Som det står dér, omringet af Frijsenborgskovens grønne bøgetræer, ligner Favrskov Kommunes domicil i Hinnerup en vinder i konkurrencen om Danmarks smukkest beliggende rådhus. Men også på et andet område er kommunen tæt på sejrsskamlen - nemlig hvad angår digitalisering. Det skyldes ikke mindst mange af de HK-ansatte, som har vovet det ene øje og kastet sig ud i at sætte ”strøm til papir”.

To af dem er Anette Kjærgaard, fag- og digitaliseringskonsulent i borgerservice og Lotte Kyvsgaard, som er it-medarbejder. Fælles for dem er, at de brænder for at tænke i digitale løsninger, men vejen dertil har været meget forskellig for dem.

Anette Kjærgaards debut startede med, at hun som sagsbehandler var træt af at taste de samme oplysninger igen og igen, når for eksempel borgere skulle giftes.

- Jeg tænkte, at det måtte kunne gøres smartere og gik så i gang med at arbejde på en digital løsning, som også var min projekt-opgave på kommunomuddannelsen i 2007-2008. Løsningen kom til at hedde ELVIS (ELektronisk Vielses System, red.), og jeg videreudviklede den i samarbejde med EG Kommuneinformation. I dag er jeg da stolt over, at 70 af landets kommuner bruger en løsning, jeg har bidraget med, fortæller Anette Kjærgaard.

Men det stoppede ikke med ELVIS i 2008. Siden har hun implementeret en stor del af de digitale selvbetjeningsløsninger og et utal af fagsystemer i Favrskov Kommunes Borgerservice lige fra en løsning til taxabøger over pas- og kørekortløsninger til økonomi-integration.

Hotline løfter HK’ere

Hvis du skal arbejde med digitalisering, kan du også blive klædt på med efter og videreuddannelse. Her er nogle bud på både Akademi-moduler og diplom-moduler.

Akademi-moduler:

Den digitalt bevidste medarbejder, som er et valgfrit modul på kommunomuddannelsen på COK

Sagsbehandling, som er integreret del af det obligatoriske modul på akademiuddannelsen i offentlig administration

Digital projektledelse, som udbydes af Erhvervsakademi Aarhus.

COK er også ved at udvikle et modul i digital projektledelse. Det udbydes i Odense og Herlev fra januar 2019.

Diplom-moduler:

Forvaltningsret, som er en integreret del af det obligatoriske modul på diplomuddannelsen i offentlig administration.  

Digitale forandringsprocesser.

Et andet stort projekt, som Anette Kjærgaard og Favrskov Kommune har været med i fra starten, er Den Digitale Hotline. Det er et tværkommunalt samarbejdsprojekt, som blev udviklet i samarbejde mellem 7 østjyske kommuner, og som nu har deltagelse af i alt 36 kommuner fra Midt- og Nordjylland samt 6 sjællandske kommuner. Omkring 150 medarbejdere benytter værktøjet Selvbetjening.nu, hvor der er udviklet 240 forskellige digitale guides, så adskillige fagområder fra flere offentlige myndigheder er dækket ind i systemet.

- Det er et fantastisk projekt, som jeg sammen med mine kolleger også er stolt over. Det har løftet HK’ernes digitale kompetencer, så vi kan give borgere, der ringer ind med udfordringer på selvbetjeningsløsningerne, god hjælp til at komme videre digitalt. For eksempel med deres digitale postkasse fortæller Anette Kjærgaard.

Endeløse bunker af blanketter

Lotte Kyvsgaards erfaringer med digitalisering startede i Favrskov Kommunes lønafdeling, hvor hun blandt andet tog sig af indtastning af de ansattes befordringsudgifter og derfor havde endeløse bunker af manuelt udfyldte kørselsblanketter på sit bord. Det meget tastearbejde betød, at hun havde travlt. Så da hun en dag i 2014 blev spurgt, om hun ville være med til at digitalisere befordringsgodtgørelserne, var hun da heller ikke meget for at sige ja.

- Jeg gjorde det alligevel, men syntes egentlig ikke, at jeg havde tid. Men da jeg først var kommet i gang med det, blev jeg virkelig fanget. Det var langt mere spændende at være med til udvikling end drift af befordring, og jeg fandt ud af, at jeg var god til både analyse og overblik. Jeg kunne også bidrage med den faglige indsigt, som var vigtig for at sikre, at alle regler og love blev overholdt og kunne håndteres i systemet. Jeg bidrog også med viden om organisationen, mens andre tog sig af det mere tekniske, fortæller Lotte Kyvsgaard.

