Fra venstre er det Lars Vinding, Anja Langemose Täkker og deres nye kollega Roberta

 - Man kunne godt have frygtet, at folk tænkte: ”I morgen kommer robotten rullende ind ad døren, og så ruller jeg ud”. Men sådan er det ikke, siger Lars Vinding. Han er Specialist i Staben og hovedprogrammør af Jobcenter Koldings nye robot, der har fået kælenavnet Roberta.

Kolding kommune har givet Roberta sit eget medarbejdernummer, så den kan få adgang til de relevante databaser, og dens aktiviteter kan logges. Nu kører den dag ud og dag ind med opslag i forskellige systemer – om natten bliver de andre systemer tit opdateret, så da ”sover” Roberta.

Robotten er af typen RPA (Robotic Process Automation) og arbejder på samme måde som et menneske. Den går ind i de samme programmer og websteder og ”klikker” og udfylder felter, nøjagtig som sagsbehandlerne gjorde før, og dermed gør den sager ”grydeklar” til menneskelig håndtering. Desuden kan den selv afslutte enkle sager, hvor dokumentationen er på plads, og det er typisk ved at betale regninger.

Lækkert at blive spurgt

For et halvt år siden viste tal fra KMD, at 27 pct. af de danske kommuner har indført softwarerobotter til administrative opgaver, og yderligere 59 pct. forventer at gøre det inden for tre år. Robotterne bliver især brugt til ensformigt, administrativt arbejde, og erfaringerne i Kolding er entydigt positive siger tillidsrepræsentant for Jobcenteret/Børne-, Uddannelse- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Lene Kjærgaard.

- Ledelsen har håndteret det godt. De har taget opgaven alvorligt og opkvalificeret dem, som havde brug for det, når opgaverne ændrede sig. Og helt tilbage da robotten skulle indføres, blev medarbejderne spurgt, hvor det bedste sted var at bruge den. De syntes, at det var rigtigt lækkert at blive spurgt, siger tillidsrepræsentanten.

Tillidsrepræsentant Lene Kjærgaard

- Nogle af dem, som har haft mange administrative opgaver, har været lidt nervøse for, om de ville blive overflødige, men de er blevet aflastet og har fået andre opgaver med den nødvendige oplæring, siger Lars Vinding. Og en anden robotspecialist, Intern controller i økonomiafdelingen Anja Langemose Täkker, er enig.

- Man ser også, at der kommer flere forslag nu end i starten til nye opgaver for robotten. Folk føler ikke længere, at der er noget at være bange for, mener hun.

Roberta har nøglen til pengekassen

Det er forskelligt, hvor stor tillid der bliver vist overfor robotternes evner i kommunerne. I Jobcenter Kolding har man valgt at stole nok på robotten til at lade den foretage udbetaling af befordringsgodtgørelse samt tolkeregninger og lægeregninger.

- Vi har betroet den til de udbetalinger, fordi det er snorlige sager, hvor den eftergør de handlinger, medarbejderne ville foretage. Og den gør arbejdet rigtigt hver gang, så det hæver kvaliteten i forhold til mennesker, som engang imellem kan lave fejl, siger Lars Vinding.

Her fylder Roberta godt i landskabet, men til hverdag gør den ikke meget væsen af sig

Fordi robotten har fået adgang til kassen, er der mange sikkerhedsforanstaltninger og stopklodser for at undgå forkerte udbetalinger. Der er blandt andet indkodet øvre beløbsgrænser, adgangskontrol til robotten og logning af alle aktioner. I det hele taget bliver robotten mere og mere kompliceret. Ikke kun af sikkerhedshensyn men også fordi, den får stadigt mere komplekse opgaver.

- Jeg bygger ikke på den mere. Jeg sætter den i gang og kan bygge til, men ikke en hel proces fra bunden. Det sørger Lars for. I stedet står jeg meget for driften og kollegakontakten i forbindelse med proceskortlægning, siger Anja Langemose Täkker. Kompleksiteten kræver en grundig gennemgang af sagsforløbet, og trods besværet er det ikke kun en ulempe.

- Det er et krav, at man kortlægger alle processer, og nogle gange er der ikke brug for robotten. Vi har fundet flere steder, hvor der var funktionaliteter i de eksisterende programmer, som kunne løse opgaven men ikke blev brugt, fordi de ikke var kendt af kollegerne, fortæller Lars Vinding.

1 Roberta svarer til 1-2 medarbejdere

En tolke- eller lægeregning tager typisk 5-7 minutter at betale for et menneske, og robotten har betalt 7.175 af slagsen inden for de sidste 7 måneder. Den har også udbetalt 4.716 godtgørelser efter Lov om aktiv beskæftigelsesindsats, siden den fik den opgave for 10 måneder siden. Herudover er den også med til at forberede sager til menneskelig håndtering, hvor den typisk skærer mindst 50% af sagsbehandlingstiden.

- Den sparer nok cirka en medarbejder nu, måske to. Det har frigivet ressourcer til meningsfyldt borgerarbejde, siger en tilfreds Lars Vinding. Og økonomichef i Børne-, Uddannelses- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Rune Wentzel Helms ser en lang fremtid for robotterne i kommunen.

- Vi er sikre på, at softwarerobotter har en plads i det kommunale landskab, både nu og i fremtiden, da dele af vores arbejde altid har haft et administrativt præg, som er oplagt at få løst vha. automatisering. Selvom fagsystemer i højere grad integreres og får indbygget automatiseringsfunktioner, vil der fortsat være arbejdsgange, der gå på tværs af systemer, og hvor det vil være for dyrt og tidskrævende at få implementeret en ændring i systemerne, mener han.

Selv om robotten er selvkørende, skal den jævnligt vedligeholdes

Er ikke intelligent

Roberta er laveste trin på udviklingsstigen og kan ikke foretage skøn. Der er ikke kunstig intelligens bag, så de relativt enkle RPA-robotter kan kun udføre de instrukser, de har fået på forhånd. Sådan vil det blive ved med at være en rum tid fremover, det er eksperter enige om.

Lige nu bliver omkring 10 af Jobcenter Koldings faste opgaver løst af Roberta. Desuden bliver den sat op til at køre enkeltstående opgaver, hvis de er så omfattende, at det kan betale sig at bruge nogle timer på at programmere en ny proces. Roberta koster 80.000 kroner om året i licens til softwarefirmaet, og indførelsen har kostet brug af eksterne konsulenter for et ikke nærmere specificeret beløb.

Læs mere om robotter i kommunerne i KMD’s rapport