Robot-ambassadørerne i Skanderborg Kommune. I den blomstrede bluse Gitte Adamsen og i den pink bluse Dorthe Iversen. 

Gitte Adamsen har fået en ny kollega, som hun holder vågent øje med. Forstår han opgaven? Laver han fejl, og er han flittig nok? ”Kollegaen” hedder Brobot og er et computerprogram, der har overtaget en rutineopgave med at betale tolkeregninger i Skanderborg Kommune. Regninger, som administrativ medarbejder Gitte Adamsen og flere af hendes kolleger på Ydelseskontoret i Beskæftigelse og Sundhed brugte meget tid på at ekspedere.

- Min skepsis blev heldigvis gjort til skamme, for indtil videre har jeg ikke fanget Brobot i en eneste fejl. Han betaler uden at kny cirka 400 tolkeregninger om måneden, og det er dejligt, at jeg ikke længere behøver at tage hjem fra arbejde med tanken om, at der er store mængder ubetalte regninger i systemet. Brobot står og arbejder ufortrødent, så der kun mangler ganske lidt ved arbejdsdagens slutning, fortæller Gitte Adamsen, der hele tiden kan følge med i Brobots arbejde fra sin computerskærm og se, hvordan han ”æder” sig gennem opgaverne.

Væk med rutinearbejdet

Hun synes også, at processen, der er en del af Skanderborg Kommunes automatiseringsprojekt (RPA = Robotic Process Automation), har været spændende og lærerig.

- Sammen med digitaliseringsteamet fandt vi ud af, at tolkeregninger kunne automatiseres, fordi det er enkle processer, og fordi sagsbehandlerne har godkendt fakturaerne på forhånd. Dernæst videofilmede vi skærmen, mens en af mine kolleger lavede en betaling og forklarede hvert eneste trin undervejs. Hvert et tryk på en tast fik ord med på vejen, fortæller Gitte Adamsen. Så blev hele processen tegnet op på lange papirark, som Gitte Adamsen gennemgik sammen med den it-konsulent, der skulle kode computerprogrammet.

- Jeg sad sammen med ham en hel dag og svarede på hans mange spørgsmål, for der er mange processer i at betale en regning. Men den grundige tilgang betød også, at Brobot fungerede super godt lige fra starten.

Men det bedste for Gitte Adamsen er, at hun nu har fået luft til mere spændende opgaver. Brobot sparer nemlig hende og kollegerne for 30 timers rutinearbejde om måneden.

- Brobot har taget toppen af de monotone opgaver, så nu er der bedre tid til at arbejde med de spændende opgaver på ydelsesområdet og gøre min faglighed knivskarp. Der er meget kompliceret lovgivning, som jeg skal kende for at kunne udbetale fx løntilskud og fleksjobrefusion til virksomheder, og det glæder jeg mig til at kunne dykke mere ned i, siger Gitte Adamsen, der har fået øjnene op for flere arbejdsopgaver, som Brobot kan klare. Betaling af lægeregninger er således også blevet automatiseret, og mere er på vej.

Blod på tanden

Vil du teste robot-modul?

HK Kommunal er i gang med at udvikle uddannelsesmodulet ”Robotter og ny teknologi”. Det handler om, hvordan man fodrer en robot, altså lægge data ind i robotter, og hvordan man fornyer data i robotten. Modulet er under udvikling, men forventes at være klar til tilmelding i efteråret 2019.

Hvis du har lyst til at være medudvikler/testperson på dette modul, er du meget velkommen til at skrive til uddannelsespolitisk konsulent Nicoline Lind-Holm Kuhnt på: nicoline.Lind-Holm.Kuhnt@hk.dk

Finansteamet er en af de andre afdelinger i Skanderborg Kommune, der er begyndt at automatisere arbejdsprocesser. Den første er afstemning af hovedkontoen, som økonomikonsulent Dorthe Iversen har ansvaret for til daglig. Afstemningen sker hver 10. dag.

Hun var også gennem en proces med at videofilme skærmen, hvor hun fortalte alt, hvad hun gjorde, mens hun stemte af. Bagefter forklarede hun processen til den it-konsulent, der skulle kode robotten, så det kunne tegnes ind i et digitalt procesdiagram. En af de ting, der overraskede hende, var hvor mange klik, hun foretog. Det havde hun aldrig tænkt over.

Men det overraskede hende endnu mere, at hun gik fra at være bange for at miste sit job til at få blod på tanden og udvikle ideer til endnu mere automatisering.

- Jeg havde nok nej-hatten på i starten, fordi jeg naturligt nok var bange for at miste mit job. For hvad skulle jeg lave, hvis en robot kunne gøre det lige så godt? Heldigvis forsikrede min chef mig om, at der var andet arbejde til mig, og arbejde som var mere spændende, fortæller Dorthe Iversen.

Det hjalp også, at hun var med sine kolleger på en tur til Odense Kommune, hvor de fik demonstreret, hvad en robot kan, at det i virkeligheden bare handler om en digital assistent, der kodes til at klare nogle manuelle processer.

Mere tid til det vigtige

- Brobot sparer mig p.t. for cirka 6 timers arbejde om måneden, men målet er endnu mere. Det giver mig så mulighed for i højere grad at arbejde som økonomikonsulent og tage rundt på vores mange decentrale institutioner og hjælpe dem med optimering af deres forretnings- og arbejdsgange på økonomiområdet. Det er en mere udfordrende og spændende opgave, som jeg ser frem til, siger Dorthe Iversen:

- Inden alt det her startede, var min viden om RPA meget begrænset. Men nu ved jeg, hvad det kan, og det har givet mig flere ideer til automatisering på økonomiområdet. Dorthe Iversen og Gitte Adamsen er enige om, at deres faglighed er en væsentlig styrke i automatiseringsprojekterne, fordi de kender både arbejdsgangene og lovgivning og regler på deres områder. Og så har de også fået en fælles titel, nemlig robot-ambassadører, fordi de har sagt ja til at fortælle kollegerne i kommunen om deres gode erfaringer med processerne. 

Uddannelse og støtte

Hvis du skal arbejde med digitalisering, er der de her relevante uddannelsesmoduler:

AKADEMI-MODULER:

Den digitalt bevidste medarbejder, som er et valgfrit modul på kommunomuddannelsen på COK.  

Sagsbehandling, som er en integreret del af det obligatoriske modul på akademiuddannelsen i offentlig administration.

COK er også ved at udvikle et modul i digital projektledelse. Det udbydes i Odense og Herlev fra januar 2019.

DIPLOM-MODULER:

Digital projektledelse, som er et fag på diplomuddannelsen i digital konceptudvikling på Erhvervsakademi Aarhus. 

Forvaltningsret, som er en integreret del af det obligatoriske modul på diplomuddannelsen i offentlig administration

Digitale forandringsprocesser.  

Penge fra fonde:  Husk, at du kan få penge fra Kompetencefonden til modulerne, ligesom den nye Omstillingsfond kan yde støtte.  

 

 

Artiklen er opdateret 02. oktober 2018