I 2019 er der udviklet 20 robotter, som har udført arbejde svarende til 10.000 arbejdstimer.
Nogle af opgaverne ville en ansat skulle have brugt tid på. Andre af opgaverne ville ikke have været mulige, uden robotternes evne til at håndtere store mængder af data.
- Kollegerne er meget positive over for robotterne. Når først, vi har fået én robot, går der ikke lang tid, før der kommer ønske om én mere, fortæller Pernille Thomsen, 34 år, der er én af de medarbejdere, der har været med til at udvikle og implementere robotterne.
Pernille Thomsen, Erik Elkhøj og Niels Sønderskov er alle med i udviklingen af robotter i Ringkøbing-Skjern Kommune og synes, det er spændende.
Medarbejdere med fra start
Pernille er oprindelig uddannet advokatsekretær og sad med sekretariatsopgaver som udarbejdelse af politiske dagsordener, da hun i foråret 2017 blev opfordret til at søge en ledig stilling som IT- og digitaliseringskonsulent i Land, By og Kultur, der er Ringkøbing-Skjern Kommunes tekniske forvaltning.
Pernille har altid interesseret sig for og arbejdet meget med IT, og i sin nye stilling blev hun involveret i den automatisering af arbejdsgange via robotter, som Ringkøbing-Skjern Kommune så småt var gået i gang med.
Niels Sønderskov, der er afdelingsleder i IT, fortæller, at Ringkøbing-Skjern Kommune i efteråret 2017 koblede sig på et robotprojekt i KL, Kommunernes Landsforening. Kommunen allierede sig med et firma, som skulle være med til at udvikle de første robotter, og IT-nøglepersoner i hver afdeling blev bedt om at gå tilbage og undersøge, om der var arbejdsgange, der kunne automatiseres.
- I Land, By og Kultur gik Pernille rundt ved skrivebordene og spurgte, om der var arbejdsopgaver, som medarbejderne gerne ville slippe for, og det viste sig, at der var mange typer af opgaver, som ikke krævede en faglig vurdering, som kunne automatiseres og på den måde frigive tid til kerneopgaver. På en torsdag eftermiddag modtog hun alene 26 forslag, beretter han.
Anton von Autosvar
Én af de første robotter, der blev udviklet, var Anton von Autosvar, der videresender mails til relevante fagmedarbejderne og sender autosvar til afsenderen.
Siden maj 2019 har Anton von Autosvar videresendt 13.000 mails og sendt 21.000 autosvar til afsendere.
De mails, der bliver tilbage – og som handler om specifikke emner – journaliserer en anden robot kaldet Sune automatisk ind i sagen i fagsystemet eDoc. På 12 måneder er 3600 mails journaliseret ind på sagerne.
Resultaterne med de første robotter var så gode, at det blev besluttet at sætte ekstra speed på processen, og der blev i sommeren 2018 indkøbt software, så kommunen selv kunne udvikle robotter.
3 medarbejdere i IT-afdelingen med projektleder Erik Elkhøj i spidsen fik til opgave at arbejde med robotisering efter 3 kriterier: Der skulle være en gevinst på timer eller forbedret service i forhold til borgerne samt større medarbejdertilfredshed.
Et eksempel på en robot, som er blevet udviklet, er robotten Johs, der kan oprette sager ud fra en Excel-fil med adresser fra et andet fagsystem. Det kan for eksempel være relevant, hvis man ved, at man skal ud til en stribe adresser på tilsyn eller lave høringer til store områder, fortæller Erik.
En ny robot, Mette, har på ca. 3 uger håndteret 613 mødeindkaldelser.
- Robotterne bliver udviklet 100 procent efter medarbejdernes ønsker. Når der kommer et ønske fra medarbejderne, ser vi i IT på, hvad der er praktisk muligt, og der er så en kommunal styregruppe med kommunaldirektøren som formand, der prioriterer, hvilke projekter vi skal gå videre med, forklarer Erik.
- Robotten Inger blev udviklet på en eftermiddag, da 2000 sommerhusejere skulle høres i forbindelse med Lalandia-projektet i Søndervig.
- Jeg synes, vi er blevet gode til at udvikle robotter, som kan bruges i alle mulige sager inden for mange forskellige fagområder. Alt bliver bygget som små moduler, som kan genbruges, når der kommer et nyt ønske, forklarer han.
I Land, By og Kultur hænger små "magnet-robotter" på kaffemaskinen.
Dus med robotterne
I Land, By og Kultur er medarbejderne blevet så dus med robotterne, at der hænger små ”magnet-robotter” på kaffemaskinen.
- Det er de trivielle opgaver, robotterne overtager. Jo flere opgaver af den type, vi kan fjerne, jo gladere bliver folk for at gå på arbejde, fordi de kan bruge deres faglige kompetencer til noget andet, lyder det fra Pernille, der er glad for at være en del af processen.
- Automatiseringen kommer, uanset, om vi vil det eller ej. Jeg tænker, at det er en naturlig udvikling af HK’ernes arbejde. Og jeg tror ikke, der bliver færre HK’ere, fordi robotterne overtager traditionelle HK-job, der bliver bare andre og nye opgaver. Og det er da langt sjovere at være med til at forme sin egen virkelighed, end at få den tromlet hen over hovedet, mener hun.
Eleven i afdelingen skal i øvrigt bruge de sidste 8 måneder af sin kontoruddannelse på at arbejde med robotisering og automatisering af processer.
- Vi er nødt til at uddanne HK’erne til at være en del af fremtidens job, siger Pernille.
