Kontorindretning: Spørg medarbejderne!

Henriette Lerche er vild med at videreuddanne sig og har senest læst Master i Miljø- og Arbejdsmiljøledelse. Hun har undersøgt, hvordan man kan inddrage medarbejderne, når en arbejdsplads skal flytte til en ny bygning – og hvilken effekt inddragelsen har på arbejdsmiljøet.    

- Det sker ofte, at ledelser siger: "Kom med input!" Og så har man en fornemmelse af, at beslutningerne er taget på forhånd. Jeg anbefaler, at man inddrager medarbejderne så tidligt som muligt – helst inden bygningen er tegnet! 

Helt så tidligt havde Henriette ikke mulighed for at afprøve sin tese om, at inddragelse påvirker arbejdsmiljøet positivt, men næsten: 

- Vores institut skal flytte sammen med 3 andre institutter i en nybygget, åben bygning med et fælles plan i underste etage og 4 søjler. Hvordan skal man indrette bygningen? Hvordan placerer man medarbejderne mest hensigtsmæssigt? Hvordan skaber man fornuftige arbejdsgange? De spørgsmål er det oplagt at involvere medarbejderne i. 

Begejstring og brugbare ideer 

Effekten af involveringen var tydelig:  

- Folk blev begejstrede. Det væltede ud med ideer. Jeg tænkte, at alle burde holde sådan en workshop en gang imellem, også selvom man ikke skal flytte eller omrokere. Der opstår mange ideer, der kan forbedre hverdagen. Det ville være godt, hvis ledelsen en gang imellem spurgte medarbejderne: "Hvordan har I det egentlig? Hvad går I og tænker på? Kan vi gøre tingene mere optimalt?" Folk er meget kreative og opfindsomme, når de får lov.

Henriette har nu en bunke ideer, lige til at bruge i indretningen af det nye hus, men det var ikke hendes primære formål: 

- Forslagene fra workshopperne er et biprodukt. Mit hovedspørgsmål var: Hvad sker der med medarbejdere, når man inddrager dem? Altså arbejdsmiljøvinklen. Mit svar er: Der opstår interaktion, engagement og arbejdsglæde. Da vi gik i gang, havde mange ikke set plantegningen før. Der var en vis skepsis. Vi bor i en charmerende, historisk bygning, og vi skal flytte til et stort glashus. Det virkede diffust og pompøst. Nu blev det nærværende. Der opstod en lyst til at flytte ind. Vi begyndte at glæde os.

Workshops til forskellige intelligenser 

Desværre er byggeriet ramt af store forsinkelser og kaotisk økonomi. Så indflytningen, som medarbejderne troede, var lige om hjørnet, da Henriette skrev sin masterafhandling, er udsat på ubestemt tid. Måske bliver huset så dyrt, at KU ikke har råd til at leje sig ind hos Bygningsstyrelsen, som ejer det. Men uanset hvordan det ender, har Henriette høstet erfaringer med simple metoder til brugerinddragelse, der er lige til at kopiere for andre flytteramte arbejdspladser. Det er vigtigt at differentiere inddragelsen, siger Henriette: 

- Nogle er visuelt orienterede, andre auditivt. Nogle er gode til at læse et kort. Andre er gode til at overskue lister eller tale sig frem til løsninger. Det er godt at holde flere slags workshops, så alle deltagere kan føle sig stærke.

Henriette holdt derfor 2 workshops med kolleger. En brainstorm med post it-sedler, hvor de kom med alle deres ideer og ønsker, og et rollespil med et kort over bygningen og nogle farvede brikker til at illustrere bevægelse. 

Infoskærme og grønne planter 

I brainstormen blev det fx foreslået at hænge opslagstavler eller infoskærme med dagens møder og arrangementer op i fællesplanet. Der var også forslag om en ny slags kaffemaskine og grønne planter. I rollespillet kortlagde kollegerne deres arbejdsflow og deres færden i løbet af arbejdsdagen. 

- Hvor går vi hen, når vi går ud af vores kontor? Hvem arbejder vi sammen med? Hvornår har vi brug for ro? Går man ud af rummet, når man taler i telefon? Vi tegnede vores bevægelser rundt i huset og brugte farver til at markere områder som aktive og stille.

Det kom frem, at når X taler meget og højt, og Y ofte bliver kontaktet af folk, der spørger om hjælp, skal de ikke dele kontor med Z, der har brug for ro for at kunne koncentrere sig. Og hvis A og B ofte skal tale sammen, skal de ikke placeres i hver sin ende af et kontor. 

- Det er sundt med motion, men man forstyrrer de andre, når man går forbi eller taler højt henover bordene. Man kan selvfølgelig bruge hørebøffer, men det ideelle er at fjerne kilden til genen i stedet for at symptombehandle.