Effektiv på jobbet

Når først folk kommer i gang med systematisk at gennemgå deres processer, vælter ideerne typisk frem, fortæller undervisningskonsulent Peter Skovager. Foto: Jeppe Carlsen

Det er typisk Henrik at glemme kundenummeret på fakturaen - det gør han altid!” ”Nu bliver jeg igen nødt til at afbryde det, jeg egentlig var i gang med og selv logge ind for at finde det.”

I en hektisk hverdag ender det ofte med, at ”hovedpiner” bliver personificeret - eller hurtigt løst fra gang til gang. Problemet med det er bare, at de samme problemer så skal løses om og om igen. Til stor irritation og med unødigt mange fejl og dobbeltarbejde til følge.

Derfor bør du byde såkaldte problemknusningsværktøjer hjerteligt velkommen indenfor på arbejdspladsen. Hvis du selv lærer at løse akut opståede udfordringer og finde ind til roden af problemerne, vil det nemlig både sikre højere effektivitet og større tilfredsstillelse. Det forklarer Peter Skovager, der er undervisningskonsulent med speciale i forandringsledelse ved Campus Vejle.

- Konstante forandringer er i dag et grundvilkår for HK’ere; mangfoldigheden af opgaver spænder bredere og bredere, procedurer bliver konstant ændret og kravene til at kunne håndtere nye teknologier og medier øges hele tiden. Det stiller krav om at kunne tackle uforudsete situationer og løbende at afvikle opgaver og
tage hånd om uhensigtsmæssige processer og fejl, hvis ikke det skal ende i konflikter og sidste ende stress, siger han.

- Det er lige nøjagtig det, problemknusningsværktøjer kan hjælpe med, pointerer han og forklarer, at hensigten med dem er at finde ind til roden af et problem og herefter finde frem til gode løsninger, der reelt fjerner problemet frem for blot at symptombehandle, som ofte er det, vi ender med.

Tankegangen bag problemknusning stammer fra lean-bølgen, der har sine rødder i den japanske bilindustri i 1960’erne, og som i løbet af de seneste årtier også gjort sit indtog herhjemme i både private servicevirksomheder såvel som offentlige organisationer.

Selv om du måske tænker, at der er lige lovligt langt fra mere end 50 år gamle Toyota-fabrikker til din hverdag, så er der faktisk god grund til, at det netop er her, at stort set alt arbejde med forandringsprocesser i dag tager sit udgangspunkt; lean bygger nemlig på en konstruktiv, systematisk tilgang til problemløsning, som har fordele, der rækker langt ud over de japanske industrihaller.

Oprindeligt taler man inden for lean om spild i produktionen, men tankegangen bag spild kan ifølge Peter Skovager med fordel oversættes til administrative funktioner, hvor spild skal forstås som alle de ting, du bruger arbejdstid på, men som ikke skaber værdi hverken internt eller eksternt.
Peter Skovager nævner fiskebensmodellen som et godt eksempel på et konkret problemløsningsværktøj, der sætter den enkelte medarbejder i stand til at skabe overblik og anskue sammenhængen mellem et problem og mulige årsager.

Hvis vi vender tilbage til eksemplet med Henrik, så kan det for eksempel være, at årsagen til de manglende kundenumre ikke er uvilje eller dovenskab, men at fejlen i stedet skyldes udstyr, som er et af benene i modellen, og at han ikke har de nødvendige digitale adgange, og derfor skal igennem sin chef, der har for travlt til at svare ham.

- Når først man flytter fokus væk fra personen - og personen som problemet - og i stedet får øjnene op for de egentlige årsager til problemerne, bliver det nemmere at turde sige tingene højt. Samtidig kan man rent faktisk løse problemerne i stedet for blot at symptombehandle, siger Peter Skovager.

5 typiske fejl i arbejdsgangene

Sådan kan du bruge problemknusning på din arbejdsplads
Inspireret af lean-teorien har undervisningskonsulent Peter Skovager fundet frem til 5 spildtyper i administrative funktioner, som du bør stille spørgsmålstegn ved, hvis du vil gribe problemer på arbejdspladsen anderledes an.
 
  1. Ventetid og ubalance: Har I unødvendige processer på arbejdspladsen? Laver I dobbeltarbejde? Kontrollerer både du og din leder det samme? Sidder du ofte bare og venter på svar?
  2. Overservicering: Hvad er behovet og forventningerne til opgaven? Bruger du unødigt lang tid på at gøre interne dokumenter eller præsentationer pæne? Sender du alt for meget information af sted som svar på et simpelt spørgsmål?
  3. Unødig transport: Sender I ting unødigt rundt i organisationen? Bruger du lang tid på at finde de rigtige dokumenter?
  4. Afbrydelser: Har du mange forstyrrelser i din arbejdsdag, der ødelægger din rytme? Kommer kolleger ofte og beder om hjælp? Ringer telefonen løbende med forespørgsler fra kunder?
  5. Uudnyttet viden og kompetencer: Har I overblik over de kompetencer, der er i afdelingen? Bliver opgaverne fordelt efter vane og ansættelsesforhold? Siger du ikke noget, hvis en kollega er presset, og du har kompetencerne til at hjælpe, fordi det ikke er din opgave? Eller måske fordi du er bange for at blande dig?

Tema om fremtidens arbejdsliv

Skal du videre i arbejdslivet, så tjek HK Privats temaside om uddannelse og kompetenceudvikling.