Af Karin Mette Petersen, HK Nordjylland og Mette Green, journalist UCN

Tina Bülow og Ann Reichstein
Ann Reichstein (til venstre) og Tina Bülow (til højre)

Mængden af rutinemæssige tasteopgaver er faldet, siden robotten Speedy blev ”ansat” hos UCN act2learn.

UCN act2learn med base i Aalborg udbyder efter- og videreuddannelse inden for et bredt fagligt felt. Speedy er ikke en hvilken som helst ny medarbejder. Speedy er kælenavnet på den softwarerobot, som nu overfører data om kursister fra UCN’s hjemmeside til det administrative system. Det er også Speedy, der sørger for lokalebookinger til alle undervisningsforløb.

”Vi var de klogeste i forhold til rådgiverne”

Begejstringen for samarbejdet med Speedy er ikke til at tage fejl af, når man taler med de to medarbejdere, som har været med til at indføre projektet i UCN act2learn. Medarbejderne Ann Reichstein og Tina Bülow Pedersen har siddet med fra dag ét og talt med it-folk og rådgivere.

- Vi har været med til at definere de konkrete opgaver, som kan automatiseres. Vi har haft utrolig mange ideer og har selv været med til at udpege hvilke opgaver, som nu klares via robotten. I det forløb stod vi lige pludselig i en proces, hvor vi var de klogeste i forhold til alle rådgiverne, da vi kender arbejdsopgaver i dybden, siger Tina Bülow Pedersen.

Hun og kollegerne har ikke kun fået den gevinst, at de slipper for en række rutineprægede opgaver. De har også fået et helt andet overblik over deres arbejdsprocesser, så de kan optimere på områder, som ikke er påvirket af den nye teknologi.

- Vi er virkelig blevet positivt udfordret på vores arbejdsrutiner, konstaterer Tina Bülow Pedersen.

Reel gevinst at blive aflastet for tasteopgaver

Tidligere var det en manuel tasteopgave for en sekretær at danne sig overblikket over ledige undervisningslokaler og booke dem. Nu skal der blot indtastes datoer for undervisningsgangene, og så klarer robotten resten, ligesom det er slut med at indtaste lister med navne, adresser, cpr-numre mv i forbindelse med tilmeldingsprocessen.

Ann Reichstein har fra start været begejstret for idéen, og selvom iværksættelsen har taget længere tid end forventet, så mener hun, at det har været indsatsen værd.

- Det har givet en reel gevinst i forhold til at aflaste os for tasteopgaver. Lige pludselig har vi mere tid til opgaver med projektkoordinering, studievejledning og ledelsesunderstøttelse, når vi slipper for en stor bunden opgave, siger Ann Reichstein.

Processen har også givet en anden, meget væsentlig gevinst:

- Det har givet mig et enormt løft i min faglighed. En faglig stolthed. Og vi har mod på mere, lyder det fra hende.

Direktør: Glem dommedagsprofetier

Ditte Bjerregaard Leonhard er områdedirektør for administration og stab hos UCN act2learn. Hun var initiativtager til at indføre den nye administrative robotteknologi, også kaldet RPA (Robotic Process Automation).

- Vi begyndte på projektet i foråret 2017, fordi vi havde et ønske om selv at tage styring på brugen af teknologien. Vi har nok alle hørt dommedagsprofetierne om, at de administrative robotter kommer og tager arbejdet fra HK’erne. Det er slet ikke vores opfattelse, siger Ditte Bjerregaard Leonhard.

- Det er medarbejderne, som er eksperter på de processer, som robotten skal udføre. Derfor skal de være med til at udvikle projektet, og det er også med til at afmystificere hele snakken om robotter, lyder det fra direktøren.

Medarbejderne drømmer nu om, at teknologien kan overtage endnu flere arbejdsopgaver i fremtiden. Øverst på ønskesedlen står booking af forplejning til kursister.