagsområdet – både med sekretærfunktioner samt briefing og rådgivning om sagerne, men udvalgsformanden har heller ikke instruktionsbeføjelser i forhold til en sags indhold.

Udvalgsformanden skal ligeledes have sekretariatsbistand i forbindelse med repræsentationer udadtil.

Sådan må man hjælpe menige kommunalbestyrelsesmedlemmer

Menige medlemmer har en række rettigheder ifølge lov om kommunernes styrelse, og disse skal forvaltningen som minimum bistå med.

Det gælder fx ret til at modtage materiale senest fire dage før møder og ret til at få indsigt i det sagsmateriale, der foreligger i endelig form – eksempelvis forvaltningens interne notater, indstillinger, manuskript til taler, mødereferater og personalesager med mere, men altså ikke papirer, der stadig arbejdes på. Sagsindsigt er ikke begrænset til en bestemt sag, men kan eksempelvis bruges til at få informationer om alle sager af en bestemt type. Ligesom et medlem kan få materiale fra andre udvalg.

Som medlem har man også ret til – anmeldt - at besøge kommunens institutioner, så man på første hånd kan tale med brugerne, ansatte og pårørende.

På lige fod med almindelige borgere kan et medlem kontakte forvaltningen for at få almen viden om et emne, men kan ikke give instruks om noget.

Menige medlemmer kan få endnu mere hjælp

Under visse betingelser kan menige medlemmer modtage mere bistand og hjælp fra forvaltningen.

Det gælder, hvis byrådet beslutter det, eller hvis der over tid har udviklet sig en praksis for at yde ekstra bistand. Her understreger ministeriet, at der ikke er grænser for, hvor meget bistand et byråd kan vælge at tilbyde - blot at den behandler alle medlemmer ens med hesyn til den ekstra støtte.

Hvis ovenstående beslutning er taget eller praksis foreligger, kan forvaltningen tilvejebringe oplysninger til menige medlemmer, og det skal forstås meget bredt. Det vil sige, at det omfatter såvel oplysninger om egentlige faktuelle, målbare forhold, fx statistiske oplysninger som vurderinger af faglig karakter, herunder juridiske og økonomiske vurderinger.

Men forvaltningen kan også fremskaffe eksisterende oplysninger fx fra andre offentlige kilder eller andre myndigheder. Forvaltningen kan også udarbejde eget nyt materiale med eksisterende oplysninger som led i bistanden.

Ligeledes kan bistanden også omfatte tilvejebringelse af nye oplysninger, fx i form af faktuelle målinger eller faglige vurderinger foretaget af forvaltningen. Eller det kan være ved at indhente nye oplysninger fra eksterne partnere.

Endvidere forklarer vejledningen, hvad der forstås ved udtrykket ”teknisk bistand” – nemlig at det omfatter tekniske, herunder økonomiske eller konsekvensberegninger af fx et forslag eller teknisk tilpasning af et ændringsforslag i forhold til andre dele af et forslag.

Byrådet kan også vedtage at give menige medlemmer egentlig sekretærbistand, fx fotokopiering, kalenderadministration samt bearbejde, opsummere og fremdrage væsentlige pointer fra materialer med henblik på at spare medlemmers tid.

Forvaltningen kan også bistå med udformning af alternative løsningsforslag fra medlemmer eller grupper, hvis de er fagligt forsvarlige.

En spidsfindig detalje i vejledningen påpeger, at andre medlemmer kan forlange at få indsigt i dokumenter, som forvaltningen har givet til andre medlemmer.


HR, økonomi, it og stab

bliv klogere på den kommunale og regionale sektor

Følg med i vores nyheder


hk.dk/aktuelt

Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Problemer med login?

For at øge sikkerheden i forbindelse med din adgangskode til Mit HK, skal du logge ind med NemID første gang, herefter kan du oprette din egen adgangskode på Mit HK.

Log ind med NemID

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk