Henne om hjørnet nede i kælderen bag en låst ståldør er robotternes arbejdsplads.

Medarbejderne i Energistyrelsen i Esbjerg har fået to nye kolleger. De har medarbejdernummer, telefonnummer og mailadresse, og de har deres egne skriveborde, men der slutter ligheden også med de øvrige medarbejdere. Robert og Roberta er nemlig robotter og bor inde i deres egne arbejds-pc’er.

Robert har været i sving siden juni måned sidste år, og Roberta står overfor at blive aktiveret. De to softwarerobotter har taget deres kolleger med storm, fordi de overtager en masse kedelige rutineopgaver, som de menneskelige medarbejdere gerne vil undvære, fortæller kontorchef Nete Tinning:

- Det har virket rigtig godt overfor medarbejderne. Robotterne slår op i databaser før sagsbehandlerne går i gang, og det er ikke det mest spændende arbejde at sidde og tage skærmprint, gemme på sagen til senere og så videre. Nu er der mere tid til det interessante arbejde, siger hun.

Robotterne betjener programmer og databaser på samme måde, som hvis et menneske sad ved tasterne. Bare mere stabilt og uden pauser.

Martin Lorange er den ene af de to robot-ansvarlige, og han er samtidig tillidsrepræsentant for de berørte kolleger. Han er enig med Nete Tinning.

- Der er en positiv tilgang til det. Medarbejderne er ikke bange for, at de tager deres job. Jeg har ikke mødt bekymring hos medlemmerne over det, siger han.

Kræver forhåndsviden

Martin Lorange var i forvejen interesseret i IT, og han har tidligere været rundt i styrelsens afdelinger og kender opbygningen og mange arbejdsgange. Det samme gælder for hans kollega på robotprojektet, og både Martin og kontorchefen mener, at det har været af stor betydning for projektets succes.

- Jeg gik ind projektet af egen interesse – jeg synes, det var spændende, og det synes jeg stadigvæk. Robotterne skal programmeres, altså sættes op til at hente de rigtige data, og de skal vedligeholdes, når for eksempel en database ændres, så brugeren skal gøre noget andet for at tilgå den. Det kan robotterne ikke selv finde ud af, så de sender en fejlmelding, og så må vi to ansvarlige ind og rette til, fortæller han.

Fra venstre er det Martin Lorange, Nete Tinning, Robert og Roberta.

Meget tyder på, at der bliver nok at lave for de ansvarlige fremover. I hvert fald kommer der flere og flere ønsker fra sagsbehandlerne om nye processer, som de gerne vil have Roberts eller Robertas hjælp til.

- Udrulningen er i høj grad medarbejderdrevet. De kan se, at de kan komme af med deres rutineprægede arbejdsopgaver. Ønskesedlen er lang om, hvilke opgaver den skal løse næste gang, siger Nete Tinning.

 

Fuldstændig som mennesker

Robotterne er af typen RPA (Robotic Process Automation) og er udviklet i softwaren UiPath. De arbejder på samme måde som et menneske ved at gå ind i de samme programmer og websteder. Her ”klikker” og udfylder de felter, nøjagtig som sagsbehandlerne gjorde før, og dermed gør de sager ”grydeklar” til menneskelig håndtering. Det er årsagen til, at de har fået deres eget medarbejdernummer – ellers ville de ikke kunne få adgang til databaserne.

For at kunne køre uovervåget skal robotter have regelmæssig vedligeholdelse. Det sørger Martin Lorange og en kollega for. 

Som eksempel kan nævnes en borger, som indsender en ansøgning om opsætning af et solcelleanlæg eller en husstandsvindmølle. Robotten leder efter sagen i arkiveringssystemet F2, og hvis sagen ikke findes, opretter robotten den. Derefter finder alle de nødvendige oplysninger og lægger dem ind i akten på sagen. Dermed er hele beslutningsgrundlaget til stede, når et menneske tager hul på opgaven, og samtidig ”sikrer de en ensartet sagsbehandling, fordi de altid har gemt de rigtige ting de rigtige steder”, som Nete Tinning udtrykker det.

Ikke hurtige, men billige

Tre softwarelicenser, et par PC’er plus diverse har kostet knap 100.000 kroner, og det har kostet omkring en halv million kroner i arbejdstid at få Robert og Roberta i gang. Fra opstarten i juni 2018 til der blev gjort projektstatus i februar 2019 havde de gennemført cirka 17.000 opslag og i alt sparet 983 sagsbehandler-timer eller i gennemsnit 12-13 minutter pr. sag.

- Robottens indsats svarer i perioden til ansættelse af 10 korttidsvikarer, og det ville have kostet 1,2 millioner kroner, altså det dobbelte. Men den er også en permanent løsning på problemet med lange sagsbehandlingstider på flere borgernære ordninger. I juni kom robotterne, og i august var bunken væk, siger en tilfreds Nete Tinning.

Det kan virke paradoksalt, at robotterne faktisk tit er langsommere om opgaverne end deres menneskelige forgængere, men til gengæld kører de på alle tider af døgnet, og tiden er stort set gratis. Effekten er, at sagsbehandlerne gør hver sag færdig 12-13 minutter tidligere og derfor kan gøre et indhug i sagsbunkerne. Denne type robotter er typisk inaktive om natten, fordi de systemer, som de tilgår, bliver opdateret i nattetimerne. 

Esbjergafdelingen er den eneste del af Energistyrelsen, som har softwarerobotter. - Vi er nye, og vi har pionerånd. Vi vil gerne løse opgaverne, siger Nete Tinning.

Robotten blev først indsat, hvor der var store sagsmængder, lang sagsbehandlingstid og mange opslag.  Som eksempel var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for tilsagn om nettoafregning af solceller på 16 uger, før robotterne kom til. I det meste af tiden lå sagen stille og ventede i køen, men nu er ventetiden på under to uger, fordi sagspuklen er væk.