Kunsten at arkivere 275.000 sager

Det kom egentlig til Dorthe Haugaard i en bisætning fra en KL-mand, der var ude at undervise i journalisering i anden sammenhæng.

- Han nævnte, at han i øvrigt lige havde hjulpet en kommune med at få ryddet op i sager i forhold til arkivering. Så fik jeg ideen til, at det nok også kunne være relevant her hos os, da vi nu skulle have nyt ESDH-system, fortæller Dorthe Haugaard, der er økonomisk konsulent i Økonomi og Løn i Nordfyns Kommune, hvor hun også har ansvaret for arkivering af det gamle ESDH-system KMD Sag.

Som sagt så gjort – ideen blev til projekt oprydning med det konkrete formål at gennemgå alle sager for, om de var udstyret med det rigtige KLE-nummer og facet således, at bevaringsværdige sager og dokumenter kunne blive afleveret til arkivet – akkurat svarende til at en bog på biblioteket også har sit særlige emne-nummer, så den står på den rigtige hylde i den rigtige kategori.

Med sin baggrund og tidligere erfaringer blev Dorthe Haugaard udpeget til at stå i spidsen for projektet.

ER DER FACET PÅ?

Et af de første skridt var at få et overblik over omfanget. KMD lavede et udtræk over alle åbne og lukkede sager i det gamle ESDH-system og leverede et regneark med ikke mindre end 275.000 linjer.

- Ja, uha, det var mange, så min første tanke var da også, hvordan vi kunne få det tal bragt bare lidt ned, fortæller Dorthe Haugaard:

- Vi sorterede linjerne i regnearket på facetten, og så fjernede vi de linjer med en facet, som gjorde sagen/dokumentet bevaringsværdigt.

For det, at sagsbehandleren havde valgt en facet, som viser, at sagen er bevaringsværdig, tolkede de som, at den pågældende sagsbehandler havde tænkt en grundig tanke om, at denne sag var bevaringspligtig og derfor skulle videre til Rigsarkivet. Og for at slå det fast med det samme: Sager om aktindsigter, særlige retningslinjer, afgørelser, ankesager, færdige regnskaber og lignende skal som udgangspunkt arkiveres og sendes til Rigsarkivet.

Manøvren med sorteringen bragte antallet af sager ned på 240.000. Herefter indgik Dorthe Haugaard et tæt samarbejde med ledelsen, som skulle støtte, at der blev afsat tid til opgaven – blandt andet også for kommunens cirka 25 digitale ambassadører, der er fordelt på afdelinger og institutioner.

IKKE NOK LÆRING

Hver ambassadør fik så et regneark med sager til gennemgang i hver afdeling. Ambassadøren kunne vælge selv at tage opgaven på sig eller dele den ud blandt sagsbehandlere og relevante medarbejdere.

I flere tilfælde valgte de digitale ambassadører at tage opgaven alene, men når Dorthe Haugaard ser i bakspejlet med strenge forvaltningspædagogiske briller, var det måske ikke den bedste løsning.

- Det ville nok have været bedre, hvis det var sagsbehandlerne selv, der havde lavet rettelserne og gennemgået sagerne. På den måde ville der have været mere læring i det for dem, der havde opgaven til daglig, siger hun.

Men altså – sagerne blev fordelt på hver afdeling, jobcentret fik en håndfuld på 90.000, og Dorthe Haugaard selv valgte at tage de 25.000, som hørte til på det økonomiske område. Og hun skynder sig at understrege, at selv om 25.000 sager lyder af meget, så var der kolleger, som havde mange flere.

- Nogle sad med flere sager end mig, og jeg vil sige, at børne- og familiesager tager væsentligt længere tid end for eksempel mine, for der skal man virkelig dykke ned i den enkelte sag.

30.000 SAGER RETTET TIL I

kke desto mindre tog det Dorthe Haugaard omkring 14 dage mere eller mindre kun fordybet i sager. En del var hurtigt klaret, for eksempel de sager hvor der i navngivningen stod “aktindsigt”. Andre sager, hvor for eksempel navnet ikke sagde så meget – måske bare hed “Musikskolen” – måtte hun åbne for at finde ud af, hvad de handlede om, og måske rette KLE-nummer og facet til.

Den samlede opgørelse viste, at KLE- nummer skulle rettes til i cirka 30.000 sager således, at det korrekte KLE-nummer og/eller facet i regnearket blev rettet. Herefter brugte KMD en robot, som ændrede rettelserne ind i selve sagen.

FOKUS PÅ OPLÆRING I KLE

Vigtigst af alt har projektet givet Dorthe Haugaard og Nordfyns Kommune et nyt fokus.

- Vi må erkende, at vi har haft for lidt fokus på, at nye medarbejdere skulle oplæres og uddannes i journalisering. For hvis man kommer ind uden en kommunal baggrund, så har man ikke den viden, påpeger Dorthe Haugaard.

Dertil kommer, at det nye “Borgerblikket”, som alle kommuner tilbyder som en service til borgere i løbet af 2020, så de kan se, hvad der ligger af sager og dokumenter på dem, kræver, at man kan fremsøge alle relevante dokumenter i ESDH – og det forudsætter korrekt journalisering.

Derfor har man iværksat en række kursustilbud i KLE-numre og journalisering til alle ansatte. Ligesledes har man udsendt fagspecifikke retningslinjer til ansatte på skoler, for eksempel til skolesekretærer og decentrale institutioner, så de kender til relevante KLE-numre på deres felt.

- Og nå ja, vi har tidligere købt en robot til at gennemgå “forbudte ord” i sags- og dokumentnavne, så navne og cpr-numre ikke optræder sammen med ord som f.eks. misbruger eller alkoholiker. Man kan roligt sige, at vi har fået større fokus på vores journalisering.