10 tips til gode online-møder
1. Vær bevidst om din rolle. Som facilitator af online møder er det din opgave at gøre det let for deltagerne at udrette det, de ønsker. Du skal hjælpe deltagerne ved at styre formen og skabe mulighed for, at I kan komme bedst igennem indholdet og nå jeres mål.
2. Forbered dig på mødet. Sørg for at have et klart formål med mødet. Det gør det nemmere at lave en kort dagsorden med få - men de rette - deltagere, hvilket giver mere effektive møder.
3. Brug tjeklister. Både før, under og efter mødet. Tjeklister hjælper dig med f.eks. at huske: Har du sendt bilag ud på forhånd? Har deltagerne brug for en pause undervejs? At følge op på mødet med en mail.
4. Planlæg på forhånd. Det er vigtigt både at planlægge indhold og proces før mødet. Så du foruden en dagsorden for, hvad vi skal tale om, også tager stilling til og planlægger, hvordan I skal tale om det. Skal der tages beslutninger under punkt 4? Handler punkt 3 om at få nye ideer?
5. Brug tid på at byde deltagerne velkommen. Lad velkomsten være punkt nul på dagsordenen, inden I går videre til punkt 1. Sæt rammen for mødet ved at gennemgå dagsordenen, hvordan I skal komme igennem den og hvilke forventninger, der er til deltagerne og brugen af tekniske hjælpemidler. Brug 1-5 min. på det.
6. Tre tips til at involvere deltagerne: 1. Stil spørgsmål, der inviterer deltagerne til at byde ind og reflektere over, hvordan I bedst kommer videre. Såsom: Hvordan kan vi arbejde videre med de ideer, der er kommet frem i dag? 2. Brug chats eller surveys undervejs. 3. Giv plads til samtaler f.eks. i mindre online grupperum.
7. Giv plads til stilhed. Sørg for at give plads til, at deltagerne svarer på dine spørgsmål. Måske skal du være stille længere, end du finder naturligt. Vær ikke bange for stilheden. Den giver deltagerne tænkepauser.
8. Brug timeouts. Kører samtalen kører af sporet, kan du spørge: Taler vi stadig om det rette? Har vi brug for fem minutter om det her og så vende tilbage til dagsordenen? Som mødefacilitator skal du hjælpe deltagerne tilbage på sporet, hvis snakken ryger ud ad en tangent.
9. Hjælp med teknikken. Under online møder kan opkobling, mikrofon eller kamera drille. Tilbyd din tekniske hjælp inden mødet eller bed om et break på få minutter til at hjælpe en mødedeltager. Mind alle om, at online møder er ”nyt for alle, så vi øver os sammen”.
10. Sørg for en god afslutning, så alle deltagere kommer godt fra mødet. Sæt 5-15 min. af til at afslutte. Spørg, hvordan du har klaret opgaven, bed om feedback på metoder eller opsummér på punkter. Slut af med det, der skal ske efter mødet: Hvem gør hvad?
Tips til teknikken
-Sørg for, at alle slukker mobilen.
-Indled med åbne mikrofoner og evt. video, så alle kan hilse på hinanden.
-Bed deltagerne slå deres lyd og evt. video fra, eller du kan ’mute’ alle.
-Opfordr deltagerne til at markere med et ’x’ i mødechatten, når de ønsker ordet.
Faglig konsulent i HK Privat Pernille Beck Moe og Margrete Bak fra konsulentvirksomheden Karlbak gør dig endnu dygtigere til at facilitere online møder på det gratis onlinekursus “Kom godt i gang med at facilitere online møder”. Kurset tager halvanden time.
Sådan finder du kurset “Kom godt i gang med at facilitere online møder”
1. Klik på linket her: https://hkprivat-onlinelaering2020.thinkific.com/
2. Opret en bruger, enten ved at logge ind med Facebook eller LinkedIn, eller opret en brugerkonto med din e-mail og et password.
3. Tryk på “Se flere kurser”
4. Klik på kurset “Kom godt I gang med at facilitere online møder”
5. Tryk på knappen ”Tilmeld dig gratis”
6. Så kommer du ind på kurset og kan gå i gang.