Løs problemerne systematisk

Når først folk kommer i gang med systematisk at gennemgå deres processer, vælter ideerne typisk frem, fortæller undervisningskonsulent Peter Skovager. Foto: Jeppe Carlsen

Det er typisk Henrik at glemme kundenummeret på fakturaen - det gør han altid!” ”Nu bliver jeg igen nødt til at afbryde det, jeg egentlig var i gang med og selv logge ind for at finde det.”

I en hektisk hverdag ender det ofte med, at ”hovedpiner” bliver personificeret - eller hurtigt løst fra gang til gang. Problemet med det er bare, at de samme problemer så skal løses om og om igen. Til stor irritation og med unødigt mange fejl og dobbeltarbejde til følge.

Derfor bør du byde såkaldte problemknusningsværktøjer hjerteligt velkommen indenfor på arbejdspladsen. Hvis du selv lærer at løse akut opståede udfordringer og finde ind til roden af problemerne, vil det nemlig både sikre højere effektivitet og større tilfredsstillelse. Det forklarer Peter Skovager, der er undervisningskonsulent med speciale i forandringsledelse ved Campus Vejle.

- Konstante forandringer er i dag et grundvilkår for HK’ere; mangfoldigheden af opgaver spænder bredere og bredere, procedurer bliver konstant ændret og kravene til at kunne håndtere nye teknologier og medier øges hele tiden. Det stiller krav om at kunne tackle uforudsete situationer og løbende at afvikle opgaver og
tage hånd om uhensigtsmæssige processer og fejl, hvis ikke det skal ende i konflikter og sidste ende stress, siger han.

- Det er lige nøjagtig det, problemknusningsværktøjer kan hjælpe med, pointerer han og forklarer, at hensigten med dem er at finde ind til roden af et problem og herefter finde frem til gode løsninger, der reelt fjerner problemet frem for blot at symptombehandle, som ofte er det, vi ender med.

Tankegangen bag problemknusning stammer fra lean-bølgen, der har sine rødder i den japanske bilindustri i 1960’erne, og som i løbet af de seneste årtier også gjort sit indtog herhjemme i både private servicevirksomheder såvel som offentlige organisationer.

Selv om du måske tænker, at der er lige lovligt langt fra mere end 50 år gamle Toyota-fabrikker til din hverdag, så er der faktisk god grund til, at det netop er her, at stort set alt arbejde med forandringsprocesser i dag tager sit udgangspunkt; lean bygger nemlig på en konstruktiv, systematisk tilgang til problemløsning, som har fordele, der rækker langt ud over de japanske industrihaller.

Oprindeligt taler man inden for lean om spild i produktionen, men tankegangen bag spild kan ifølge Peter Skovager med fordel oversættes til administrative funktioner, hvor spild skal forstås som alle de ting, du bruger arbejdstid på, men som ikke skaber værdi hverken internt eller eksternt.
Peter Skovager nævner fiskebensmodellen som et godt eksempel på et konkret problemløsningsværktøj, der sætter den enkelte medarbejder i stand til at skabe overblik og anskue sammenhængen mellem et problem og mulige årsager.

Hvis vi vender tilbage til eksemplet med Henrik, så kan det for eksempel være, at årsagen til de manglende kundenumre ikke er uvilje eller dovenskab, men at fejlen i stedet skyldes udstyr, som er et af benene i modellen, og at han ikke har de nødvendige digitale adgange, og derfor skal igennem sin chef, der har for travlt til at svare ham.

- Når først man flytter fokus væk fra personen - og personen som problemet - og i stedet får øjnene op for de egentlige årsager til problemerne, bliver det nemmere at turde sige tingene højt. Samtidig kan man rent faktisk løse problemerne i stedet for blot at symptombehandle, siger Peter Skovager.