- Vi har en tendens til at klare alt med et møde, men samarbejde er meget andet end det, når vi taler om digitalt samarbejde, siger Pernille Bjørn. Foto: Jeppe Carlsen
Pernille Bjørns 7 gode råd
1. Opdater. Opdater. Opdater. For at undgå frustration og dårligere resultater, er det vigtigt at opdatere hinanden løbende, både i forhold til de opgaver, man sidder med, og personlige omstændigheder - så ting ikke bare bliver formodet, og man bevæger sig i forskellig retning, eller der opstår gnidninger, fordi din kollega fejlagtigt tror, at du ikke svarer, fordi du ligger på sofaen, men i virkeligheden er det, fordi du har for meget på dit bord.
2. Begræns brugen af e-mails. Ofte har du brug for hurtigt svar, og her er e-mailen et dårligt værktøj, da du ikke ved, om personen i den anden har set mailen eller bevidst ikke har svaret. I stedet kan I med fordel bruge nyere chat-teknologier som eksempelvis Slack, hvor du kan følge med i, om personen i den anden ende har læst beskeden eller ej. Det samme gælder, hvis I bruger e-mails til dokumentdeling. Her kan I med fordel bruge for eksempel Google Docs, så I slipper for at lede rundt i e-mails efter den rigtige version.
3. Alle eller ingen. Vær varsom med at lave møder, hvor I er nogen, der sidder sammen fysisk, og andre er med digitalt, da det skaber en ubalance mellem, hvordan folk er til stede, hvem der siger noget, og hvem der interagerer. Det er derfor bedre, at alle går digitalt, selv om det kun er en, der ikke er fysisk til stede.
4. Vær til stede. Det er nemt at blive forstyrret af andre ting, når vi sidder foran en computer. Når du er i et digitalt møde, er det derfor vigtigt, at du lukker alt andet ned frem for at svare på e-mails samtidig. Hvis du ikke kan fokusere, så overvej i stedet, om det er relevant nok for dig at være med - ellers spilder du bare alles tid.
5. Hold møderne korte. Når vi mødes fysisk, kommer vi tit til lige at tale om andre ting. I en digital sammenhæng fungerer den slags dog ikke rigtig og vil blive opfattet som langt mere forstyrrende. Derfor er det vigtigt, at man holder digitale møder på sporet, og så eventuelt ringer hinanden op bagefter i stedet.
6. Planlæg. Hvis man både har dage på arbejdspladsen og hjemmekontoret, er det oplagt at strukturere dagene sådan, at hjemmearbejdsdagene bliver brugt på at løse opgaver, der kræver fordybelse, og som kan være svære at samle sig om, når man har mange afbrydelser, frem for interaktion med kolleger.
7. Husk sikkerheden. Ligesom i andre sammenhænge er det vigtigt at forholde sig til, hvilke typer oplysninger, man deler hvor. Arbejder du med personfølsomme oplysninger, skal du selvfølgelig ikke dele dem i Messenger eller lægge dem ud i et dokument i Dropbox.
Helt generelt er den største forskel på fysisk og digitalt samarbejde, at digitale løsninger ikke i sig selv skaber synlighed omkring vores arbejde. Derfor er den største udfordring, når vi taler samarbejde på distance også, at man nemmere mister følingen med virksomheden og hinanden.