HK.dk logo

Bliv gladere og mere effektiv på jobbet

19. december 2017  |  HK Privat Bemærk: Denne artikel er mere end et år gammel og kan indeholde forældet information

Du kan sagtens ændre dine arbejdsvaner, så du får overblik og bliver mere effektiv. Det kræver lidt struktur og selvdisciplin, men det er aldrig for sent at komme i gang. Her får du gode råd til processen af coach og underviser Anja Vang Rasmussen.


Anja Vang Rasmussen

Du behøver ikke at være bagud med alle dine opgaver eller være gået helt ned med stress, før det vil give mening for dig at forbedre dine arbejdsvaner.

For stort set alle mennesker kan blive bedre til planlægning og struktur. Og arbejder du målrettet med overblik, vil det med garanti gøre dig både gladere og mere effektiv. Sådan lyder det fra coach og underviser Anja Vang Rasmussen, partner i Nuvo Sapiens, der holder kursusforløb i PAS - Planlægning Adfærd Struktur.

- Så snart vi ikke helt kan overskue møder, mails eller opgaver, bruger vi kræfter på at lave lister og forsøge at genskabe overblik. Det tager også tid at være frustreret og bange for at have glemt noget. Al den tid går fra at løse vores reelle arbejdsopgaver, siger hun.

Vedligehold ét samlet overblik

Anja Vang Rasmussen har dog en række tips og tricks til, hvordan du vedligeholder dit overblik, i stedet for at du konstant mister det og skal lede efter det.

- Alle de gule Post-its, listerne og bunkerne skal simpelthen samles i ét overblik, så alle vores opgaver - små som store - bliver prioriteret, beskrevet og får en deadline på. Det kan vi bruge kalenderen og opgavelisten i Outlook til. Og der findes i øvrigt lignende værktøjer i andre mailprogrammer, fortæller Anja Vang Rasmussen.

Når du har det samlede digitale overblik, kan du begynde at sortere og stille dig selv spørgsmål: Hvad er vigtigt at lave? Hvad skal du snakke med dine kolleger om? Hvad skal du snakke med din chef om? Hvilke opgaver skubber du? Hvilke opgaver vil du gerne lave først?

- Det gør dig bevidst om, hvilke opgave du kan lide og ikke lide, hvor du er presset, og hvad du har brug for hjælp til. Det giver dig grundlaget for at træffe nogle beslutninger og komme videre med dit arbejde, siger Anja Vang Rasmussen.

Gøre, gemme ud

Så hvor starter du med at få det forkromede og eftertragtede overblik? Først og fremmest kræver det en gennemgribende oprydning af alt på dit fysiske og digitale skrivebord.
- Det første, jeg altid sætter folk i gang med, er at rydde op i mails, noter fra telefonopkald og møder og lapper og lister efter GØRE, GEMME, UD-princippet. Gennemgå alt, du har, og start med at slette eller smide alt det ud, du ikke længere skal bruge. Derefter kan du sortere de tilbageværende mails i mapper og skrive alle relevante noter fra fysiske papirer ind, så du har det hele samlet. Og så er det, du skal begynde at prioritere, hvad der skal gøres NU, og hvad der kan gemmes. Det hele kan du bruge opgavelisten i Outlook til, forklarer Anja Vang Rasmussen.

Når du bruger opgavelisten, bliver du nemlig tvunget til at give en overskrift til hver enkelt opgave, beskrive den og sætte en deadline på. - Alene det at skulle give opgaven en overskrift gør utrolig meget. Det betyder bl.a., at du skal have læst mailen eller notatet ordentligt for at forstå opgaven. Er der en deadline? Eller hvilken deadline vil du give dig selv? Det betyder, at du med det samme får prioriteret og får skabt overblik, siger Anja Vang Nielsen.

Afsæt tid til det uforudsigelige

Det tager selvfølgelig noget tid, når du skal igennem alle mails og opgavebunker. Men har du først gjort det én gang for alle, skal du ikke gøre det igen. Herefter skal det blot blive en vane, at du, så snart du får en mail, en opgave eller har samlet nogle notater, får dem føjet til den digitale opgaveliste. På den måde hober det sig ikke op igen.

- Når du skriver en ny ting ind på opgavelisten, er det vigtigt, du er realistisk og tager højde for det uforudsigelige. For vi kan være 100 % sikre på, at der hver eneste dag sker noget uforudsigeligt. Der er derfor nødt til at være lagt lidt luft ind hver dag, siger Anja Vang Rasmussen.

Og kan du se, at du har fået udstukket fem opgaver, der skal være færdige på samme tid, må du ikke bare skrive dem ind på opgavelisten og lukke øjnene.
- Så er du nødt til at træffe en beslutning om, hvad der er vigtigst. De fleste kan prioritere, når de tænker efter. Og hvis det er noget, du ikke selv har autoritet til at bestemme, så må du bede om hjælp til det, siger Anja Vang Rasmussen.

Gør status hver dag

En sidste meget vigtig ting at få lagt ind på opgavelisten er en halv time hver fredag til at rydde op. Det er i sidste ende dette, der fastholder dit overblik.

- Hvis du bare bruger en halv time, inden du går på weekend, kan du holde fri med en meget bedre følelse i maven. Her skal du gennemgå din opgaveliste og tage stilling: Hvad har du nået? Er der noget, som skal rykkes eller droppes? Skal der justeres på tidsplanen? Det er en lejlighed til at få kigget tilbage på ugen, der er gået, og se frem på den næste, siger Anja Vang Rasmussen.

