At udbrede brugen af talegenkendelse i sagsbehandlingen blandt socialrådgiverne og mere effektive arbejdsprocesser ved at bruge Scrum-metode.

Det er to helt håndfaste resultater af det første diplommodul-forløb for HK Kommunal Chefgruppens medlemmer i ledelse af digitale processer, som er gennemført på VIA University College i Aarhus.

Annette Engelbret-Pedersen er administrativ leder på Center for Beskæftigelse og Rehabilitering (CBR) i Randers Kommune. Her står hun i spidsen for ca. 25 medarbejdere i administrationen og på et værksted for borgere i beskyttet beskæftigelse. Og nu er hun helt hjemme i at bruge projektstyringsværktøjet Scrum – et helt konkret resultat af at have deltaget i digitaliseringsmodulet.

Tog chefen med på skolebænken

Det handler også om at tænke i forandringer, fortæller Annette Engelbret-Pedersen om udbyttet af modulet.

- Da jeg læste om tilbuddet fra Chefgruppen sidste år, tændte det noget i mig. Dels har jeg via min Diplomuddannelse i Ledelse lært at tænke i teori og værtøjer til ledelse. Og dels har jeg været med fra dengang it blev indført som et arbejdsredskab. Så jeg ved godt, at vi er nødt til at omstille os –både på grund af den digitale udvikling, og fordi vi er nødt til at justere vores ressourcer af hensyn til økonomien. Så der er opgaver, vi godt kan tænke i at løse digitalt fremover – og det er spændende, siger hun.

Men ikke nok med, at Annette Engelbret-Pedersen selv tilmeldte sig forløbet – hun spurgte også sin chef for hele CBR, Thomas Borup, om ikke han ville med. Og for ham var det en kærkommen mulighed, som han udtrykker det.

- Jeg var både nysgerrig på den faglige substans – hvad findes faktisk af værktøjer og devices, og hvad kommer til os? Og jeg var interesseret i at få et fælles sprog om ledelse af digitale processer, siger han.

Optimerer processer med Scrum

Annette Engelbret-Pedersen kastede sig bl.a. over at optimere processer, og helt konkret lærte hun projektstyringsværktøjet Scrum at kende. Det har hun allerede gjort brug af i en proces med at lægge to afdelinger sammen.

- At tænke digitalt handler også om at tænke i forandringer. Vi har lige været igennem en større besparelse, og derfor valgte jeg at undersøge evt. uhensigtsmæssige arbejdsgange og gøre det visuelt for medarbejderne med digitale værktøjer, siger hun og tilføjer:

- I fusionsprocessen bruger jeg det til, at vi holder meget korte møder og går hver til sit med opgaver, vi skal løse. Digitalt kan vi så i en ugeoversigt se, hvor langt vi er kommet med de projekter, vi er i gang med: Har vi tømt det lokale, hvornår kommer elektrikeren osv. Hvis ikke jeg havde lært det her, ville vi have siddet og tygget på smørret alt for længe.

Tager førertrøjen på

Vi skal kunne tygge topledelsens strategier igennem og forklare dem for vores medarbejdere, fortæller Thomas Borup. 

For centerleder Thomas Borup førte forløbet bl.a. til et nærmere bekendtskab med software til talegenkendelse.

- De seneste to år har vi sparet ti medarbejdere med samme ordreportefølje væk, så vi er nødt til at finde en måde at effektivisere på. Med til digital transformation hører helt klart også ressourceoptimering, for vi ved godt, at der kommer to procent besparelser igen på den anden side af sommerferien. Derfor kan vi lige så godt tage førertrøjen på, også digitalt, siger han.

Her er talegenkendelse en mulighed for socialrådgiverne som en faggruppe, der skriver meget, til at få frigivet tid til borgerkontakten. Derfor lavede Thomas Borup en mindre undersøgelse og forprojekt i diplomforløbet, som viste, at medarbejderne virkelig synes, at det giver mening at prøve af.

- Det er en teknologi, som vi ikke bruger endnu, men som man fra topledelsen netop har besluttet at rulle ud i hele organisationen. Derfor gav den mening for mig at undersøge nærmere, siger centerleder.

Fået et fælles sprog

Mere overordnet peger Thomas Borup på, at han har fået skærpet sin tilgang til digitalisering, bl.a. i at kunne argumentere overfor niveauerne over ham om indførsel af nyt it og samtidig også være mere undersøgende overfor det, som kommer samme sted fra.

- Det kræver viden og forståelse for agiliteten i processerne at sidde med i implementeringen af nye systemer og platforme i en kommunal virkelighed, især når man samarbejder med private aktører udefra. Derfor er det godt at have et fælles sprog, bl.a. i forhold til ledelse af processen, hvor man skal være nysgerrig og styrende på samme tid. Vi skal jo kunne tygge topledelsens strategier igennem og forklare dem for vores medarbejdere – hvilken teknik er det her, og hvad vil den betyde for dem: Besparelser, at de skal løbe stærkere eller får frigivet mere tid?

Det fælles sprog er også en gevinst, Annette Engelbret-Pedersen peger på – både i samspillet med sin chef og overfor sine medarbejdere.

- Jeg gik ind med åben pande og tænkte, at jeg sikkert kunne lære noget. Og jeg tænker nu, at det at digitalisere ikke behøver at være et nødvendigt onde – det kan også frigive tid til andre opgaver, fx varme hænder til borgerne og kerneopgaven.

Skaber værdi i egen organisation

Deltagerne på diplomholdet har evalueret forløbet og undervisningen meget positivt. Underviseren på holdet, Jan Rosenmeier, er også rigtig godt tilfreds.

- Jeg har haft æren af at undervise og træne et super engageret hold. Til eksamen oplevede jeg skarpe og kompetente personligheder, der alle på hver deres måde allerede er godt i gang med at bedrive kompetent ledelse i en digital tidsalder, siger han og tilføjer:

- Der var en stor variation i eksamensprojekterne, men fælles for dem var, at de søgte at løse konkrete udfordringer og skabe værdi i egen organisation, fordi de studerende arbejdede med egen praksis og virkelige projekter.

Her nævner Jan Rosenmeier bl.a. et projekt om at implementere obligatorisk digital tidsbestilling i Borgerservice, så det både bliver en gevinst ud fra både et borgerperspektiv og et organisationsperspektiv. Et andet eksempel var et projekt om ’digitale løsninger til at optimere arbejdsgange ved nyansættelser’ og endnu et om at ’øge andelen af virtuelle ambulante konsultationer’.

Lyder det som noget for dig?

Diplommodulet ”Ledelse af digitale processer” er et forholdsvis nyt valgmodul under ordningen ”Diplom i ledelse” og ”Den offentlige lederuddannelse på diplomniveau”. Man kan altid tilføre et ekstra valgmodul selvom man allerede HAR en diplomuddannelse i ledelse. Modulet udbydes åbent, af en række professionshøjskoler. Forløbet som Annette og Thomas deltog på, blev gennemført for HK Kommunal af Via UC i Aarhus.