En af de væsentligste dele i forvaltningsloven handler om vejledningsforpligtigelsen. Men hvad vil det sige at vejlede, og hvori består forpligtigelsen. Det vil Christian Ougaard, jurist, ekstern underviser på KU og specialkonsulent hos Folketingets Ombudsmand, prøve at tydeliggøre. Men som han siger:


- Det er en paragraf og et forvaltningsfelt med gråzoner og rigelig med plads til fortolkninger.

Den første gråzone handler om selve det at vejlede. Hvad vil det sige? Populært sagt betyder det, at borgeren kan træffe et valg på et oplyst grundlag.

Men heri ligger en vigtig pointe – nemlig skelnen mellem vejledning og rådgivning.

Vejledningsforpligtigelsen betyder, at man vejleder borgeren om hvilke muligheder borgeren har, hvad borgeren eventuelt skal huske at gøre, men IKKE rådgiver om, hvad der er bedst at gøre i den pågældende situation.

- Men det kan være en glidende overgang. Principielt skal man holde fast i, at en myndigheds opgave er, at borgeren ikke havner i en uheldig situation på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser. Det er ikke at rådgive og fortælle, hvad borgeren bør gøre.

 

Det siger Forvaltningsloven §7
En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Stk. 2. Modtager en forvaltningsmyndighed en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed. Visse myndigheder har skærpet vejledningsforpligtigelse, f.eks. på det sociale område – og hvis vejledning er mangelfuld eller ukorrekt, kan det betyde, at en afgørelse ikke er gyldig – og i værste fald kan kommune have et erstatningsansvar

Særlig livssituation

Vejledningsforpligtigelsen opstår i to situationer, som hver har sit ”stk.” under §7 – groft sagt vejledning inden for eget område og vejledning uden for.

Den sidste er den letteste, for der skal myndigheden, dvs. de facto medarbejderen, vejlede borgeren om, hvem der kan hjælpe med det pågældende spørgsmål. Altså en videresendelse til rette person, rette afdeling eller rette anden instans/myndighed.

Inden for eget område drejer vejledning sig om, at borgeren konkret efterspørger hjælp, viden eller ydelser og her må medarbejderen så bistå med svar og vejledning.

En anden situation herunder er, hvis borgeren har misforstået regler, frister e.l. så har medarbejderen en pligt til at tage hånd om vildfarelsen. På samme måde, hvis borgeren er i en særlig livssituation, som kræver en bredere vurdering for, hvad borgeren kan have brug for.

Hvis en borger er havnet i en skilsmisse, sygdom, arbejdsløshed eller som pensionist er blevet enke, så tydeliggøres pligten til at vejlede og altså være opmærksom på og konkret vurdere, om der skal vejledes i andre forhold som er relevant for borgerens samlede situation.

Dog med den spidsfindighed, at man som person skal holde sig til sit kompetenceområde. Sådan at hvis man er tidligere kommunal skattemedarbejder, og nu arbejder i borgerservice, så skal man formelt set holde sig fra at vejlede om skatteforhold – selv om man strengt taget ved en del om det.

Hele myndighedens område

Dermed er man ovre i problemstillingen om, hvad ”vejledning inden for eget område” betyder i det konkrete tilfælde. Og om helhedsorienteret sagsbehandling så betyder, at man som medarbejdere skal vide alt om alle kroge i kommunen?

Christian Ougaard slår fast, at en myndigheds område skal forstås strukturelt – altså at det er kommunen som én institution, der definerer området – og dermed vil det formelt være alle kommunens (myndigheds) opgaver, der skal vejledes om.

Men det kan man da ikke forlange af den enkelte medarbejder, vil spørgsmålet sikkert lyde?

- Nej, det kan man nok ikke, men man skal tænke det som et ideal, som det mest optimale. Set fra en arbejdsgiver vil alvidende medarbejdere være at foretrække. I virkelighedens verden vil det nok mere handle om, hvordan man organiserer sig, altså sådan at medarbejderen let kan henvise til en kollega eller måske ringe op til Jette i Ydelse for at få et svar.

Pointen hos Christian Ougaard er, at vejledningsforpligtigelsen ligger på hele myndighedens område, og det uanset om det er en kommune, hvor man tit arbejder tværgående, eller fx Udbetaling Danmark, hvor man er meget specialiseret. - En medarbejder i UDK på boligstøtte repræsenterer så at sige en vejledningsforpligtigelse på hele UDK’s område.

 

Tre gode råd fra Christian Ougaard

  • Vejledning kan både foregå skriftlig og mundtlig og i sidstnævnte tilfælde bør der laves et notat til journalen. Det behøver ikke være den eksplicitte formulering af vejledningen, men fx en henvisning til den paragraf eller regel man har vejledt om. Det gælder også ved videresendelse. Formuleringer som ”har vejledt i relevant omfang” duer ikke.
  • Medarbejdere bør så vidt muligt have viden om hvilke ansvarsområder der ligger i myndigheden. Og også gerne hvilke opgaver tilstødende og relevante instanser har.
  • Arbejdsgiveren bør overveje struktur og organisering, så videresendelse internt i myndigheden sker lettest muligt for borgeren. Jo mere specialiseret en organisering man har desto mere nødvendig er en sådan bevidsthed.