Et gevaldigt rap over næsen var, hvad Aabenraa Kommune i januar fik af Folketingets ombudsmand.

Det skete i forbindelse med to sager om ansattes ytringsfrihed, hvor kommunen mente, at ansatte var gået over grænsen – og derfor blev indkaldt til samtaler.

Men ifølge ombudsmanden var håndteringen yderst kritisabel, og han mente ikke, at advarsler og irettesættelser skete med respekt for offentligt ansattes ytringsfrihed.

Fire typer af samtaler

Forløbet og sagerne har nu fået Aabenraa Kommune til at udarbejde en vejledning til sig selv i forhold til, hvordan samtaler skal håndteres, og hvordan de varedeklareres, så medarbejdere præcist ved, hvad de har i vente, når de indkaldes.

Overordnet set er der to typer samtaler – uformelle og formelle.

De uformelle kaldes også afklarende samtaler – og i vejledningen hedder det:

”Fokus i den afklarende samtale kan være opgaverne, samarbejdet, trivslen på arbejdspladsen og lignende. Samtalens uformelle karakter understøtter forhåbentlig, at din medarbejder taler frit om motivation, glæder og udfordringer. Ved en afklarende samtale er den løbende dialog i fokus. Der er derfor heller ikke noget formkrav.”

De formelle samtaler deles op i 3 typer – nemlig a) Sygefraværssamtale b) Tilrettevisende samtale og c) Tjenstlig samtale.

Klare krav til formelle samtaler

Fælles for dem er, at lederen skal sikre, at medarbejderen kender formålet med samtalen. Alle formelle samtaler skal derfor indledes med en forventningsafstemning mellem leder og medarbejder om, hvad formålet med samtalen er, og hvordan samtalen praktisk skal forløbe.

I vejledningen præciseres også de krav, som ligger hos hver af de formelle samtaler, fx lederens notatpligt og referat.

Læs vejledningen fra Aabenraa Kommune her (Åbnes i word):