Der er intet galt med at være sekretær. Alligevel valgte administrationen i Efter- videreuddannelsen på VIA University College, der har afdelinger i Aarhus, Horsens og Holstebro at sige farvel til den mangeårige følgesvend for tre år siden.

- Titlen signalere noget gammeldags. Én der sidder og venter på opgaven, og som servicerer nogen, der er mere værd. For os har det været vigtigt at blive tydeligere på, hvordan vi synliggør vores faglighed og at blive bedre til at bringe den i spil, lyder det fra Kirsten Frisenette, tillidsrepræsentant og Administrativ partner hos VIA.

Det bakker Susanne Loft, administrativ partner og arbejdsmiljørepræsentant op om.

- Der er ingen tvivl om, at ændringen i både titel og tilgangen til opgaverne har givet mere energi og selvtillid hos os alle. Vi laver det, vi brænder for og vi anerkender os selv og bliver anerkendt af andre faggrupper for vores faglighed og bidrag til opgaverne. Det gør noget godt for hele organisationen, siger hun.

Sekretæren er smidt på porten - partneren er inviteret ind på VIA

Arbejdsmiljørepræsentant Susanne Loft tv. og tillidsrepræsentant Kirsten Frisenette.

Forandringen begyndte for tre år siden, som et ønske om at optimere administrative processer og se på, om arbejdet kunne organiseres på en anden måde. De ansatte gennemførte et uddannelsesforløb med konsulenter udefra, workshops og møder i mindre grupper, for at finde den rigtige form.

- Tidligere blev vi betragtet som kittet, der fik det hele til at hænge sammen. Vi havde mange manualer og vejledninger til, hvordan opgaver kom ind i organisationen. Det var for at beskytte os sekretærer mod at blive overhældt med opgaver på en uhensigtsmæssig måde. Men det betød også, at der var en distance mellem os og opgaven, der ikke nødvendigvis gjorde noget godt for det færdige produkt, fortæller Susanne Loft.

I dag har de erstattet vejledninger og manualer med nysgerrige spørgsmål.

- Som administrative partnere bringer vi vores faglighed i spil på en helt anden måde ved fx at spørge mere ind til selve opgaven. Det kunne være i forhold til output, målgruppe og succeskriterier. På den måde kommer vi dybere ind i opgaven, og vi kommer hele vejen rundt om den på et langt tidligere tidspunkt i processen. På den måde kan vi også komme med forslag til andre løsningsmodeller, end dem der umiddelbart blev foreslået, siger Kirsten Frisenette.

Den nye tilgang til opgaverne har, sammen med digitalisering, betydet at den samme gruppe medarbejdere nu løser ekstra opgaver svarende til tre årsværk.

- Jeg hører ikke om hverken stress, øget pres eller dårligt arbejdsmiljø, selv om vi løser flere opgaver. Tværtimod så er det glade kollegaer, jeg møder hver dag, og det gør selvfølgelig en arbejdsmiljørepræsentant meget glad, siger Susanne Loft.

Ifølge tillidsrepræsentanten har ledelsen en stor del af æren for, at forandringen er blevet gennemført på en god måde.

- Man kan ikke lave sådan en forandring, uden at ledelsen bakker op. Det har ledelsen gjort hos os. Den har haft ambitioner på vores vegne og har set vores potentiale, så vi fik opbakning til at gribe de opgaver, der kunne ligge hos os. I starten af processen var de gode til at italesætte alt det gode, vores nye tilgang til opgaverne gjorde for vores kollegaer. For eksempel fik vi hver fredag en mail, hvor der blandt andet var beskrevet en god historie. Det var med til at fastholde motivationen, fordi vi blev bekræftet i, at det vi gjorde, var det rigtige, siger Kirsten Frisenette.

Hverken Kirsten Frisenette eller Susanne Loft kan forestille sig at gå tilbage til den gamle rolle som sekretær, og de er overbeviste om, at deres 40 HK kollegaer i VIAs efter- og videreuddannelsesadministration har det på samme måde.

- Før var det faktisk rigtig svært at sige, hvad vores faglighed var. Noget med systemer og lovgivning og overblik. Men nu er der ingen, der stiller spørgsmålstegn ved det længere. Vi er de administrative og ligeværdige partnere, der tager ansvar for opgaven og sikrer, at den bliver løst på den bedst mulige måde. Det giver rigtig meget selvtillid og lyst til at gøre mere. Men det giver også respekt blandt vores kollegaer i hele organisationen, siger Kirsten Frisenette.