Gitte hermann (tv) og Amanda Trangbæk Jacobsen kunne hurtigt se, hvordan RPA-teknologien kunne frigøre tid fra rutineopgaer til andre spændende opgaver.

De ansatte i Viborg Kommunes administration taler en del om roller for tiden, og det er ikke fordi de er i gang med at sætte et teaterstykke op. Nej, rolle-snakken sker i forbindelse med indførelse af robot-teknologi, hvor administrative rutineopgaver automatiseres.

 

Gode råd fra Gitte og Amanda:
- Spring ud i det - det er ikke svært
- Undgå at have andet stort projekt samtidigt
- Se det som noget sjovt og spændende

 

 

Viborg Kommune startede automatiseringsprojektet, som også kaldes RPA (Robotic Process Automation), for godt et år siden og har i processen defineret tre afgørende roller, når der skal automatiseres: Proces-ejer, RPA-koder og fagspecialist.

Gitte Hermann, der til daglig er administrativ medarbejder i jobcentret, fik rollen som fagspecialist, fordi hun netop havde stor erfaring med den arbejdsopgave, som skulle automatiseres. Den drejede sig om betaling af cirka 9000 lægeerklæringer årligt. En tidskrævende opgave, hvor fakturaerne ofte hobede sig op, fordi andre opgaver pressede sig på.

- Det kunne godt være lidt stressende at se op til 300 ubetalte fakturaer i systemet, så jeg syntes, at det var en god ide, hvis computeren selv kunne klare arbejdet. Derfor var jeg positiv, da min leder forslog, at vi bød ind med lægeerklæringer til RPA-projektet, siger Gitte Hermann, der også var med på ideen, fordi det blev understreget, at der ikke var tale om et spareprojekt, men handlede om, at hun kunne få mere tid til mere spændende opgaver.

 

ALLE TRIN I BETALING NEDSKREVET

Gitte Hermanns opgave som fagspecialist i projektet var at beskrive sin arbejdsgang med betaling af lægeerklæringerne trin for trin samt at dokumentere hver enkelt trin gennem en videooptagelse. Hun tog også screenshot af alle trinene, ligesom der blev lavet et flowskema, så kommunens RPA-koder og eksterne konsulent kunne programmere robotten til at klare opgaven.

I dag arbejder robotten ufortrødent dag og nat, så der max står 35 ubetalte fakturaer og venter. Og det er typisk nogle, hvor der er fejl i, og som Gitte Hermann så behandler manuelt. Hun har fået frigivet cirka 10 timer om ugen, og hun oplever, at arbejdspresset er lettet, ligesom hun er glad for, at hun har fået tid til nye og mere spændende arbejdsopgaver:

- Nu tager jeg mig blandt andet af administrativ sagsbehandling, hvor jeg også aflaster jobcentrets sagsbehandlere med det administrative arbejde, så de har mere tid til sagsbehandling, og det giver jo mægtig god mening.

Robotprojektet har også givet Gitte Hermann et større netværk på rådhuset, fordi hun har været rundt i de øvrige afdelinger på rådhuset, som betaler lægeattester, for at høre om de også kunne tænke sig, at automatisere den opgave.

- Det er sjovt at lære flere kolleger at kende og hjælpe dem med at komme i gang og støtte dem i processen, siger Gitte Hermann, der også synes, at hun står stærkere på arbejdsmarkedet, fordi hun har fået erfaring med robot-teknologi.

 

SJOVT AT SE HURTIG BETALING

Amanda Trangbæk Jacobsen, der er assistent i Team Udbetaling og Tilskud i Borgerservice, er også med i et robotprojekt. Hendes handlede om at automatisere betaling af tilskudsberettigede behandlinger for pensionister, og som fagspecialist var hun gennem samme registrering af sit arbejde som Gitte Hermann. Hun hjalp også RPA-koderne med informationer om de forskellige fagsystemer.

- Vi oplevede et stort arbejdspres, så for mig var det kun et plus, hvis vi kunne automatisere de her betalinger. Da RPA-koderen var færdig, var det sjovt at opleve, hvor hurtigt regningerne blev betalt.

Det var rart at komme på arbejde om morgenen og se, at regningerne var ude af verden. De forskellige behandlere var også glade, fordi de fik deres penge hurtigere end tidligere, ligesom vi var glade, fordi vi slap for at blive ringet op og rykket af dem, fortæller Amanda Trangbæk Jacobsen.

Hun og hendes kolleger har fået frigivet cirka 25 timer om måneden, tid som Amanda Trangbæk Jacobsen blandt andet bruger på mere meningsfyldte opgaver som for eksempel at administrere privatøkonomi for sårbare pensionister, de såkaldte administrationsklienter.

- Men jeg har også fået nye opgaver med at vedligeholde robotten, hvis der skal nye kreditorer i systemet, der er nye love eller systemændringer. Det er et sjovt arbejde. Så alt i alt er min arbejdsglæde blevet større, siger hun.

Amanda Trangbæk Jacobsen synes ikke, at det har været svært at automatisere, fordi hun kun skulle bidrage med sin egen faglighed, og hun har da også allerede ideer til flere faktura-opgaver, der kan automatiseres, ligesom automatisering af systembeskeder i Advis er på listen. Det kan fx handle om, at der skal oprettes heldbredskort, som skal sendes ud til borgerne. Den opgave kan en robot efter Amanda Trangbæk Jacobsens mening med fordel klare.

