Tilsammen udgør de Haderslev Kommunes RPA-team (Robotic Process Automation), der har til opgave at hjælpe kolleger i alle afdelinger med at automatisere forskellige rutineprægede arbejdsopgaver. I daglig tale hedder det, at en robot overtager opgaverne, men i virkeligheden er der tale et softwareprogram, der kan få forskellige it-systemer til at ”snakke sammen”, så arbejdet kan udføres automatisk.

Nicolai Schultz på 24 år var kontorelev i Haderslev Kommune fra 2015 – 2017 og har siden arbejdet i Økonomiafdelingen, hvor også 33-årige Rune Hedegaard er uddannet assistent i 2009. De to er RPA-konsulenter – eller i daglig tale RPA-kodere, fordi de tager sig af selve kodningen af de arbejdsopaver, der skal overtages af robotten.

- Vi var vant til at arbejde med it-systemer og excelark, så da Haderslev Kommune som noget af det første ville automatisere betaling af en del af de fakturaer, som vi sad med i Økonomiafdelingen, var det naturligt for os at gå med i projektet, fortæller Nicolai Schultz og Rune Hedegaard, der blev oplært i kodning hos en ekstern konsulent.

Brug for en proceskonsulent

Tre gode råd fra Haderslev

1. Vær nysgerrig og åben overfor det nye
2. Udfordr dine vaner
3. Se kodning og proces-arbejde som oplagte karriereveje for dig som HK'er.

Bagefter var Nicolai Schultz og Rune Hedegaard rundt i andre afdelinger for at fortælle om projektet, hvilket naturligt førte til, at de blev RPA-konsulenter internt i kommunen.

Samtidig voksede kodningsarbejdet, så der blev brug for en person, som kunne stå for kontakten til kollegerne i kommunen og arbejdet med at afdække muligheder for automatisering – en mere projektleder-agtig funktion. Derfor blev der sidste sommer opslået en stilling som proceskonsulent, som 34-årige Maria Hedegaard Corydon fik. Hun er også uddannet assistent i Haderslev Kommune (2007) og har arbejdet på lønkontoret, indtil hun kom med i RPA-teamet.

- Min funktion er at tage en første snak med kollegerne i de afdelinger, som har nogle arbejdsopgaver, de gerne vil have automatiseret. Enten opsøger de mig, eller jeg henvender mig og spørger, om jeg ikke skal komme ud og fortælle dem, hvad RPA går ud, og snakke om, hvilke muligheder der er i deres afdeling. Når det er afklaret, briefer jeg Nicolai og Rune, som så tager over i forhold til selve kodningen, fortæller Maria Hedegaard Corydon.

18 projekter

Siden starten på RPA-projektet i marts 2018 har de tre fået gang i 18 automatiseringsprojekter rundt om i kommunens afdelinger, hvor af mange handler om fakturering. Men de har søsat større projekter som for eksempel tilbagebetaling af kontanthjælp, hvor de hjælper kollegerne i borgerservice med at automatisere processen med at tjekke indkomst i forhold til udbetaling af kontanthjælp. De har fået robotten til selv at skrive brevet til borgerne med afgørelse om afdragsordning og herefter sende opkrævning.

- Det var en opgave, som kollegerne ofte var bagud med på grund af andre presserende arbejdsopgaver. Så de er mægtig glade for, at den opgave ikke længere stresser dem. Og samtidig sker opfølgningen nu hurtigt og konstant, så kommunen ikke er bagud med de her henvendelser til borgerne, fortæller Nicolai Schultz.

- Vi fik også en anden stor opgave for nylig, hvor sygeplejerskerne i hjemmeplejen henvendte sig til os. De har en tidskrævende arbejdsopgave med at opdatere lister oven den medicin, som syge borgere får. Det hjælper vi dem nu med at automatisere, og det er de mægtig glade for, fortæller Rune Hedegaard.

Tæt samarbejde med fagkolleger

Når Rune Hedegaard og Nicolai Schultz går i gang med selve kodningen, sker det altid i tæt samarbejde med kollegerne indenfor det pågældende fagområde. Ligesom fagkollegerne også er en vigtig del af testkørslerne inden robotten tager over.

- Fagkollegerne kender lovgivningen og arbejdsgangene på deres område, så derfor er de uundværlige samarbejdspartnere i processen, da de skal forklare lovgrundlag og arbejdsgange til os, fortæller Nicolai Schultz.

Når testkørslerne er overstået, sørger RPA-teamet for, at fagkollegerne får en manual, så de selv kan vedligeholde nogle dele af robotten, ligesom der holdes statusmøder efter henholdsvis tre og seks måneder.

Automatisering tager toppen af arbejdspresset

For trekløveret er det en stor drivkraft, at de er med til at øge arbejdsglæden hos deres kolleger, fordi automatiseringen af rutineopgaver tager toppen af et arbejdspres og giver overskud til mere spændende opgaver samtidig med, at borgerne får bedre service for deres skattekroner.

- Det er det hele værd, siger de samstemmende. Og så er de helt berettiget stolte over, at andre kommuner ser op til dem:

- Det er da sindssygt fedt, at vi er nået så langt med automatisering, at andre kommuner henter inspiration hos os.