I dag taster kommunens ansatte selv deres befordringsudgifter ind i et system, og oplysningerne godkendes af de enkelte ledere. Og for Lotte Kyvsgaard har arbejdsopgaven gået fra at taste kedelige bilag ind til at udvikle og servicere et digitalt produkt.

Systemet blev udviklet i samarbejde med Syddjurs Kommune, og siden har 11 andre kommuner koblet sig på. Det ligger også som gratis delesystem på det offentlige digitaliseringsfællesselskabs hjemmeside www.OS2.eu.

Kan mere end hun troede

Erfaringen med at digitalisere befordringsafregning gav Lotte Kyvsgaard mod på mere. Og derfor var det naturligt at søge over i Favrskov Kommunes it-afdeling, da muligheden bød sig tidligere på året. Udover at være projektleder på befordringssystemet, som hun stadig udvikler, er hun nu også involveret i projekter omkring systemer til ledelsesinformation, bruger-autorisationer og optimering af processer generelt.

- Gennem befordringsprojektet fandt jeg ud af, at jeg kunne langt mere, end jeg troede, ligesom det gav mig lyst til at arbejde endnu mere med digital udvikling. På den måde passer jeg godt ind i it-afdelingen, hvor min styrke er kendskab til administrative arbejdsgange, lovgivning, organisation og ikke mindst at holde styr på interessenter og samarbejdspartnere. Det sidste er en krævende opgave, men også meget berigende, siger Lotte Kyvsgaard.

Brug for vores kompetencer

Hverken Lotte Kyvsgaard eller Anette Kjærgaard er bange for, at digitalisering af HK’ernes arbejdsprocesser fører til fyringer og arbejdsløshed. Erfaringerne fra for eksempel Borgerservice, hvor mange fagområder som sagt er digitaliseret, bekræfter det da også. Her er ingen afskediget på grund af digitalisering – nedgangen i antal HK’ere fra 36 til 17 skyldes primært overflytning af arbejdsopgaver til Udbetaling Danmark.

- De digitale systemer skal hele tiden vedligeholdes og udvikles, og jeg vil tro, at op mod 80 procent af min arbejdstid går med det. Før var jeg 100 procent sagsbehandler, og den del er så reduceret til cirka 20 procent af min arbejdstid. For selvom, vi har digitaliseret for eksempel en stor del af vielsesområdet, skal jeg jo stadig ind og vurdere, om to borgere ud fra en lovgivning kan gifte sig med hinanden, siger Anette Kjærgaard.

Lotte Kyvsgaard er heller ikke bange for at blive overflødig:

- Der er brug for mine kompetencer som HK’er, fordi jeg kender lovgivning og arbejdsgange. Projektet med at digitalisere befordring er et meget godt eksempel. Tilbage i 2014 troede vi, at projektet ville vare et halvt år. Men jeg sidder stadig med det, fordi der er brug for at vedligeholde og udvikle det.

Lotte Kyvsgaard, it-projektleder i Favrskov Kommune, er 44 år og kontoruddannet i en privat virksomhed. Hun har også taget en eksamineret eksportuddannelse ligesom en kommunom og en projektleder-uddannelse er på cv’et. Hun var ansat i daværende Aarhus Amt og kom til Favrskov Kommune i 2007, hvor hun indtil dette forår var lønkonsulent. Lotte Kyvsgaard sidder i kommunens MED-udvalg og er næstformand i LMU.

Anette Kjærgaard er fag- og digitaliseringskonsulent i Borgerservice i Favrskov Kommune. Hun er 55 år og uddannet assistent i Svendborg Kommunes Skatteforvaltning i 80’erne. Herefter fulgte nogle år i det private erhvervsliv, 3 år hos SKAT, og i 2003 kom hun til daværende Hadsten Kommune, som i forbindelse med kommunalreformen blev en del af Favrskov Kommune. Hun er kommunom-uddannet og er i gang med en diplom i ledelse. I samarbejde med blandt andre KL, Udbetaling Danmark og Indenrigsministeriet har hun desuden bidraget med faglig og digital viden i forhold til den digitale løsning til begravelseshjælp, som i dag anvendes af Udbetaling Danmark.

 

 

UDVIKL DINE KOMPETENCER

De fleste job udvikler og ændrer sig. Derfor er det også vigtigt, at du følger med og tager de næste skridt i arbejdslivet. Det hjælper vi dig med, og det er noget af det, vi har allermest fokus på. Vi er eksperter i de mange muligheder, ved hvad der skal til, hvor det foregår – og hvordan du kan finansiere det, hvis det koster penge.