Ditte Kirstein

RPA-administrator Ditte Kirstein har på et 5 uger langt kursus lært at bygge software-robotter, som kan overtage udvalgte driftsopgaver på uddannelsesinstitutionen Niels Brock. Foto: Mikkel Østergaard. 

Man skal tænke på en robot som en ny kollega. Det mener Ditte Kirstein, der arbejder på uddannelsesinstitutionen Niels Brock i København. Hun er HK'er, tillidsrepræsentant og kvinden bag adskillige af de nye robotter, som giver HK’erne en hjælpende hånd i studieadministrationen.

- En software-robot er en kollega, der er på arbejdet døgnet rundt og gør de ting, man har bedt om, fejlfrit. Men som alle kolleger har den sine særheder, som man skal finde ud af at håndtere, siger Ditte.

I software-robottens tilfælde er den største udfordring, at den kun gør præcis, hvad man sætter den til. Den kan netop ikke tænke selv, og det er sværere at huske at tage højde for det, end man skulle tro.

- I den forstand er software-robotten jo utroligt dum. Hvis der står et komma, hvor den ikke har fået at vide, at der står et komma, så går den i stå, fortæller Ditte. Derfor gælder det om at have øje for alle detaljer og at kunne forudsige alle valgmuligheder i de opgaver, man vil have en robot til at løse.

genial til at flytte data mellem systemer

Ditte, der er 34 år og har en kontoruddannelse, gik med i det såkaldte RPA-team, da det blev oprettet for halvandet år siden. RPA står for Robotics Process Automisation, det man i daglig tale også kalder kontor- eller software-robotter. Den første robot, hun byggede sammen med teamet, kan hente ansøgninger til HHX fra www.optagelse.dk og overføre data til Niels Brocks eget system. Det vil sige, at det nu går automatisk med at få indtastet ansøgernes navne, adresser, cpr-numre, karakterer fra folkeskolen osv.

- En software-robot er genial til at overflytte data mellem to systemer, der ikke er integrerede. Det smarteste ville selvfølgelig være at integrere systemerne, men det i reglen meget dyrt. Så kan man sætte en robot til arbejdet for en overkommelig periode i stedet for, siger Ditte.

Så der er ikke kommet skelettynde fingre i metal eller en nuttet R2-D2 fra Star Wars, som skufler rundt, på kontorerne på Niels Brock. Man skal snarere forestille sig en vildt avanceret makro. Vist på en skærm udgøres robotten af et større mønster af små kasser forbundet med tynde linjer. Var man engang vild med computerspillet Pac Man, kunne man godt se robotten for sig som sådan en lille fyr, der hapser sig gennem hvert trin i opgaven.

Fik aha-oplevelse i testfasen

Ditte Kirstein, hvis stillingsbetegnelse er RPA-administrator, lærte at lave software-robotter på et 5 uger langt kursus. Her blev hun og en kollega, som er it-uddannet, undervist af to konsulenter. De skulle selv lave en række øvelser på engelsk og derudover to robotter, som konsulenterne hjalp til med.- Det var meget svært i starten, det er en helt anden verden. En robot består af to dele, en procesdel og så selve det at bygge robotten. Min kollega, Stefan, havde det nemmere, hvad angik it-delen. Til gengæld var jeg jo så stærkere på procesdelen end ham, og på den måde var vi et godt match, fortæller Ditte.

Siden gik hun så i gang med ansøgningsrobotten. Den drillede fælt i testfasen.

- Problemet var, at jeg ikke havde forudset, at nogle af systemets knapper ændrede sig i det øjeblik, der var kommet ansøgninger ind. Jeg havde jo bygget robotten i en periode, hvor der ikke var nogen ansøgninger, fordi den skulle være klar, når de kom, siger Ditte og smiler, mens hun ryster på hovedet.

For jo, der har så absolut været de tidspunkter, hvor hun rev sig i håret og tænkte, at det her, det kunne bare aldrig nogen sinde finde ud af at få til at fungere.

- Men så siger jeg til mig selv, at selvfølgelig kan jeg det!

Robotbrug har ikke medført fyringer

Tiltro til sig selv har Ditte god brug for. På en tavle på kontoret står en lang liste over ønsker til robotter, som hendes kolleger på Niels Brock er kommet med. Omtrent 50 i alt.

- Folk vil gerne have robotter, fordi de er presset på grund af besparelser. De har svært ved at nå det hele, og de vil gerne slippe for de kedeligste opgaver. Hvor sjovt er det lige at sidde og overflytte data til Excel-ark? Som medarbejdere bliver vi mere tilfredse, når vi skal løse de opgaver, hvor man skal tænke lidt, erklærer Ditte.

Foreløbig har det ikke medført fyringer, at der er blevet taget robotter i brug. Tværtimod. I begyndelsen lagde Ditte og en kollega halvdelen af deres arbejdstid i RPA-teamet. Nu er de begge på fuld tid i teamet og har fået yderligere to kolleger, som er på deltid.

