Hvad spørger man ind til, når regnedrenge og politikere placerer et notat om, at en konkurrenceudsættelse og mulig udlicitering vil spare et pænt stort millionbeløb årligt. For med notatet følger udregninger, kalkuler og excel-ark, der umiddelbart er svære at argumentere imod.

Og dog, lyder det fra Caspar Holm Andersen, økonomisk analytiker i HK Kommunal, der som en af sine opgaver har at se på økonomi og gevinster ved udlicitering.

– Alt for tit ser vi, at der udlades en række elementer, der tilsammen giver et helt andet resultat af regnestykket.

Samlet set hedder alle disse elementer ”transaktionsomkostninger”.

Nogle af dem er at svære, ja måske nærmest umulige at kvantificere med et præcist beløb, men det er ikke et argument for at holde dem ude af det samlede billede. Politikere og embeds- mænd bør som minimum vurdere alle potentielle udfordringer, og drage det ind i regnestykket, pointerer Caspar Holm Andersen.

Derfor er det vigtigt at tillidsfolk og medarbejdere stiller spørgsmål til alle potentielle transaktionsomkostninger og beder politikere forklare, hvordan det er værdisat, hvordan risikoen er vurderet og eventuelt resurseforbrug i worst case.

 

Caspar Holm Andersen giver her sine bud på de elementer, som man bør spørge ind til:

 

1 Forberedelsesfasen:

  • Hvad koster konsulentrapporter?
  • Udgifter ved tilkøb af udbuds- proceskonsulenter.
  • Den interne proces med at for- berede ønsker og kravspecifikation: Hvad er resourceforbruget med arbejdsgrupper, møder, fremlæggelser og vurderinger.
  • Kontrolbud: Hvad koster det at udarbejde og udvikle et internt kontrolbud?
  • Juridisk arbejde: Udgifter til advokatbistand.
  • Sagsanlæg: Er udgifter til eventuelle sagsanlæg om fejl i udbud indregnet, herunder udgifter ved en tabt sag.

 

2 Efter udbudsfasen, hvis opgaven udliciteres:

  • Kontrol: Hvem udfører kontrol med, at opgaven udføres efter forskrifterne. Hvad koster det, hvilke udgifter er der til undersøgelse af kvalitet og/eller tilfredshedsundersøgelser?
  • Tilsyn: Gennemføres der er et konkret tilsyn, og hvad koster det?
  • Samarbejde/møder: Hvilket omfang har de løbende mø- der mellem aktør og myndighed. Hvad er resurseforbruget?
  • Betaling af ekstra ydelser: Erfaringen er, at der i forbindelse med en opgave altid opstår uklarheder om ydelser, der ikke er specificeret eller indtænkt i kontrakten. Er udgifter til disse ydelser regnet med?
  • Oplæring af nye arbejdsgange: Når en opgave forsvinder fra myndigheden, skal nye arbejdsgange etableres og oplæres hos medarbejdere og ledere. Hvad koster det i resurser?
  • Hvilken viden tabes i organisationen, hvis fx lønområdet udliciteres? Hvad koster et videnstab på kort sigt, på lang sigt. Er der ekstraudgifter til myndigheden, hvis man vil købe sig til den viden i perioden med udlicitering?
  • Opretholdelse af back-up: Alt efter opgavetype må myndigheden have et back-up-system, hvis den eksterne aktør fx går konkurs eller ikke leverer den service som aftalt. Hvad koster det at opretholde en sådan drift-/forsyningssikkerhed?
  • Ekstra udgifter ved konkurs: Hvis selskabet går konkurs, hvad koster det så kommunen?
  • Hvilke omkostninger har myndigheden, hvis kontrakten opsiges eller servicen ikke leveres?
  • Hjemtagning: Hvad koster det, hvis opgaven skal hjemtages. Har myndigheden så det ønskede personale?
  • Hvad koster en gen-implementering af opgaven?

3 HR & medarbejderforhold:

  • Medarbejderforhold: Hvor mange resurser skal HR bruge på virksomhedsoverdragelse?
  • Overdragelse: Hvad koster selve overdragelsen? Kompensationer/fratrædelsesgodtgørelser? Afskedigelser?
  • Møder med fagorganisationer? Retssager?
  • Øget sygefravær: Erfaringer fra undersøgelser viser, at udliciteringer generelt giver mere stress, usikkerhed og sygefravær. Er disse personalemæssige konsekvenser indregnet. Hvad vil man gøre ved det?