HK.dk logo

Nu går effektivitet og trivsel hånd i hånd

07. november 2017  |  HK Kommunal  |  Mogens Jepsen

Opgaven var meget klar, da Helle Albinus blev sat i spidsen for et projekt på sygedagpengeområdet i Kerteminde Kommune: få styr på økonomi, ventetider og service – uden at det går ud over medarbejdernes trivsel.

Det var med bekymrede miner, at Maria Frederiksen og Gitte Westergaard en dag i oktober 2016 blev kaldt til møde med direktionen. Mødet varede en halv time, og informationen til de to tillidsrepræsentanter for henholdsvis HK’erne og socialrådgiverne på sygedagpengeområdet i Kerteminde Kommune var ret klar: ”Hele socialafdelingen bliver nedlagt og lagt ind under andre forvaltninger. Dog bliver sygedagpengeområdet undtaget og laves i stedet om til en projektorganisation”.

Hurtigt derefter blev alle medarbejdere indkaldt til fællesmøde.

- Og det var en dag med meget blandede følelser. Der blev fældet tårer, og der blev drukket gravøl over, at socialområdet på en måde blev nedlagt. Og bekymringen over, hvad der skulle ske med de svageste borgere, tyngede også, fortæller de to tillidsrepræsentanter.

Men kommunen havde et problem. Et merforbrug på sygedagpenge på omkring 10 millioner kroner er meget for en lille kommune som Kerteminde. Noget måtte gøres, for udgifterne så ud til bare at stige og stige.

Nu sidder de sammen

”Projekt sygedagpenge” fik først fire måneder – og siden hen et ekstra år - til at vise sit værd og få styr på økonomi, antal sager, ventetider, sagsbehandlingstider, kvalitet og service - og samtidig med et ufravigeligt krav om, at trivslen blandt medarbejderne ikke måtte lide under opretningen.

Helle Albinus blev sat i spidsen for projektet, og hendes diagnose var ikke til at tage fejl af.

- Ledelsen af området var ikke særlig tydelig, ikke mindst fordi lederen havde mange andre områder at tage sig af, og så havde der nok også udviklet sig en ”plejer-kultur” uden særlig meget nytænkning, forklarer Helle Albinus.

Hendes første træk var derfor at samle hele teamet af sagsbehandlere, virksomhedskonsulenter, ergoterapeuter, fastholdelse og ydelsesmedarbejdere ét sted, så de faktisk kunne se hinanden. Derefter handlede det om at få mere dynamik ind i teamet.

- Der var nok en tendens til, at man sad og dækkede sig over sine egne sager. Men det er vigtigt, at der kommer friske øjne på dem, og at vi tør spørge ind til, hvorfor der ikke er sket mere i den og den sag, siger Helle Albinus.

Hun parrede derfor medarbejderne to og to – typisk en ny og en gammel i gårde, så de kunne drøfte og bytte sager og også være kritiske over for den andens sagsbehandling.

Nærvær og faglig sparring har fået trivslen til at blomstre blandt medarbejderne. Forrest fra venstre er det ydelsessagsbehandler Tina Hansen og sagsbehandler Rikke von Zastrow. Stående fra venstre: Teamtleder Helle Albinus, ydelsessagsbehandler Anette Andersen, socialrådgiverne Gitte Westergaard, Elizabeth Widenborg, Amalie Kryger og Vibeke Bjoler, fastholdelseskonsulent Ingrid Bernt og sagsbehandler Annette Paarup.

Synlig og nær ledelse

Dynamikken fik også et boost ved at se på helt nye arbejdsgange, forklarer HK-tillidsrepræsentant Maria Frederiksen:

- Sagsbehandlerne kunne være en flaskehals, så derfor fik Ydelse til opgave at tage den indledende samtale med en borger på sygedagpenge. Ud over at det nedbringer ventetiden, så kan jeg også se HK’erne i Ydelse blomstre af det, fordi de nu får nogle helt nye opgaver.

Noget af det, som Helle Albinus har sat fokus på, er at tilbyde teamet nærvær og faglig sparring.

- Jeg lægger vægt på at være til stede, så de hele tiden kan sparre med mig om særlige sager, lovgivning eller andre ting.

Netop det er et klart udtryk for, at den faglige leder måske bør have et comeback. Det er i hvert fald den erfaring, som teamet har gjort sig. At kunne give fagligt modspil som leder giver en helt anden troværdighed og fællesskab. Eller som de to tillidsrepræsentanter udtrykker det:

- Det er bedre at have en leder, der også rent fagligt bakker dig op end en leder, der bare som lederleder kan sige, at jeg bakker dig op.

Klare måltal

Det sidste sejl på masten, som virkelig har givet retning, er indførelsen af klare måltal.

Direktionen har i samarbejde med leder og medarbejdere udstukket kursen på parametre som økonomi, ventetider og meget mere – og allerede efter et halvt år, så de 10 millioner kroner ud til at blive hentet ind. Antallet af sager er faldet med 17 procent, og den gennemsnitlige varighed på sagerne er faldet fra 36 til 28 uger.

Teamet og ledelsen får endda tal og statistikker ud for hver enkelt medarbejder for at kunne følge med i, om kursen holdes for såvel teamet som den enkelte.

Og så skulle man tro, at det viste sig som en lang næse til trivslen i teamet. Men de månedlige tilfredshed- og trivselsmålinger i teamet viser, at arbejdsglæden stiger støt. Og det tolker Helle Albinus sådan her:

- For mig er der ingen tvivl om, at medarbejdere trives, når de kan se en klar retning, og at de ved, hvad de har at forholde sig til i forhold til mål. Men det fungerer selvfølgelig kun, hvis medarbejderen føler, at vi er fælles om det her projekt. Og den følelse synes jeg, vi har fået skabt.

5 anbefalinger fra Kertemindeprojektet

1. Alle involverede medarbejdere skal samles såvel fysisk som organisatorisk

2. Indfør klare måltal

3. Faglig ledelse, nærledelse og inddragelse skal prioriteres

4. Metodefrihed og turde tænke skæve tanker

5. Tæt kontakt og sparring med juridisk konsulent i svære sager

Fakta om deltagerne

Helle Albinus
51 år, HK’er og leder af syge-dagpengeprojektet. Kontoruddannet med erfaring inden for inkasso, borgerservice, kontrol, socialforvaltningen mv.

Maria Frederiksen
35 år. Siden HK Kommunal besøgte arbejdspladsen, har hun skiftet jog og er derfor ikke længere tillidsrepræsentant.

Gitte Westergaard
38 år og tillidsrepræsentant for socialrådgiverne. Sidder med sygedagpengesager og er en del af projektet.

Send besked til forfatter


Annuller

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Problemer med login?

For at øge sikkerheden i forbindelse med din adgangskode til Mit HK, skal du logge ind med NemID første gang, herefter kan du oprette din egen adgangskode på Mit HK.

Log ind med NemID

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk