Møde folk ideer

Her finder du de 14 tips, delt op i 4 afsnit for overblikkets skyld:

Før mødet (for mødeleder/indkalder)

1) Kan det klares med en mail, så drop mødet

2) Hav et tydeligt (for)mål med mødet (fx beslutning af…, information om…, diskussion af…, brainstorm om…)

3) Lav en god indkaldelse hvor tid, sted, målet med mødet, dagsorden, deltagere, emner, mødelængde og mødeleder fremgår. Skriv også gerne, om det er stående/gående/siddende møde og om der er forplejning.

4) Mødeleder: kend dit rum. Hav styr på skærm, computer, lyd og hvor kaffen og toiletter er. Kom i god tid og gør klar. Gør lokalet indbydende, fx ved at sætte lidt vand/frugt frem, lægge blokke til notater og at sætte lidt stille musik på anlægget. (gælder også onlinemøder – kend teknikken, og gør ”rummet” hyggeligt med fx musik og en ”velkommen”-skærm)

Ankomst / opstart af mødet (for mødeleder)     
5) Sig hej til deltagerne, når de ankommer (Og fortæl dem om kaffe/vand og toiletter ved fysisk møde).  Gælder også som deltager - sig hej.

6) Start til tiden. Hvis (nøgle)personer mangler eller ikke er ordentligt forberedt, så overvej om mødet i stedet skal udskydes, så der ikke bliver spildt unødig tid for mødedeltagerne.

7) Byd velkommen og gentag formålet med mødet, så alle er enige. Sæt ”spilleregler” for mødet – fx arbejdsform, diskussionsform, mødeleders rolle/beføjelser til at styre mødet og hvor lang tid der er afsat til hvert emne.

8) Aktivér deltagerne fra start. Fx ved at spørge dem ”hvad bidrager du med af kompetencer” / ”hvad er din rolle i projektet/firmaet”. Præsentér deltagerne for hinanden, hvis der er ukendte med. Bed evt. deltagerne ”summe” for sig selv eller med sidemanden om emnet for - og forventningerne til - mødet inden I går i gang. 
Under mødet (for mødeleder og deltagere)     
9) Mødeleder: dit job er at guide snakken, mere end at deltage aktivt. Du skal styre hvordan deltagerne snakker om emnerne og guide snakken via spørgsmål. Husk de åbne spørgsmål som ”hvad fik du ud af det” – ”hvordan kan det bruges” i stedet for ”Fik du noget ud af det” – ”kan det bruges”.

10) Fokusér på løsninger, ikke på problemer. Stil spørgsmål som ”hvornår virker det” – ”hvad er ideelt” – ”hvad skal der til, for at opnå det”, så mødet leder mod løsningen af udfordringen og ikke kun beskrivelsen af den.

11) Skab bevægelse i mødet. Brug mindst tid på at afdække årsagen til mødet (problemet/opgaven), brug lidt længere på at tale om det ønskede mål. Brug mest tid på at tale om ressourcerne, der skal til for at nå målet.

12) Husk pauserne. Læg gerne faste pauser ind eller spørg deltagerne ind i mellem, om de har brug for en pause/ny energi. 
Afslutning af mødet  (for mødeleder)   
13) Hold tiden. Både for hvert emne og mødet som helhed. Hvis en diskussion trækker ud, eller bevæger sig væk fra mødets emne, så prøv med en timeout: sig fx ”Lad os gøre status – hvor langt er vi” eller ”Jeg fornemmer, vi er på et sidespor. Er der behov for at vi snakker mere om dette” (hvis ja: lav nyt møde om det emne, og fortsæt med at snakke om emnet for dette møde). Henvis til ”spillereglerne” som du fremlagde i starten af mødet.

14) Afslut kort og præcist. Lav en kort opsummering af, hvad der blev bestemt/aftalt eller hvad der skal arbejdes videre med/holdes nyt møde om. Sæt personer på, hvis der er aftalt opgaver, som skal løses - evt. med deadline. (Lav ikke en komplet gennemgang af, hvad der blev sagt på mødet. Folk var der jo selv). 

 

Bonus-tip nr. 1: Kend deltagerne - Kend dine mødedeltageres funktion og ekspertiser for at bruge det effektivt i mødesituationen (og op til mødet). Deltagernes personlighedstype og evt. holdninger kan bruges til at imødekomme evt. kritik eller udnytte kreative tilgange til løsninger bedre.

Bonus-tip nr. 2: Nye ord - Hvis du synes dagsordener er lidt støvede, kan du prøve med nye ord for samme indhold, fx ”hvor brænder det” i stedet for ”orientering”. I stedet for ”strategi” kan du skrive ”Forbedring i fremtiden”. ”Nye opgaver” kan blive ”Næste skridt” og ”evt.” kan kaldes ”bonusrunden”.

Bonus-tip nr. 3: Planlægning -Lav et skema til dig selv over mødets forløb, hvis du vil planlægge i detaljer. Så glemmer du ikke noget, og kan notere ned undervejs. Du kan også notere hvis der skal bruges noget til at afholde mødet. Fx flipover, blok og pen, spillekort eller noget helt andet.

 

>> Hent de 14 tips som plakat her (pdf)
>> Eller en mere farverig version her (pdf)

14 tips til mere produktive møder HK Midt

Farverig version:

14 tips til produktive møder HK midt

 

Kilde: Opsummeret ud fra oplæg om gode møder af Pernille Beck Moe, konsulent i HK Privat, og bearbejdet af HK Midt.