Og husk så - når det hele bliver lidt surt - at der er en gevinst ved at holde fast i opgavelisten og gøre struktur og planlægning til en naturlig del af dine arbejdsvaner.

- Den ene gevinst er, at du skaffer dig selv ekstra tid til at lave dine opgaver. Den anden gevinst er den mentale gevinst. At du ved, du gør dit bedste og dermed får mere energi og overskud, siger hun.

 

ANJA VANG RASMUSSENS TJEKLISTE

 

  • 1
    Ekstra tricks til bedre arbejdsvaner

    Ud over at få overblik med en opgaveliste handler bedre arbejdsvaner også om at skåne dig selv for unødvendige afbrydelser og at droppe overspringshandlingerne.

    DROP POP-UP-VINDUER, der giver dig besked om nye mails. Luk mailen helt ned, og lav i stedet en rutine for, hvornår du kigger på mailen i løbet af dagen. Det gør, at du kan arbejde meget mere koncentreret i stedet for at spilde tid på mailafbrydelserne. 

    GØR DE TING, DU IKKE GIDER, med det samme. Du kan bruge flere dage på at udskyde et ubehageligt opkald, men når du først får det gjort, tager det som regel kun få minutter.

    DEL DINE OPGAVER OP i kategorierne Guf, Gab eller Gys. Når du bliver bevidst om, hvilke opgaver du elsker, frygter og keder dig over, kan du arbejde med dig selv og finde nogle motivationsfaktorer: Hvordan overkommer du gys? Hvordan holder du gab ud? Kan du få en guf-opgave, når du har lavet en gab-opgave?

  • 2
    Gøre, gemme, ud: første skridt til overblik

    Gennemgribende oprydning af alle lister, noter og dokumenter - både på dit fysiske og digitale skrivebord. Sorter det hele i tre kategorier:

    GØRE (opgaver, der haster mest og skal gøres nu. Giv dem en overskrift og sæt deadline på).

    GEMME (opgaver, der kan vente lidt. Prioriter, giv dem en overskrift, og sæt deadline på).

    UD (opgaver, mails eller noter, der er forældede. Slet og smid ud).

    SKRIV Gøre- og Gemme-kategorierne ind på opgavelisten i Outlook.

  • 3
    Tag kollektive overspringshandlinger op til debat

    Hvis I på arbejdspladsen har fået skabt fælles dårlige, ineffektive vaner, er I også nødt til at løse dem i fællesskab. Tag det op i teamet på en positiv måde ved at stille nysgerrige spørgsmål, I sammen kan finde svar på fx følgende: 
    Hvordan kan vi blive bedre til at sætte en deadline?
    Hvordan kan vi få lavet en klar rolle- og opgavefordeling?
    Hvordan kan det være, vi aldrig får startet møderne til tiden, og hvordan kan vi ændre det?
    Hvilke aftaler kan vi lave med hinanden, så det bliver let at sige det højt til hinanden, hvis vi forstyrrer hinanden unødigt?

  • 4
    Hvornår har du brug for chefens hjælp?

    ⁄ Når du har fået overblik over dine opgaver, men ikke ved, hvilke af dem du skal prioritere højest.
    ⁄ Hvis du skal træffe en beslutning om en opgave, som du er ukomfortabel med (fx en opgave eller en kunde, der skal droppes, en opgave, der afhænger af arbejdspladsens ressourcer, eller en opgave, der vil skabe konflikt med en kollega). 
    ⁄ Hvis du har fysiske eller psykiske symptomer på stress og er dér, hvor det er umuligt selv at få overblik.

  • 5
    Sådan styrer du din mailstrøm

    Du er ikke selv herre over, hvor mange mails der tikker ind på en dag. Men du bestemmer selv, hvor meget du lader dig stresse af dem. Del dem op i to kategorier:
    1. Mails, som det tager dig mindre end fem minutter at besvare eller forholde dig til, skal du få ud af verden med det samme.
    2. Mails, som indeholder en konkret opgave eller en problemstilling, det tager mere end fem minutter at besvare eller udføre, skal du oprette som en opgave på den digitale opgaveliste. Det kan du gøre med et enkelt klik, hvis du arbejder i Outlook.                                        

Karriereudvikling Uddannelse

Send besked til forfatter


Annuller

Anmeld indlæg / kommentar

Skriv årsagen til din anmeldelse nedenfor

Annuller

Din anmeldelse er blevet indsendt

Tak for din hjælp.

Vi kigger på den og fjerner indlægget/kommentaren hvis vi finder det nødvendigt.

Skriv en kommentar

Skriv en kommentar til indlægget

Er du sikker du vil fjerne indlæg/kommentar?

Du kan ikke genaktivere indlæg/kommentar efterledes.

DU ER IKKE LOGGET IND

Du skal være logget ind for at udføre den ønskede handling.

LOG IND

Du kan logge ind i toppen under “Mit HK”.



OPRET PROFIL

Hvis ikke du er medlem, kan du oprette en profil ved at bruge dit facebook login.


Du er nu logget ud.

Log ind som medlem

Problemer med login?

For at øge sikkerheden i forbindelse med din adgangskode til Mit HK, skal du logge ind med NemID første gang, herefter kan du oprette din egen adgangskode på Mit HK.

Log ind med NemID

 Luk


Der vil blive sendt en mail eller sms med info om login

 Luk


Der er opstået en uventet fejl. Prøv evt. igen senere.

 Luk