Klaus er 43 år og har været offentligt ansat i hele sit arbejdsliv. Han startede som it-supporter, i dag er han it-direktør i Region Nordjylland og bl.a. ansvarlig for driften af Sundhedsjournalen.dk, der netop har vundet Digitaliseringsprisen 2018.

Susanne er lidt ældre end Klaus og kontoruddannet i slutningen af 1980’erne. I dag er hun regnskabschef i Region Nordjylland, som har et budget på 14 mia. kr. For to år siden fik Susanne en ny, usynlig medarbejder - Marc. Han konterer fakturaer – for dem får regionen 300.000 af om året.

Udfordrer det kendte

Du har nok gættet det: Marc er en robot. Faktisk helt præcist RPA, Robotics Process Automation – en softwareteknologi uden kunstig intelligens. Den udfører kun de arbejdsgange, den bliver kodet til. Regnskabsafdelingen har samtidig et intelligent maskinlæringsprojekt i gang. Her kan computeren kontere på baggrund af historiske økonomidata: Når der tidligere kom en faktura på et givent ean-nummer, hvordan blev den så håndteret? Og afviger noget fra det normale, laver den tilmed en risikovurdering med et ’obs’ i sagen.

Pointen med fortællingerne om it-direktør Klaus Larsen og regnskabschef Susanne Nielsen er, at de hver især repræsenterer et perspektiv på den digitale transformation, den offentlige sektor står midt i. Og det fortalte de om på HK Kommunals Chefkonference.

- Vi er så at sige trukket i robottøjet. Men hvorfor kaster vi os ud i sådan en digital transformation? Det gør vi, fordi Region Nordjylland skal være Danmarks bedste region. Og fordi vi vil udfordre det kendte og det, vi plejer at gøre. Men også fordi vi har for mange opgaver og for få hænder efter år med besparelseskrav. Derfor bruger vi de teknologier, som er til rådighed. Jeg føler også, at jeg har en forpligtigelse til også at udføre min opgave så billigt som overhovedet muligt, fortalte Susanne Nielsen.

Guldfisken skal springe op fra bowlen

På Klaus Larsens bord ligger ansvaret for at styre regionen sikkert igennem den forvandling. Og forventningerne er store fra alle sider, erkendte han.

- Jeg plejer at bruge billedet af guldfisken, der skal tage springet fra den lille bowle op i den store. Det er ikke nemt for den at gøre. Der er mange mål, regionalt og nationalt, vi skal kunne følge borgeren på tværs af sektorer og gå fra vertikal til horisontal tænkning osv. Men egentlig er vores overordnede fokus slet ikke at digitalisere vores forretningsprocesser. Det handler om at forandre mennesker for at kunne forbedre kerneopgaven, konstaterede Klaus Larsen.

En stor udfordring er dog, at mange ikke vil eller kan flytte sig med transformationen. Og de får svært ved at klare sig i den, inklusive it-folk.

- It-folk er også mennesker, der skal flytte sig fra it til digitalisering inde i hovederne, for at de kan flytte organisation og medarbejderne. Budskabet her er, at vi er i en kontant, agil udvikling. Vi er altid på vej, vi bliver ikke færdige, sagde Klaus Larsen og fik det gibbe i salen med denne forudsigelse:

- Jeg tror fx ikke, at den klassiske, praktiserede læge findes om ti år. Meget af sygdomsmonitoreringen kan patienterne selv klare, som vi fx har set med KOL-kufferten. Kontakten med sundhedspersonalet kommer til at køre over tele-løsninger i hjemmet for rigtig mange, og så er vi ikke engang begyndt med kunstig intelligens endnu. Det vil til gengæld give bedre plads og tid i systemet til de svagere patienter, som virkelig har behov for at tale med en læge face-to-face, sagde han og tilføjede:

- De unge i dag bruger jo heller ikke hverken e-boks eller e-mail. De har fundet andre krypterede platforme, fx Whats’ App. Så vi er nødt til at tænke nyt – ikke bare udvikle på det, vi kender i forvejen.

Skal vi slippe kontrollen helt?

Det, Susanne Nielsen kæmper mest med lige nu, er, om hun tør slippe kontrollen helt og lade Marc sende fakturaerne helt vejen igennem til betaling. Den rutine ligger stadig hos en fysisk medarbejder.

- Jeg tør godt, men jeg skal jo have min organisation med mig. Men jeg synes, vi er kommet langt. Vi startede i det små med et simpelt projekt og en umoden teknik. Så modnede vi medarbejderne og teknikken. Nu har vi medarbejdere, der er klar til i mange henseender til selv at håndtere de nye teknologier – RPA, Machine Learning og den elektroniske indkøbsassistent EIA. Det handler kun om at finde flere arbejdsgange, vi kan sætte strøm til. Og om at turde tænke anderledes – sætte høje mål.

Udfordringer og strategier i digital transformation

 

Ifølge Klaus Larsen er der 5 udfordringer i at digitaltransformere en organisation

  • Økonomien. Den er presset og gør det svært at lave transformationen.
  • De digitale kompetencer. Det er ikke nok at være en dygtig fagperson, det kræver kompetenceudvikling.
  • Standardisering. Den er nødvendig for at skabe effektive arbejdsgange og mulighed for videreudvikle, undervise og supportere.
  • Videreudvikling. Når standardsystemerne er tilpassede, skal de løbende videreudvikles.
  • Og den største: Forandringsledelse. Kan organisationen ikke forandre sig, er der ingen gevinster ved it.

 

Og disse 9strategier til at håndtere udfordringerne:

  1. Sørg for sikker og stabil drift – det er fundamentet.
  2. Få det sat på ledelsesdagsordenen med forankring i topledelsen.
  3. Opbyg de digitale kompetencer i organisationen med kompetenceudvikling – svarende til det niveau, man er på: strategisk, taktisk eller operationelt.
  4. Skab digitale visioner – prøv at se ind i fremtiden.
  5. Udforsk, afprøv og skab prototyper som inspiration til innovation.
  6. Tag udgangspunkt i organisationens kerneopgaverne.
  7. Arbejd med at identificere og realisere gevinsterne – det som ligger i hulrummet mellem trivsel, kvalitet og effektivitet.
  8. Skab målrettet udvikling og videreudvikling med meget højere hastighed.
  9. Forandringsledelse er essentielt.