- Niels Brock skal spare to procent om året ligesom alle andre (på grund af omprioriteringsbidraget, red.), og i 2017 satte ledelsen sig for at effektivisere administrationen med 25 procent frem til 2021, siger Gitte Vestergaard, der er digital forretningschef for Niels Brock.

- Et af midlerne er automatisering, som rummer nogle kæmpe fordele. Overordnet set vil vi gerne drive Niels Brock digitalt, hvor det giver mening. Det er meget vigtigt at holde fast i, at det skal give mening. Man skal have en klar målsætning for digitalisering, ellers risikerer man ikke at få gavn nok af den, siger Gitte Vestergaard.

På sigt vil automatiseringen og digitaliseringen muligvis indebære færre medarbejdere samlet set, men ikke nødvendigvis, tilføjer hun. Niels Brock har nemlig også ambitioner om at optage flere studerende.

Man skal vænne sig til samarbejdet

Som RPA-administrator kommer Ditte rundt i hele huset og samarbejder meget bredt. I nogle tilfælde skal hun være med til at bygge en robot, som alle i organisationen skal benytte. For eksempel udskrivelse af studiekort. Andre gange drejer det sig om en mere specifik robot.

- Jeg taler alle trin i arbejdsprocessen igennem med de medarbejdere, der gerne vil have en robot til at overtage arbejdet. Robotten skal jo have meget detaljeret og præcis besked. Jeg får også altid brug for at følge op, så jeg nødt til at have en god dialog med dem, der skal bruge robotten, forklarer Ditte.

- Man skal også vænne sig til at samarbejde med en robot. Man kan ikke pludselig ændre i de breve, man skriver, eller i noget, som robotten er afhængig af. Datoer skal for eksempel altid skrives på samme måde, ellers går robotten i stå, siger Ditte.

Et andet eksempel er en robot, der har fået besked på at hente data om et undervisningshold fra kolonne A i et bestemt Excel-ark. Hvis nogen så finder på, at der skal stå noget andet i kolonne A og rykker holddata over i kolonne B, så fejler robotten.

- Et menneske kan selv se, at oplysningerne nu står i kolonne B, men det kan robotten ikke, siger Ditte.

sparer arbejdstid Trods opdatering  

I samarbejdet med robotter er der ikke noget, der hedder "en gang for alle". Dels er det utroligt svært at forudsige de mange valg, en medarbejder træffer nærmest ubevidst under sin arbejdsproces. Derfor må man løbende give software-robotten flere beskeder om, hvordan den skal arbejde: Hvis det her sker, så skal du gøre sådan, og når du har gjort sådan, vender du tilbage til opgaven sådan.

Dertil kommer, at der løbende kommer nye regler og nye love og bliver truffet nye beslutninger i organisationen, og så skal software-robotten opdateres. Der hersker dog ingen tvivl om, at man sparer arbejdstid, fordi robotten er hurtigere end et menneske, kan gøre tingene smartere og er på arbejde døgnet rundt.

Selv er Ditte glad for sine nye kompetencer. Man skal have lidt flair for it og have arbejdet med Excel-ark, men ellers er det som altid lysten, det kommer an på:

- Frem for alt skal man have lyst til at sætte sig ind i det, og man er nødt til at være ret vedholdende. Og så skal man turde prøve sig frem og ikke sidde og vente på svar. Tidligere har jeg også klikket mig frem til løsningen, det er bare væsentligt sværere med en robot, fordi den er så dum, fortæller hun med et stort smil.

Hvad er en software-robot?

Software-robotten kan beskrives som en ekstremt avanceret Excel-makro. Den er særligt god til at flytte data fra et system til et andet. Fagtermen for en software-robot er RPA. Det står for Robotics Process Automation.

Hvad er en software-robot god til?

De generelle tommelfingerregler for at identificere de opgaver, der egner sig for en robot, er, at:
1. Opgaven er regelbaseret. Det vil sige, at opgaven kun skal løses på én måde hver gang.
2. Opgaven skal løses et højt antal gange, helst tusindvis.
3. Opgaven er tilbagevendende.

Hvad kræver det at lære at bygge robotter?

1. Lysten, der driver værket.
2. Vedholdenhed.
3. At man tør prøve sig frem.
4. Lidt it-flair.

Hvornår er en software-robot smartere end en HK'er?

Når den skal optage en ny årgang af elever. Robotten henter ansøgningerne ind, behandler dem og sender ansøgerne et svarbrev. Hvis et menneske skal gøre det, ville man typisk hente én ansøgning ad gangen og behandle den, og når alle ansøgninger er behandlet, ville man lave en flettefil og sende breve ud fra den.
Robotten kan huske samtlige oplysninger om ansøgerne og behøver derfor ikke at hente en ansøgning ad gangen. Den kan hente samtlige på én gang. Den kan også springe flettefilen over, da den jo kan huske oplysningerne.