elisa

Kontorelev Elisa Rothaus Nielsens nysgerrighed blev vakt, da Bygningsstyrelsen skulle overgå til aktivitetsbaseret indretning i forbindelse med flytning. I sin fagprøve  kommer hun med flere konstruktive forslag til forbedring. Foto: Mikkel Østergaard.    

Når mange ser på én ting sammen, kan der komme rigtig meget godt ud af det. Det er en af de erfaringer, 21-årige Elisa Rothaus Nielsen tager med fra sin tid som kontorelev i Bygningsstyrelsen.

I sin afsluttende opgave, fagprøven, tog hun emnet 'aktivitetsbaseret indretning' op; en arbejds- og indretningsform, som Bygningsstyrelsen overgik til i forbindelse med flytning fra Valby til Kalvebod Brygge 1. januar 2019. Elisa kom direkte fra HHX til sin elevplads året før og havde ingen erfaring med kontorindretning overhovedet.  

- Jeg vidste intet om aktivitetsbaseret indretning. Så jeg var nysgerrig efter, hvad det var, og gav mig til at søge på nettet, lytte til foredrag og til den projektgruppe, der var blevet nedsat inden flytningen, fortæller Elisa.

gobag 

Kort fortalt går aktivitetsbaseret indretning ud på at spare udgifter til fx husleje ved at have færre siddepladser end medarbejdere. Man regner med, at cirka en tredjedel løser opgaver ude af huset, er til møde, syge eller fraværende på anden vis. Ideen er også at styrke videndeling og at tage hensyn til de individuelle behov, der ikke kan tilgodeses i et storrumskontor.

Lokalerne er i stedet for faste pladser indrettet med skriveborde grupperet i såkaldte stillepladser, fokuspladser og aktivpladser, som medarbejderne kan vælge alt efter, hvad de skal arbejde med den pågældende dag. Hver medarbejder har en taske, en 'go bag', der rummer personlige arbejdsredskaber som pc og mus, som de om morgenen henter i et aflåst skab og bringer med sig rundt.

Alle medarbejdere har en go bag til pc, mus m.v. Foto: Mikkel Østergaard.

Hvis Bygningsstyrelsen fortsat skulle sidde på samme måde som i Valby, ville det kræve 3 etager. I dag sidder de 260 medarbejdere på 2 etager.

SVÆRT AT FINDE HINANDEN

Den første tid i de nye lokaler på Kalvebod Brygge beskriver Elisa sådan:

- Det var hvidt, tomt, meget moderne og anderledes. Det var en kæmpe omvæltning. Der var stor forvirring og masser af snak.

- Jeg hørte tit kolleger spørge, om nogen havde set den og den person. Efterfulgt af "nej, det har jeg ikke".

Ved at observere og lytte til kollegerne sporede Elisa sig efterhånden ind på, hvilket problem hun ville behandle i sin fagprøve: Den tid, der går tabt, når man som medarbejdere uden faste pladser dels skal bruge tid på at finde en siddeplads og dels på at lede efter de personer, man har brug for at samarbejde med. Ved at interviewe 10 medarbejdere med forskellige arbejdsfunktioner, kom hun frem til, at det hver gang drejede sig om 5 til 7 minutter for den enkelte.

- Jeg tænkte: Her er der et problem, så må der også være en løsning, siger Elisa.

Inspiration fra parkeringskælder

En af de løsninger, Elisa kom frem til, var at sætte skærme op, der viser med rødt eller grønt lys, om en plads er optaget eller ledig. Som hun skriver i opgaven: 'Inspirationen er kommet fra parkeringskælderen under Lyngby Storcenter', og at, 'dette vil blive registreret, når medarbejderne sætter deres bærbare i docking stationen'.

I interviewene bad Elisa også om bud på, hvad der derudover kunne gøre arbejdsdagen bedre i den nye indretning. Kombineret med hendes egne ideer kom hun frem til flere kreative løsningsforslag: Et er at oprette et loungeområde i stedet for en pladstype, der ikke blev brugt, et andet at dele arbejdspladsen op i zoner navngivet efter Bygningsstyrelsens projekter, så man ikke "bare" sidder på en plads, men fx i zone Augustenborg eller zone Mærsk Tårnet.

- Jeg er blevet meget klogere på emnet aktivitetsbaseret indretning, men jeg har også lært, at når man spørger andre om deres mening, får man rigtig meget igen, som man kan bruge. Det vil jeg helt sikkert tage med videre, siger Elisa.

Viden at bygge videre på

Videre skal Elisa allerede 2. september, hvor hun begynder på uddannelsen til finansbachelor på CPH Business.


- På de 2 år i Bygningsstyrelsen har jeg også lært en masse om ejendomsadministration. Det er rigtig vigtigt for min videre uddannelse.

Elisa Rothaus Nielsens fagprøve på Kontoruddannelsen i offentlig administration blev bedømt til karakteren 12.

Elisa er glad for den viden om ejendomsadministration, hun får med fra sin elevtid. Foto: Mikkel Østergaard.

Elisa foran 

Se hele Elisa Rothaus Nielsens fagprøve Lille pdf symbol

Om Elisas fagprøve siger direktør i Bygningsstyrelsen Rasmus Brandt Lassen:

- Jeg er glad for, at Elisa har valgt den aktivitetsbaserede indretning som emne for sin opgave. Hendes forslag til forbedringer flugter fint med de tiltag, som bliver iværksat i sensommeren 2019 på baggrund de erfaringer, en særlig projektgruppe har opsamlet gennem de første 100 dage med den nye indretning.

Se flere billeder fra Bygningsstyrelsen i galleriet under artiklen.

Bygningsstyrelsen flyttede 1. januar 2019 til et nyt OPP-byggeri bestående af 4 tårne på Carsten Niebuhrs Gade 43, som også rummer Energistyrelsen, Banedanmark, Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen og Vejdirektoratet.