 

KAN GIVE FÆRRE NYANSÆTTELSER

Torben Hansen er leder for to teams i Borgerservice, nemlig Kontrol og Opkrævning samt Udbetaling og Tilskud. Som leder var det naturligt, at han fik rollen som proces-ejer. En rolle, der betyder, at han skal sørge for, at der bliver taget beslutninger undervejs, ligesom han skal sørge for, at de rette medarbejdere er inddraget.

- For mig og medarbejderne har det været vigtigt, at sikkerheden var i top, således at vi kun betaler de regninger, vi skal. Og kun de rette beløb til de rette behandlere, siger Torben Hansen.
Det har også været vigtigt for ham, at medarbejderne skulle have vished for, at der ikke var tale om et spareprojekt, selvom automatiseringen på sigt dog kan betyde rationaliseringer.

- Vi har jo et årligt sparekrav på 1 procent, så jeg tænker, at det hentes ind på den her måde. RPA-projekterne skal ikke medføre afskedigelser, men på sigt kan det være, at der sker færre nyansættelser, siger Torben Hansen, der lægger vægt på, at det vigtigste resultat af automatiseringen er at frigive tid til bedre betjening af borgerne samt større arbejdsglæde blandt de ansatte.

Ud over tankerne om at automatisere Advir og flere faktura-opgaver har Viborg Kommune også ideer til andre automatiseringsprojekter. Det drejer sig for eksempel om tilbagebetaling af kontanthjælp og registrering af udenlandske borgere i Folkeregistersystemet. Ideerne og opgaverne er så mange, at kommunen om kort tid får brug for endnu en RPA-koder.

Ingen må blive overflødige

For Lene Rasmussen, fællestillidsrepræsentant i Viborg Kommune, er det vigtigt, at arbejdspladsen tager en grundig snak om hvorfor, der skal automatiseres og hvordan det skal ske. Og at den dialog omfatter både tillidsvalgte, medarbejdere og ledelse.

- Det er vigtigt, at man snakker om det på forhånd, så man ved, hvad medarbejderne skal lave i stedet for de rutineopgaver, som robotten overtager. Ingen skal nemlig risikere at blive overflødige, og automatisering må aldrig blive et spareprojekt, hvor de forskellige afdelinger selv skal finde finansiering til projekterne, siger Lene Rasmussen.

HK'erne skal byde sig til og springe ud i det, for det er med til at sikre deres job i fremtiden

Lene Rasmussen, fællestillidsrepræsentant i Viborg Kommune

 

EFTERUDDANNELSE ER VIGTIGT

Hun finder det også vigtigt, at ledelsen sørger for at efteruddanne medarbejderne, så de kan være med på automatiseringsvognen – mange gange er det måske blot et par dages kursus, der skal til.

- De medarbejdere, der har svært ved at byde sig til, må ikke blive tabt på gulvet. Det kan efteruddannelse afhjælpe, påpeger Lene Rasmussen.

Når det er sagt, så ser Lene Rasmussen med meget positive øjne på automatiseringen, som hun finder er en god mulighed for HK’erne til at få en vigtig position indenfor digitalisering på arbejdspladsen og desuden få flere spændende arbejdsopgaver:

- HK’erne skal byde sig til og springe ud i det, for det er med til at sikre deres job i fremtiden. Og det kan både være som proces-ejere, fagspecialister og RPA-kodere.

ROLLERNE

I forbindelse med RPA-projektet indgik Viborg Kommune et samarbejde med HK LAB, som er HK’s innovationslaboratorium, og Teknologisk Institut. Resultatet blev blandt andet definition af forskellige medarbejder:

Proces-ejer: Typisk en afdelingsleder på fagområdet, som har det overordnede ansvar for implementering af RPA.

Fagspecialist: Den administrative medarbejder, der beskriver de konkrete arbejdsgange, vedligeholder og optimerer data samt håndterer fejllister fra automatiseringen.

RPA-koder: Medarbejderen, der oversætter procesbeskrivelserne til softwaren.

 

UDDANNELSE OG ØKONOMISK STØTTE

Hvis du skal arbejde med digitalisering, er der de her relevante uddannelsesmoduler:

Akademi-moduler:

Den digitalt bevidste medarbejder, som er et valgfrit modul på kommunom-uddannelsen på COK.

Digital projektledelse, som udbydes af Erhvervsakademi Kolding.

Digital service og innovation, som udbydes af Københavns Professionshøjskole.

 

Diplommoduler:

Københavns Professionshøjskole:

Digitale forandringsprocesser – valgtfrit modul på DOFA’ en (diplom i offentlig forvaltning)

Ledelse, digitalisering og forandring i offentlige organisationer:

Forvaltningsret, som er en integreret del af det obligatoriske modul på diplomuddannelsen i offentlig administration.

 

Penge fra fonde:

Husk, at du kan få penge fra Kompetencefonden til modulerne, ligesom Omstillingsfonden kan yde støtte. Læs mere her: www.bit.ly/kompetencefonde

 

SE VIDEOFILM FRA VIBORG

HK Lab har produceret to videoer om robotprojektet i Viborg Kommune. Her kan du møde Gitte Hermann, Amanda Trangbæk Jacobsen og Torben Hansen.

Se videoerne ”Automatisering er mere end implementering af ny teknologi”